Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.10 Tramitar disputas, reclamaciones y resolución

El administrador del contrato puede ser responsable de procesar o participar en la investigación y resolución de cualquier disputa y reclamación que surja durante la ejecución del contrato. Cualquier reclamación que surja de una disputa contractual debe procesarse de acuerdo con el § 2.2-4363 del Código de Virginia y los requisitos contractuales. La importancia de un archivo de administración de contratos bien mantenido y completo o de una ubicación de almacenamiento electrónico para acceder a la documentación de respaldo es de vital importancia.

Es posible que en el contrato haya una disposición sobre el procedimiento de apelación. En caso de disputa contractual, el Proveedor puede emprender las acciones legales apropiadas según lo dispuesto en el § 2.2-4364 del Código de Virginia.

Se puede considerar que un proveedor ha incurrido en incumplimiento si no cumple con los términos de la orden de compra o el contrato. Estos factores deben tenerse en cuenta antes de tomar cualquier acción predeterminada.

• Las razones específicas del fracaso
• El período de tiempo necesario para obtener los bienes o servicios de otras fuentes en comparación con el tiempo en que el proveedor moroso podría realizar la entrega o el cumplimiento.

Si un proveedor no cumple, la agencia debe notificarlo al proveedor y tratar de llegar a una solución satisfactoria. Si el asunto aún no se resuelve, puede seguir un "Aviso para subsanar". La notificación debe darse por escrito informando al proveedor de que la falta de entrega o el incumplimiento es un incumplimiento del contrato y, si la deficiencia o la falta de conformidad no se subsana dentro de un cierto número de días (según se especifica en el lenguaje del contrato), la agencia rescindirá el contrato por incumplimiento y hará responsable al proveedor de cualquier costo excesivo. Al vencimiento del período de subsanación, si no se ha llegado a una resolución satisfactoria, la agencia envía al proveedor una carta de terminación por incumplimiento y toma medidas de recompra mediante la adjudicación al siguiente postor más bajo o una nueva solicitud. Si la recompra resulta en un aumento de los costos para la agencia, la agencia factura al proveedor original por los costos excesivos, dando un período de tiempo específico para que se complete el reembolso. Hasta que se haya recibido el reembolso del exceso de costos, el proveedor puede ser eliminado de la lista de proveedores de la agencia. Si el pago no se ha realizado al final del período de tiempo especificado, se pueden tomar medidas de cobro bajo la política de cobro de deudas aprobada por la agencia. Además, se puede iniciar una acción simultánea para inhabilitar al proveedor incumplido. Los proveedores no serán responsables de ningún costo excesivo si el incumplimiento surge de cualquier acto de guerra, orden de autoridad legal, huelgas, caso fortuito u otras causas inevitables no atribuibles a su culpa o negligencia. Por lo general, no se considera que la falta de entrega de la fuente de un proveedor sea una causa inevitable.

Los administradores de contratos de agencia pueden obtener asistencia de su representante de OAG de acuerdo con el protocolo y los procesos de su agencia. En el caso de los contratos de agencia VITAemitidos o VITAdelegados, los administradores de la agencia también pueden obtener orientación de VITAponiéndose en contacto con: scminfo@vita.virginia.gov