34.5 Llevar a cabo la jubilación del contrato
34.5.3 Archivo archivado para su retención
La Ley de Registros Públicos de Virginia requiere que las agencias cooperen con las directivas y requisitos de retención y disposición de registros de la Biblioteca de Virginia para los registros públicos. La sección § 42.1-85B del Código de Virginia establece:
"B. Cualquier agencia con registros públicos cooperará con la Biblioteca de Virginia en la realización de encuestas. Cada agencia establecerá y mantendrá un programa activo y continuo para la administración económica y eficiente de los registros de dicha agencia. La agencia será responsable de garantizar que sus registros públicos se conserven, mantengan y sean accesibles a lo largo de su ciclo de vida, incluida la conversión y migración de registros electrónicos con la frecuencia que sea necesaria para que la información no se pierda debido a la obsolescencia o el deterioro del hardware, el software o los medios. Todo funcionario público que convierta o migre un documento electrónico se asegurará de que sea una copia exacta del documento original. El registro convertido o migrado tendrá la fuerza del original".
El administrador del contrato debe asegurarse de que todos los registros en papel y electrónicos asociados con el contrato y la administración del contrato se mantengan de acuerdo con el Manual de Administración de Registros Públicos de Virginia.
Busque en el manual por palabras clave o términos comunes.