Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.8 Supervisar la facturación y el pago

Es posible que se requiera que la función de administración de contratos procese las facturas de los proveedores a través de ciclos de aprobación con el propietario de la empresa/gerente del proyecto antes de enviarlas a la oficina de pagos de la agencia. Sin embargo, el administrador del contrato debe confirmar primero que las facturas:

• Incluir todos los detalles e información especificados en el contrato,
• Incluir precios de acuerdo con la lista de precios del contrato,
• Asegúrese de que no se cobren impuestos a la agencia y proporcione cualquier documentación de exención al proveedor.
• Reflejar cualquier penalización por rendimiento/ajustes de incentivos,
• Incluir los gastos de viaje que estén autorizados y de acuerdo con los montos de viáticos vigentes en ese momento según lo publicado por el Departamento de Cuentas de Virginia,
• Incluir cualquier firmante requerido o certificaciones requeridas en el contrato,
• Incluya los informes complementarios necesarios (es decir, uso mensual, estadísticas mensuales de rendimiento del nivel de servicio)
• Son precisos, completos y corregidos por el proveedor antes de enviarlos para su aprobación y pago.

El administrador del contrato también puede estar obligado a supervisar que los pagos se realicen al proveedor de acuerdo con las disposiciones legales § 2.2-4350 o § 2.2-4352 del Código de Virginia, según corresponda, y para ayudar a resolver cualquier reclamación del proveedor con respecto a los pagos.

Cualquier reclamación que surja de una disputa contractual debe procesarse de acuerdo con el § 2.2-4363 del Código de Virginia. Véase la subsección 34.4.7 a continuación para una discusión especial de los pagos finales al proveedor.