Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

Como mínimo, cada archivo de administración de contratos debe incluir los siguientes elementos, según corresponda al contrato de IT específico:

• Contrato ejecutado
• Certificaciones, licencias y autorizaciones requeridas contractualmente por el proveedor, incluida la designación de pequeña empresa (SWaM), prueba de autorización para realizar transacciones comerciales en la Commonwealth y certificado de cabildeo
• Certificados de seguro de proveedores/garantías de fianza
• Datos de contacto de las partes interesadas
• Registro de las acciones utilizadas para administrar el contrato
• Descripción de las funciones del administrador del contrato
• Amendments/modifications
• Verificación de los informes requeridos (es decir, documentos de transmisión)
• Copias de todas las aprobaciones, exenciones y excepciones requeridas por la ley y VITA relacionadas con la adquisición y/o el contrato
• Copias de las aprobaciones de aceptación de la agencia
• Copias de las transmisiones de datos, información, material y equipo suministrados por el gobierno o el proveedor
• Copias de acuerdos de confidencialidad y/o acuerdos de usuario de licencias de software
• Reclamaciones relacionadas con el contrato
• Documento de liberación de reclamaciones
• Documentación de disputas y resolución (incluidos avisos de subsanación y cartas de terminación)
• Solicitudes y respuestas de la FOIA
• Declaración escrita del proveedor final que certifique que ha cumplido plenamente con el Plan de Adquisiciones y Subcontratación de Proveedores del contrato y, si no lo ha cumplido en su totalidad, una explicación por escrito de cualquier variación entre dicho Plan y la participación real.
• Documentos de cierre de contrato