Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.6 Supervisar las garantías de los proveedores

Las garantías de los proveedores pueden incluir tanto una garantía limitada como garantías generales. Dado que la garantía limitada de un producto (hardware o software), servicios o solución generalmente abarca un período de tiempo determinado (30, 60 90 días o incluso hasta un año), el administrador del contrato simplemente necesitará saber cuándo finaliza el período de garantía y comienza el período de mantenimiento o soporte. Esta fecha debe incluirse en cualquier cronograma del proyecto o en el cronograma de administración del contrato como un cosquilleo. El programa de precios del contrato puede haber incluido el pago por adelantado para el primer año de mantenimiento o soporte, o el contrato puede indicar que el proveedor debe notificar a la agencia dentro de un número determinado de días antes del final del período de garantía para que la agencia tenga tiempo suficiente para emitir una orden de compra (PO). Los modelos de contrato de VITA incluyen esta declaración: "Sesenta (60) días antes del vencimiento del período de garantía, asegúrese de que el proveedor haya notificado a la agencia de dicho vencimiento por escrito".

De cualquier manera, la administración del contrato debe asegurarse de que no haya un lapso entre la cobertura de la garantía limitada y cualquier cobertura de mantenimiento o soporte requerida y debe coordinar las acciones necesarias, según sea necesario, con el propietario del negocio/gerente del proyecto. En casos excepcionales (por ejemplo, compra única de un solo hardware o elemento COTS), es posible que no se requiera mantenimiento o soporte de seguimiento. Para la mayoría de las otras adquisiciones IT , la agencia o el Commonwealth pueden correr el riesgo de no tener una cobertura de mantenimiento o apoyo de seguimiento y haber incluido un requisito en el contrato.

La administración del contrato debe revisar el contrato para determinar qué garantías generales pueden necesitar supervisión; por ejemplo, "el Proveedor notificará a la agencia si la Solución contiene código de fuente abierta e identificará la Licencia de código abierto específica que se aplica a cualquier código incrustado que dependa del código de fuente abierta, proporcionado por el proveedor en virtud de este Contrato". Dependiendo de la criticidad del proyecto, el administrador del contrato puede solicitar un reconocimiento anual por escrito del proveedor para verificar que "No se han requerido notificaciones de ninguna garantía general en el Contrato Número ___ desde (fecha) hasta (fecha). El proveedor sigue estando al tanto de los requisitos contractuales de garantía general y notificará a (nombre de la agencia) en consecuencia".

Puede haber ocasiones en las que se requiera que el administrador del contrato facilite y coordine los procedimientos de escalada de garantía en nombre del propietario comercial / gerente del proyecto del contrato. El proceso de escalamiento del proveedor debe describirse en el contrato. El administrador debe documentar y realizar un seguimiento completo y preciso del flujo de papel y comunicación para el archivo del contrato.