Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.9 Supervisar las obligaciones de la agencia

El administrador del contrato debe revisar cuidadosamente el contrato y crear una lista y un cronograma que incluya todas las obligaciones de la agencia en virtud del contrato. El éxito de los contratos de IT no sólo depende del rendimiento del proveedor, sino también del rendimiento de la agencia en el cumplimiento de sus compromisos contractuales y en lo que permite, o no impide, que el proveedor cumpla. El incumplimiento o la interrupción del cumplimiento de la agencia podría poner el contrato/proyecto en riesgo de retrasos en el cronograma y mayores costos, o invitar al Estado Libre Asociado a un riesgo por una disputa contractual. IT contratos pueden requerir cualquiera de los siguientes y más:

• Informar a la agencia y a otros usuarios de la Commonwealth sobre los derechos y limitaciones de acceso/uso de la licencia de software y obtener el reconocimiento firmado por el usuario para el archivo del contrato.
• Informar a los usuarios de la Commonwealth y a los representantes de terceros de todas las restricciones de confidencialidad y obtener declaraciones de confidencialidad o de no divulgación firmadas para el archivo del contrato.
• Garantizar que la agencia cumpla con cualquier obligación contractual que incluya el siguiente requisito o un requisito similar: "Dentro de los treinta (30) días posteriores al final de cada trimestre calendario, la Agencia debe proporcionar al Proveedor un informe del número neto de copias adicionales del Software implementadas durante el trimestre". (De la cláusula "Derechos de reproducción" del contrato, si está incluida).
• Permitir o facilitar la realización de cualquier prueba, actividades de IV&V, demostraciones de proveedores y/o sesiones de capacitación dentro de un período de tiempo determinado, con un entorno tecnológico específico o recursos ya preparados para su uso.
• Proporcionar ciertos datos, información, equipos o instalaciones al proveedor dentro de un período de tiempo determinado para permitir la definición, diseño, interfaz, prueba o implementación de requisitos de software o solución por parte del proveedor.
• Definir un plazo para la revisión y aceptación de cualquier entregable y prueba.
• Preparar y proporcionar informes específicos, datos técnicos, especificaciones, estándares, configuración/arquitectura de software, código heredado/de interfaz o datos a convertir (incluida la condición de dichos datos).
• Organizar la asistencia de cualquier IV&V, Comité Directivo u otro invitado para cualquier revisión crítica del proyecto u otras reuniones relacionadas con el contrato según el cronograma del contrato.
• Interacción con la oficina de gestión de servicios de la asociación VITA-NG, la división de gestión de proyectos de VITA o los expertos de seguridad de VITA para cualquier esfuerzo de preparación o integración de la infraestructura necesario para el rendimiento del proveedor.
• Proporcionar al proveedor cualquier notificación de no conformidad o error descubierto en relación con el rendimiento del proveedor (producto, servicio, solución) dentro de un plazo determinado.
• Proporcionar cualquier obligación de notificación técnica o administrativa requerida contractualmente dentro de un plazo determinado.
• Facilitar cualquier aprobación, renuncia o excepción requerida por la política estatutaria, del Comité Directivo, del CIO u otra política de VITA.  
• Asegurarse de que las partes interesadas del proyecto, técnicas y otras agencias no alteren, aumenten o disminuyan directa o indirectamente (es decir, el alcance gradual) las obligaciones de desempeño del proveedor según lo requerido por el contrato sin una modificación formal del contrato.
• Tramitación, aprobación y pago de las facturas de los proveedores dentro de los plazos legales.