Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

Una especificación de tecnología de la información (IT) es una descripción de un producto o servicio tecnológico que un cliente busca adquirir y también es una descripción de lo que un proveedor debe estar preparado para ofrecer para ser considerado para un premio. Las especificaciones describen los requisitos técnicos para un material, producto o servicio e incluyen los criterios para determinar si se cumplen estos requisitos. Una especificación puede describir los parámetros de rendimiento que un proveedor debe cumplir, o puede proporcionar una divulgación completa del diseño del trabajo o trabajo a realizar.

Las especificaciones proporcionan la base para juzgar si el proveedor ha cumplido o no los requisitos de la licitación. La naturaleza del bien o servicio tecnológico que se adquiera determinará si las especificaciones serán largas o cortas y qué formato descriptivo debe utilizarse. La mayoría de las especificaciones contienen una descripción de los requisitos y las disposiciones de garantía de calidad y definirán minuciosamente los requisitos mínimos de la tecnología necesaria.

Las especificaciones son la única forma de obtener los bienes o servicios IT requeridos. Las especificaciones constituyen el corazón de un documento contractual que regirá al proveedor de los bienes o servicios requeridos en la ejecución del contrato, ya que se convierten en la base para juzgar el cumplimiento. Las buenas especificaciones promueven la competencia total y sin restricciones al establecer requisitos mínimos reales en lugar de deseos. Las especificaciones también deben contener disposiciones de aseguramiento de la calidad que proporcionen un medio para determinar que el proveedor ha cumplido los requisitos contractuales. Las especificaciones deben ser claras y precisas. Si los requisitos son ambiguos o dejan margen de interpretación, los proveedores tienen derecho a hacer interpretaciones que redunden en su propio beneficio. Una buena especificación debe:

• Basarse en la necesidad del negocio.
• Enfatice el rendimiento en lugar del diseño.
• No requiere características que no sean necesarias para el uso previsto del producto o la solución.
• Identificar las características esenciales del producto o solución deseada.
• No debe ser escrito por un licitador/oferente ni preparado con la ayuda de un posible licitador/oferente.
• Aproveche los productos comerciales listos para usar.
• Evite los requisitos que favorezcan a un proveedor en particular.
• Permitir la competencia en la mayor medida posible.
• Ser cuantificable en lugar de cualitativo.
• Ser verificable.
• No exagere la calidad, sino que defina claramente las expectativas y necesidades de rendimiento para el propósito comercial previsto.
• Evite el uso de palabras como "debe" o "deberá", ya que restringen la competencia y, a menudo, descartan a un proveedor con una solución nueva e innovadora.

Las especificaciones siempre deben ser claras y comprensibles. Deben permitir la competencia entre productos de igual calidad. Las especificaciones pueden incluir una declaración sobre la naturaleza cualitativa de la compra y deben identificar las características esenciales mínimas y los estándares a los que debe ajustarse la compra para satisfacer el uso previsto. Deben identificarse los requisitos o especificaciones de rendimiento. Especificaciones de control:

• El nivel de rendimiento del producto,
• La cantidad de competencia,
• La idoneidad del producto, solución o servicio para el trabajo a realizar,
• El método de evaluación utilizado para hacer una adjudicación y para determinar la oferta de mejor valor para la compra.