Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

El proceso de adquisición de tecnología incluye todas las actividades, desde la planificación, la preparación de los requisitos y el procesamiento de una solicitud, la solicitud, la evaluación, la adjudicación y la formación del contrato, hasta la recepción y aceptación de la entrega, el pago, el seguimiento del inventario y la disposición de bienes y servicios. Independientemente de si el producto o servicio tecnológico requerido es procesado por la agencia bajo su autoridad delegada, comprado a través de un contrato estatal o enviado a VITA para su adquisición, el flujo de trabajo es esencialmente el mismo.

Dos pasos preliminares y críticos que deben completarse al prepararse para cualquier adquisición de tecnología:

• Identifique la necesidad empresarial de tecnología y el tipo de producto o servicio tecnológico que mejor satisfará la necesidad tecnológica. Identifique una solución tecnológica, no un producto específico, que satisfaga esa necesidad tecnológica. Teniendo en cuenta la contención de costos, ¿cuál es el producto o servicio que mejor cumple con los requisitos del trabajo? Esto puede requerir que el personal de compras de la agencia o el personal de VITA se reúna con los usuarios finales para identificar necesidades, elaborar requisitos y proponer soluciones tecnológicas.

• Desarrollar requisitos y/o especificaciones que reflejen los objetivos del negocio y describan las características del producto, servicio o solución tecnológica que se busca. Se debe tener en cuenta la idoneidad y la rentabilidad general, además de la aceptabilidad y el precio inicial. Las especificaciones tecnológicas deben redactarse para alentar, no desalentar, la competencia en consonancia con la búsqueda de la economía general para el propósito y la solución tecnológica prevista. El objetivo es invitar a la máxima competencia razonable al tiempo que se procura la mejor solución tecnológica para la Commonwealth.