Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.1 Asistir/organizar la reunión de lanzamiento del contrato

Lo mejor para todas las partes contractuales es asistir a una reunión de lanzamiento del contrato en la que estén presentes todas las partes interesadas en el proyecto. El orden del día debe incluir una revisión página por página del acuerdo contractual, incluyendo el documento contractual principal y todos los anexos, para discutir todas las obligaciones contractuales, las expectativas de rendimiento, los procesos de escalamiento y la planificación inicial del proyecto (por ejemplo, cronograma, informes, entregables, etc.). Este es un momento para confirmar puntos de contacto para las funciones técnicas y administrativas de ambas partes. La mayoría de las veces, el administrador del contrato coordinará esta reunión, que debe ocurrir a más tardar 30 días después de la adjudicación del contrato. Es vital que el administrador del contrato esté presente, incluso si la reunión es organizada por el administrador del contrato.

El administrador del contrato debe estudiar y familiarizarse con los documentos contractuales antes de la reunión con el fin de establecer un cronograma de actividades para garantizar el cumplimiento por ambas partes del contrato: el proveedor y la agencia. Algunas agencias pueden tener un conjunto mínimo de funciones para que el administrador del contrato las realice; sin embargo, los requisitos de cumplimiento del contrato pueden exceder esas funciones mínimas. El éxito de un contrato depende tanto de la administración posterior a la adjudicación como de una declaración de trabajo bien redactada o de normas de rendimiento rígidas. Puede haber cláusulas especiales de facturación y pago, ciertos requisitos de seguro/fianza, requisitos de subvenciones federales, problemas extraordinarios de confidencialidad o seguridad o requisitos específicos de reuniones e informes.

Las actividades de administración del contrato pueden dividirse entre el director del proyecto y el administrador del contrato o incluso con un director del contrato. Independientemente de cómo una agencia delegue responsabilidades de la función de administración del contrato; Debe haber una asignación por escrito de las expectativas de administración del contrato y una persona (s) nombrada (s) para cada función. Las actividades de cada cesionario completarán el archivo de administración del contrato "completo", por lo que se debe requerir un control y equilibrio y la consolidación de los datos del archivo administrativo planificada para el cierre del contrato. En otras palabras, la mano izquierda necesita saber qué está haciendo la mano derecha, cómo y de quién obtener información vital sobre la administración del contrato y se debe realizar un control de calidad para garantizar que no haya agujeros, actividades faltantes o datos perdidos. La asignación de delegación de la administración del contrato debe estar disponible para todas las partes interesadas del contrato.