Lo que necesita saber sobre las adquisiciones de TI de alto riesgo
Resumen
De acuerdo con § 2.2-4303.01 del Código de Virginia, la Oficina del Fiscal General (OAG) y la Agencia de Tecnologías de la Información de Virginia (VITA) deben, para todos los organismos públicos estatales, revisar todas las solicitudes y contratos que cumplan con la definición de "alto riesgo" y sean para bienes y servicios relacionados con la tecnología de la información.
Código de Virginia § 2.2-4303.01 define un contrato de alto riesgo como cualquier contrato público con un organismo público estatal para la adquisición de bienes, servicios, seguros o construcción que se anticipa que:
- Costo superior a $10 millones durante el plazo inicial del contrato o
- Costo superior a $5 millones durante el plazo inicial del contrato y cumple con al menos uno de los siguientes criterios:
- los bienes, servicios, seguros o obras objeto del contrato están siendo adquiridos por dos o más organismos públicos estatales;
- el plazo previsto del contrato inicial, excluidas las renovaciones, es superior a cinco años; o
- El organismo público estatal que adquiere los bienes, servicios, seguros o obras no ha adquirido bienes, servicios, seguros o obras similares en los últimos cinco años.
¿Qué debo enviar para una revisión de alto riesgo?
Póngase en contacto con el grupo de compras (gestión de la cadena de suministro) de VITA: scminfo@vita.virginia.gov, para obtener la versión más reciente de las plantillas de solicitud y contrato de VITA, y para obtener ayuda para determinar qué plantilla es la correcta para su adquisición. Si su adquisición está basada en la nube, en su totalidad o en parte, asegúrese de mencionarlo para recibir la plantilla correcta. VITA actualiza nuestras plantillas al menos trimestralmente y en respuesta a los cambios en la ley y política de adquisiciones de Virginia. Por lo tanto, es importante que las agencias soliciten la última versión de nuestras plantillas al redactar una nueva solicitud o contrato de IT. Si lo hace, garantizará que las solicitudes y contratos de IT de su agencia tengan los términos y condiciones más actualizados y, en última instancia, creará un acuerdo más sólido que esté más alineado con las políticas, estándares y pautas de adquisiciones de VITA, así como con las leyes y políticas del estado de Virginia.
Ponerse en contacto con el departamento de compras de VITA también le dará a su agencia la oportunidad de hacer preguntas sobre el uso de las plantillas. VITA tiene más de una plantilla y ayudará a su agencia a determinar cuál es la correcta para usar en cualquier solicitud o contrato. Alentamos a su agencia a buscar los servicios de consultoría de nuestro equipo para obtener asistencia y capacitación sobre el uso de las plantillas VITA.
Si su agencia utiliza las plantillas de solicitudes y contratos de VITA, VITA recomienda que no incorpore el lenguaje de la División de Compras y Suministros (DPS) en las plantillas de VITA. Las plantillas de solicitud y contrato de VITAestán creadas específicamente para las adquisiciones de IT y la incorporación del lenguaje DPS podría crear confusión para sus proveedores/vendedores. Por ejemplo, una referencia al manual del proveedor en la solicitud de IT podría crear un problema, ya que este manual establece las reglas y reglamentos de compras para las adquisiciones generales de bienes y servicios desde la perspectiva de un proveedor y no es aplicable a las adquisiciones IT .
Para comenzar el proceso de revisión de IT alto riesgo, después de que se haya aprobado la solicitud de gobernanza de adquisiciones (PGR), haga que el recurso de IT (AITR) de su agencia presente la solicitud de revisión de una solicitud o contrato de IT de alto riesgo a través de la herramienta de administración de cartera de tecnología de la Commonwealth, Planview Enterprise 1. Solicite a su AITR que presente todos los documentos que componen el paquete de solicitud o contrato IT . VITAdivisión de gestión de proyectos (PMD) recibirá la solicitud y enviará la solicitud de IT de alto riesgo o el paquete de documentos contractuales a VITA gestión de la cadena de suministro (SCM); seguridad y arquitectura empresarial; IT la gestión de inversiones; y al servicio de supervisión de la nube empresarial (ECOS), si corresponde.
El oficial de adquisiciones de su agencia enviará su solicitud de TI de alto riesgo o solicitud de revisión de contrato a la Procuraduría General. El siguiente formulario debe completarse y enviarse, junto con la solicitud de TI de alto riesgo o el paquete de contrato, al abogado de su agencia en la OAG: https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf
El oficial de adquisiciones debe completar la matriz llamada "Requisitos mínimos para adquisiciones importantes de IT, adquisiciones de alto riesgo y adquisiciones delegadas" y proporcionarla a su agencia AITR para que la presente, junto con el paquete de documentos contractuales o de solicitud de IT de alto riesgo, en Planview Enterprise 1. La matriz ayuda a su agencia a garantizar que sus solicitudes y contratos de alto riesgo cumplan con los requisitos de alto riesgo y ayuda a VITA en su revisión. Una copia de la matriz está disponible en el sitio web de VITA y se puede acceder a ella visitando el Formularios de adquisición página.
Sí. Póngase en contacto con el recurso de IT (AITR) de su agencia para asegurarse de que la solicitud de gobernanza de adquisiciones (PGR) haya sido presentada y aprobada por el director de información (CIO) del Commonwealth of Virginia antes de enviar su solicitud o contrato de alto riesgo para VITA revisión.
Si algún componente de su solicitud de TI de alto riesgo es para servicios en la nube, deberá obtener un formulario de evaluación del servicio de supervisión de la nube empresarial (ECOS), al que puede acceder en el portal de servicios VITA: https://vccc.vita.virginia.gov/vita.
Busque "Evaluación de servicios en la nube" y, a continuación, desplácese hasta la parte inferior de la página hasta "Adjunto para 1-1003 - Apéndice A" y descargue el formulario. La evaluación de ECOS debe incluirse como un archivo adjunto a su solicitud de IT de alto riesgo y debe ser completada por los oferentes según las instrucciones de su solicitud de propuesta (RFP).
Contacta scminfo@vita.virginia.gov para acceder a los términos y condiciones de Cloud apropiados.
¿Qué ayuda hay disponible?
La asistencia está disponible para las agencias en solicitudes y contratos de alto riesgo. VITA procurement (gestión de la cadena de suministro) ofrece formación sobre el desarrollo de solicitudes y contratos de IT, condiciones contractuales de IT, riesgos asociados, declaraciones de trabajo, medidas de rendimiento y acuerdos de nivel de servicio, hitos del proyecto y tablas de entregables, negociaciones y gestión de contratos. Si está interesado en estos temas, envíe un correo electrónico a VITA procurement a scminfo@vita.virginia.gov.
VITA procurement recomienda que se asegure de que se incluyan medidas de rendimiento sólidas en su solicitud y contrato de IT. Las medidas de rendimiento son métricas cuantificables de los niveles de servicio esperados y son la columna vertebral de un contrato exitoso. Las medidas de rendimiento deben adaptarse para proporcionar datos precisos y fiables sobre el rendimiento del proveedor en relación con las prestaciones de servicio acordadas. Las métricas elegidas deben poder identificar correctamente qué tan bien y en qué medida el proveedor cumple regularmente con los niveles de servicio esperados descritos en su contrato. Visita Capítulo 30.3.1 Medidas de desempeño de nuestro Manual de adquisiciones de IT para obtener orientación y ejemplos adicionales.
Cada medida de desempeño debe estar vinculada a una disposición de aplicación correspondiente. Las disposiciones de cumplimiento estrictas incentivarán al proveedor a cumplir constantemente con las medidas de desempeño establecidas en el contrato. Visita Capítulo 30.3.2 Disposiciones de aplicación y recursos del Manual de Adquisiciones de TI de VITA y la herramientaPerformance Metrics Tool para obtener orientación y ejemplos adicionales. Además, vea el video de capacitación sobre medidas de rendimiento.
Los recursos contractuales son un medio para responsabilizar al proveedor de manera tangible por no cumplir con las medidas de desempeño requeridas. Incentivan al proveedor a cumplir o superar constantemente las medidas de rendimiento requeridas por contrato. Los recursos pueden ser en forma de sanciones monetarias o ejercer opciones contractuales como la rescisión o la búsqueda de servicios descuidados de otro proveedor. Visita Capítulo 30.3.2 Disposiciones de aplicación y recursos de nuestro Manual de Adquisiciones de IT y la Herramienta de Métricas de Desempeño para obtener orientación y ejemplos adicionales.
VITA recomienda que las agencias incluyan una tabla de hitos y entregables del proyecto en sus solicitudes y contratos. Descargue la plantilla de hitos y entregables del proyecto y siga las instrucciones que se encuentran en el documento de Word.
Proceso de revisión y plazo
Tanto la Oficina del Fiscal General (OAG) como VITA tienen, de acuerdo con el estatuto, treinta (30) días hábiles para revisar una solicitud o contrato de alto riesgo. Para maximizar el período de revisión, su agencia debe enviar la solicitud o contrato de alto riesgo tanto a VITA como a la OAG al mismo tiempo. Ver Capítulo 30 - Licitaciones y contratos de TI de alto riesgo del Manual de adquisiciones de TI de VITA para obtener más información sobre cómo el proceso de revisión de TI de alto riesgo se cruza con otros procesos de revisión de VITA requeridos y para obtener más información sobre las adquisiciones de alto riesgo.
Sí, se reiniciará el plazo de revisión de treinta (30) días hábiles. Sin embargo, VITA tiene como objetivo revisar y devolver una solicitud o contrato de alto riesgo presentado a la agencia remitente dentro del límite de treinta (30) días hábiles.
VITA revisará y susolicitud de TI de alto riesgo debe contener:
- Métricas de desempeño distintas y medibles y disposiciones de cumplimiento claras, incluidos recursos o incentivos que se utilizarán en caso de que no se cumplan las métricas de desempeño del contrato u otras disposiciones. Estos deben incorporarse en el contrato que se adjunta a la solicitud de propuesta (RFP) y deben incorporarse en el contrato antes de la adjudicación. Las métricas de desempeño y las disposiciones de cumplimiento proporcionan una línea de base de nivel de servicio desde la cual negociar con los proveedores en beneficio de su agencia. Para obtener instrucciones sobre las métricas de rendimiento, consulte Herramienta de métricas de rendimiento y el vídeo de entrenamiento de medidas de rendimiento. Si necesita ayuda adicional, envíe un correo electrónico a VITA procurement al scminfo@vita.virginia.gov.
- Términos y condiciones apropiados que cumplan con la ley y la política estatal aplicable. Recomendamos utilizar las plantillas de VITApara asegurarse de que se incluyen los IT adecuados y otros términos y condiciones.
- Los términos no deben ser duplicados o contradictorios dentro del cuerpo de la solicitud.
VITA lo revisará, y sucontrato de TI de alto riesgo debe contener:
- Términos contractuales apropiados, incluidos los términos que cumplen con la ley y la política aplicables de Virginia. Recomendamos utilizar las plantillas de VITApara asegurarse de que se incluyen los IT adecuados y otros términos y condiciones.
- Métricas de rendimiento distintas y medibles y disposiciones de aplicación claras, incluidos recursos o incentivos que se utilizarán en caso de que no se cumplan las métricas de rendimiento del contrato u otras disposiciones.
- Los términos no deben ser duplicados o contradictorios dentro del cuerpo del contrato.
NOTA: En el caso de los contratos, es importante que su agencia envíe VITA y el OAG la versión más actualizada y con líneas rojas del contrato de alto riesgo para que VITA y el OAG determinen la idoneidad y legalidad de las líneas rojas del proveedor y de la agencia a los documentos originales.
Revisión posterior
Una vez que el recurso de TI de su agencia (AITR) envíe una solicitud de solicitud de IT de alto riesgo o revisión de contratos, VITA adquisiciones (gestión de la cadena de suministro) revisará sus documentos de solicitud o contrato de IT de alto riesgo y los apéndices o anexos asociados dentro del plazo asignado de treinta (30) días hábiles. Evaluaremos si su solicitud o contrato cumple con los requisitos del estatuto de alto riesgo (consulte § 2.2-4303.01 del Código de Virginia) y haremos comentarios, líneas rojas y sugerencias que indiquen cómo su agencia puede hacer que los documentos cumplan con los requisitos del código, si se necesitan cambios. Un miembro del equipo de adquisiciones de VITA se comunicará con usted y programará una cita para revisar los comentarios, las líneas rojas y las sugerencias y abordar cualquier pregunta que pueda tener.
Después de esta discusión, se le devolverá su solicitud o contrato para su revisión. En caso de que su solicitud o contrato no cumpla con el estatuto de alto riesgo, se le pedirá que realice las revisiones necesarias para que la solicitud o el contrato cumplan con los requisitos. Luego, volverá a enviar su solicitud o contrato revisado para una revisión de seguimiento con VITA para garantizar que se hayan cumplido los requisitos del Código de Virginia para solicitudes y contratos de alto riesgo.
Después de que VITA adquisición determine que se han abordado las revisiones necesarias, todos los demás procesos de revisión se hayan completado y usted haya proporcionado VITA la carta de aprobación final de alto riesgo de su OAG, enviaremos una carta formal al director de información (CIO) del Commonwealth of Virginia indicando nuestra recomendación de aprobar la solicitud de liberación de IT de alto riesgo o el contrato de adjudicación. Este proceso de aprobación se lleva a cabo en conjunto con la división de gestión de proyectos (PMD) de VITA. Su agencia recibirá la aprobación formal del CIO de la Commonwealth, en forma de carta, del contacto de PMD de su agencia. Su agencia no puede emitir una solicitud ni adjudicar un contrato antes de recibir la aprobación del CIO de la Commonwealth.
¿Qué pasa si tengo preguntas adicionales?
Si tienes alguna otra duda, te recomendamos que revises Capítulo 30 - Licitaciones y contratos de TI de alto riesgo del Manual de Adquisiciones de TI de VITA y otros recursos en este sitio web. Además, consulte Políticas de adquisiciones y Formularios y herramientas en el sitio web de VITA en Políticas y procedimientos de contratación.
Las preguntas y consultas deben enviarse por correo electrónico a VITA procurement al scminfo@vita.virginia.gov. Su correo electrónico se enviará a un miembro del equipo de gestión de riesgos contractuales (CRM) de VITA para que le responda. Además, puede ubicar a los miembros del equipo de CRM en el Contacto con SCM página del sitio web de VITA.
SCM puede proporcionar servicios de asesoramiento y consultoría
Estamos aquí para ayudarlo con las solicitudes y contratos de TI de alto riesgo de su agencia. El departamento de adquisiciones de VITA puede proporcionar servicios de asesoramiento y consultoría a las agencias para ayudarlas a preparar solicitudes y contratos con las métricas de rendimiento adecuadas y las disposiciones de aplicación, así como otros términos y condiciones de TI.
Las agencias deben notificar a VITA sobre una próxima adquisición de alto riesgo comunicándose con scminfo@vita.virginia.gov. La información sobre la revisión de la Oficina del Fiscal General de las solicitudes y contratos de alto riesgo se puede encontrar en https://www.oag.state.va.us
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