Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

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¿Cuáles son los principales objetivos/metas del proyecto?

Determine los objetivos de alto nivel de la adquisición, incluidas todas las expectativas técnicas, funcionales, de rendimiento, de rendimiento o de nivel de servicio, el cronograma, los objetivos de audiencia de usuarios y clientes. Incluir requisitos de servicios, hardware, software y licencias. Considere proyectos modulares o por fases para adaptarse a su cronograma/presupuesto. Discuta los objetivos a largo plazo o la esperanza de vida del sistema/proyecto.

2

¿Cuáles son los objetivos/metas secundarios del proyecto?

Determine los objetivos de nivel medio e inferior para las expectativas técnicas, funcionales, de rendimiento, de rendimiento o de nivel de servicio, el cronograma, los elementos de audiencia de usuarios y clientes de la adquisición. Incluir requisitos de servicios, hardware, software y licencias.

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¿Qué DOE menos necesita el proyecto?

Sea honesto al evaluar todos los elementos innecesarios en esta adquisición, posiblemente eliminando los resultados de las preguntas 1 y 2 y trasladándolos a la pregunta 12.

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¿Cuál es el entorno actual?

Preparar descripciones textuales y gráficas del entorno técnico y de usuario actual, incluyendo personal, otros programas, agencias/entidades y servicios afectados.

5

¿Qué dependencias existen o pueden evolucionar?

Proporcionar detalles de otras redes, servidores, aplicaciones y/o sistemas, interfaces y sistemas heredados internos y externos que se verán afectados por esta contratación, incluidas otras agencias/entidades/usuarios y la Asociación VITA.

6

¿Es esta adquisición coherente con las estrategias específicas de la agencia y del Commonwealth?

¿planificación?

Identifique cualquier conflicto directo o potencial que esta adquisición pueda crear con las estrategias empresariales a corto o largo plazo u otros objetivos de su propia agencia o del Commonwealth. Póngase en contacto con su AITR actual para obtener ayuda con esta pregunta.

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¿Qué se puede hacer internamente?

Vuelva a revisar las preguntas 1 y 2 y haga coincidir al personal o las funciones actuales con los objetivos detallados.

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¿Qué DOE necesita la agencia adquirir de fuentes externas?

Las respuestas deben incluir todo el hardware, software (COTS y/o de nuevo desarrollo), servicios de soporte, implementación, diseño, desarrollo de interfaces, formación, mantenimiento, etc. Asegúrese de realizar una búsqueda de contratos estatales existentes que puedan satisfacer algunas o todas estas necesidades: (https://vita.cobblestonesystems.com/public/).

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¿Cuál es el presupuesto?

Defina las fuentes y el calendario del presupuesto definido y proyectado del proyecto. Incluya las fuentes presupuestarias para el apoyo y el mantenimiento fuera del año y cualquier actividad de adquisición por fases, y/o fondos federales.

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¿Cuál es la estimación interna?

Se recomienda desarrollar una estructura de desglose del trabajo para usarla como base de su estimación, ya que esto podría combinarse con los requisitos y/o las partes de la declaración de trabajo de la documentación de adquisición (es decir, la solicitud y el contrato). Este enfoque también ayuda a garantizar que se tengan en cuenta todos los detalles del ciclo de vida del proyecto y puede ofrecer una justificación durante las evaluaciones de las propuestas.

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¿Cuál es el horario?

Identifique las fechas de programación del proyecto rígidas e inflexibles: eventos generales e hitos para usar para cualquier problema de dependencia técnica y para la planificación de gastos presupuestarios (y pagos a proveedores).

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¿Qué podemos posponer la compra?

Mueva las respuestas de la pregunta 3 aquí. Incluya compras opcionales para una adquisición de la siguiente fase, si corresponde, y posible soporte y mantenimiento fuera del año dependiendo de las restricciones presupuestarias.

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¿Cuáles son nuestros riesgos?

Lluvia de ideas e identificación de todos los riesgos que podrían afectar a los requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento, incluida la instalación, la implementación, las aplicaciones/sistemas/entornos de usuario existentes o relacionales, el desarrollo de interfaces, la producción, las pruebas y el despliegue; presupuesto y finanzas; horario; restricciones de licencias, servicios alojados por proveedores/en la nube, etc. Aplique resoluciones de mitigación cuando sea posible que puedan afectar a su agencia, proveedor y/u otras agencias/agentes de terceros.

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¿Qué especificaciones y normas deben aplicarse?

Cree un documento que enumere los nombres, números, versiones, etc., y proporcione enlaces, si están disponibles, de todas las especificaciones y estándares específicos de la agencia, del Commonwealth, VITA y/o federales, si se aplican subvenciones federales, que se requieren para el cumplimiento adecuado del contrato para todas las soluciones, servicios y/o productos que se adquieren.

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¿Es este un contrato de alto riesgo según la definición del Código de Virginia § 2.2- 4303.01?

2.2-4303.01 define "contratos de alto riesgo" como cualquier contrato público con un organismo público estatal para la adquisición de bienes, servicios, seguros o construcción que se anticipe que (i) cueste más de $10 millones durante el plazo inicial del contrato o (ii) cueste más de $5 millones durante el plazo inicial del contrato y cumpla con al menos uno de los siguientes Criterios: a) los bienes, servicios, seguros o obras objeto del contrato sean adquiridos por dos o más organismos públicos del Estado; b) el plazo previsto del contrato inicial, excluidas las renovaciones, sea superior a cinco años; o (c) el organismo público estatal que adquiere los bienes, servicios, seguros o construcción no ha adquirido bienes, servicios, seguros o construcciones similares en los últimos cinco años.

Cualquier solicitud o contrato de IT que cumpla con la definición de "contrato de alto riesgo" debe ser revisado por VITA y la Oficina del Procurador General. Los empleados designados como administradores primarios de contratos de alto riesgo deben completar un programa de capacitación sobre la administración efectiva de contratos creado por DGS y VITA de conformidad con los requisitos del proyecto de ley antes de comenzar las tareas de administración de contratos de alto riesgo. Algunas disposiciones de la ley han retrasado las fechas de entrada en vigor de los procesos de capacitación y revisión de contratos de alto riesgo.

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¿Se ha asegurado de que sus especificaciones de rendimiento contengan métricas de rendimiento distintas y medibles, así como disposiciones de aplicación claras?

Todas las adquisiciones que cumplan con la definición de "alto riesgo", tal como se define en la Sección 2.2-4303.01 del Código de Virginia, deben incluir medidas de desempeño claras y distintivas y disposiciones de cumplimiento, incluidos recursos en caso de incumplimiento, en todas las solicitudes y contratos de IT de alto riesgo para bienes y servicios IT . El grupo de Gestión de Riesgos Contractuales de VITArevisará cada solicitud y contrato de IT de alto riesgo y consultará a la agencia solicitante sobre los pasos que se deben tomar para que la solicitud IT y / o contrato de alto riesgo cumpla con § 2.2-4303.01. Para obtener más información, póngase en contacto con scminfo@vita.virginia.gov.