Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

Las especificaciones de IT vigentes se redactarán con ciertas características que incluyen:

• Simple: Evite detalles innecesarios, pero sea lo suficientemente completo para garantizar que los requisitos satisfagan el propósito previsto.
• Claro: Utilice terminología que sea comprensible para la agencia y los proveedores. Evite el lenguaje de tipo legal y la jerga siempre que sea posible. Incluir definiciones de términos cuando sea necesario para mitigar interpretaciones contradictorias y para alinearse con los términos y definiciones de tecnología específicos de la Commonwealth y/o de la agencia.
• Informativo: Describa el estado deseado de la agencia para la solución IT , para incluir el uso y la audiencia y cualquier necesidad/restricción técnica/funcional, flujos de trabajo o flujos de datos, interfaz con otras aplicaciones/sistemas y arquitectura para sistemas heredados, plataformas, sistemas operativos que deben alinearse con la Commonwealth o la estrategia IT general de la agencia.
• Preciso: Utilice unidades de medida o rendimiento compatibles con los estándares de la industria. Todas las cantidades y los requisitos de embalaje, entrega y aceptación deben estar claramente identificados. Incluya todos los estándares técnicos, profesionales, profesionales, industriales, especificaciones y certificaciones estatales, federales y/o nacionales requeridos, según sea necesario.
• Flexible: Evite especificaciones inflexibles que impidan la aceptación de una propuesta que podría ofrecer un mayor rendimiento por menos dólares. Utilice valores aproximados como dimensiones, peso, velocidad, etc. (siempre que sea posible) si satisfacen el propósito previsto. Si se utilizan dimensiones aproximadas, éstas deben ajustarse a una regla general del 10%, a menos que se indique lo contrario en el pliego de condiciones.

Con el fin de promover la competencia leal y abierta entre todos los proveedores y motivar a los oferentes a preparar propuestas creativas e innovadoras, los pliegos de condiciones deben redactarse de la forma más genérica posible. IT propietarios de negocios y agencias deben evitar escribir requisitos/especificaciones restrictivos de la siguiente manera:

• Incluyendo solo los requisitos esenciales del IT producto, servicio o solución necesarios.
• Evitando requisitos restrictivos o poco prácticos como los que no son esenciales u obsoletos.
• Verifique cuidadosamente la entrega del producto o los requisitos del cronograma del proyecto para asegurarse de que el tiempo de respuesta desde la recepción del pedido por parte del proveedor hasta la finalización no sea demasiado restrictivo o limitante.
• Definir los requisitos para promover y alentar a los proveedores a proponer productos, soluciones o servicios estándar disponibles comercialmente cuando sea posible.
• No especificar un nombre de marca, producto o característica en particular que sea peculiar de un fabricante, excepto para fines de referencia.
• No dictar soluciones de diseño detalladas antes de tiempo.
• Dar tiempo suficiente para que los proveedores revisen la necesidad tecnológica, consideren los requisitos y preparen y presenten una propuesta.

Una de las primeras consideraciones en la preparación de especificaciones debe ser determinar qué tipo de especificaciones describirán mejor la tecnología necesaria. Hay ciertos tipos de especificaciones: estándar, diseño, rendimiento o marca.