Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.2 Supervise las certificaciones y los informes de los proveedores

El administrador del contrato debe asegurarse de que el expediente del contrato incluya todas las certificaciones, registros y/o licencias requeridas por la agencia, la solicitud y la adjudicación del contrato. Es posible que el responsable de adquisiciones los haya obtenido antes de la adjudicación; sin embargo, el administrador del contrato debe validar el archivo. Estos pueden incluir la certificación de pequeñas empresas (SWaM), la validación de registro eVA, la autorización actual de la Comisión de Corporaciones Estatales para realizar transacciones comerciales en la Commonwealth, la certificación Anti-Lobbying, certificados de seguro, garantías de bonos, cumplimiento de inhabilitación federal o estatal, cumplimiento de e-Verify, cumplimiento de Virginia Tax o verificación del cronograma de pagos, por mencionar algunos. A lo largo de la duración del contrato, el administrador del contrato debe realizar validaciones y/o renovaciones de los mismos no menos de una vez al año. 

El contrato puede requerir la presentación mensual por parte del proveedor de informes administrativos, incluidos, entre otros: participación en SWaM, estado del proyecto, estado de rendimiento, estado de ventas o uso, y solo para contratos estatales de VITA, informes de ventas e IFA. Los informes oportunos del proveedor deben ser supervisados por el administrador del contrato para garantizar que el proveedor cumpla con los contratos. Copias de todos esos informes deberán estar disponibles en el expediente del contrato o por vía electrónica. El incumplimiento por parte del proveedor de su Plan de Adquisiciones y Subcontratación de Proveedores obligado contractualmente puede prohibir o retrasar cualquier renovación del contrato. Para las agencias, el plan puede llamarse Plan de Subcontratación para Pequeñas Empresas (SWaM). En el caso de VITA, el plan se denominará Plan de Adquisición y Subcontratación de Proveedores. 

He aquí dos "imprescindibles" a la hora de supervisar el rendimiento del proveedor en esta área administrativa: 

• El proveedor debe cumplir con las certificaciones requeridas contractualmente, las licencias y los informes deben verificarse antes de la ejecución de cualquier modificación del contrato que aumente el valor o el alcance del contrato o cualquier beneficio o incentivo para el proveedor. 
• Se deben mantener registros cuidadosos de cualquier incumplimiento en el archivo del contrato y compartirlos con las partes interesadas en el contrato, quienes pueden estar midiendo o recopilando el rendimiento total del proyecto del proveedor de forma independiente. 

 La siguiente información puede ayudar al proceso de validación de proveedores del administrador del contrato para las preocupaciones anteriores: 

• Valide el estado de inhabilitación del proveedor en el sitio web de eVA en: Lista de proveedores inactivos de eVA 
• Valide el estado de inhabilitación federal del proveedor en el sitio web federal si los fondos federales respaldan el contrato en: https://sam.gov/content/home 
• Valide el estado de cumplimiento fiscal del proveedor (por ejemplo, actualmente no se está realizando ninguna interceptación) llamando al 804-367-8380 o por correo electrónico a: Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• Validar el cumplimiento de los informes SWaM de los proveedores de acuerdo con el protocolo y el proceso individuales de la agencia (solo VITA) Validar el cumplimiento de los informes de ventas/IFA de los proveedores 
• Validar que el proveedor tenga una autorización vigente para realizar transacciones comerciales en la Commonwealth mediante la obtención de una copia del formulario de registro actual del proveedor y el número de identificación de SCC