Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

A veces es necesario precalificar productos o proveedores y solo solicitar a aquellos que han sido precalificados. En tales casos, se mantiene una lista de productos específicos ("Lista de Productos Calificados" o "QPL") o proveedores ("Lista de Proveedores Calificados" o "QSL") que han sido evaluados y determinados como aceptables para cumplir con los niveles mínimos aceptables predeterminados de calidad o rendimiento (Código de Virginia, § 2.2-4317). Esta calificación se realiza antes de cualquier adquisición IT en particular. Al tener un procedimiento de precalificación, se puede reducir el tiempo en el ciclo de compra para el desarrollo y las pruebas de especificaciones. Los requisitos de calificación para la precalificación de proveedores o productos deben establecerse y se debe informar a los posibles proveedores por carta y/o publicación pública con suficiente antelación a la adquisición anticipada para permitir la evaluación y calificación de los posibles proveedores y/o productos. Un proveedor cuyo producto o servicio se haya determinado que no está calificado será notificado por escrito. Las solicitudes pueden enviarse solo a aquellos proveedores que se determine que están calificados.

Una QPL o QSL proporciona una determinación anticipada sobre qué proveedores o productos IT pueden cumplir con los requisitos de la agencia. Una QPL identifica varias marcas que han cumplido con criterios específicos. Las ofertas pueden limitarse a aquellos proveedores cuyos productos estén en la lista. En ese caso, se pueden otorgar premios a IT productos en la QPL. Un proveedor que presenta una oferta/propuesta para un producto que no es de QPL cuando se requiere un producto de QPL se considera que no responde.

Hay muchos beneficios en el desarrollo de un QPL. Una vez que se establece un QPL, la solicitud se puede utilizar para la presentación de muestras o productos que se examinarán para su inclusión inicial en la lista. Las especificaciones deben indicar los criterios que se utilizarán para evaluar los IT productos ofrecidos y deben describir todos los requisitos necesarios para que los productos del proveedor califiquen para la lista. Un borrador de especificaciones puede ser distribuido para que lo examinen los proveedores y los licitadores interesados conocidos. La comunicación con los proveedores interesados a la hora de elaborar especificaciones y requisitos puede ser muy útil. Los proveedores potenciales pueden proporcionar comentarios útiles sobre la viabilidad de un requisito o especificación en particular, incluidos los requisitos de rendimiento, las declaraciones de trabajo y los requisitos de datos.