34.1 Administración general de contratos
34.1.1 Funciones básicas de administración de contratos
La administración general de contratos tiene cuatro funciones principales: supervisar el cumplimiento de los contratos, el procesamiento y la administración de modificaciones, realizar el cierre de contratos y llevar a cabo la retirada de contratos. Las subfunciones de cada función básica se llevan a diferentes niveles de granularidad de acuerdo con los procedimientos de la agencia y los requisitos del contrato que se administra:
- Supervise el cumplimiento de los contratos
- Asistir/organizar la reunión de lanzamiento del contrato
- Supervise las certificaciones y los informes de los proveedores
- Certificados de seguro/fianza
- Certificados estatutarios (Departamento de Impuestos, Inhabilitación Federal, cabildeo)
- Certificados de profesionalidad
- Validación de registro de eVA
- Certificados para pequeñas empresas (SWaM)
- Informes y cumplimiento de SWaM
- Informes sobre el estado del proyecto
- Informes de rendimiento
- Informes de ventas/uso
- Informes de ventas/IFA (solo contratos estatales de VITA)
- Supervise/coordine las aprobaciones de los subcontratistas
- Supervisar los entregables y la aceptación
- Envío y transporte
- Entregables de hitos del proyecto
- Entregables en papel y en formato electrónico
- Entregables de servicios y productos
- Aprobaciones de aceptación por escrito
- Supervise el rendimiento de los proveedores
- Nivel de servicio
- Horario
- Presupuesto
- Personal clave
- Gestión de proyectos/procesos de negocio
- Supervise las garantías de los proveedores
- Coordinar/monitorear la transmisión o el acceso a datos/propiedades gubernamentales
- Coordine el acceso y las insignias de seguridad de las instalaciones
- Coordinar acuerdos de confidencialidad/no divulgación
- Supervisar la facturación y el pago
- Tratamiento
- Presupuesto y aprobaciones de proyectos
- Supervisar las obligaciones de la agencia
- Disponibilidad de presupuesto
- Disponibilidad de recursos
- Renovaciones de mantenimiento
- Seguimiento de licencias y/o auditorías
- Compromisos de confidencialidad o no divulgación
- Funciones y responsabilidades
- Aprobaciones dependientes del proveedor
- Información o datos dependientes del proveedor
- Revisiones de entregas/plazos de aceptación
- Plazos de las pruebas de aceptación
- Reuniones y formación
- Configuración, instalación, actualización y/o mantenimiento del entorno técnico necesario
- Acceso al sitio
- Procesar disputas, reclamaciones y resolución
- Admisión, investigación, seguimiento, cierre
- Procesar solicitudes en virtud de la FOIA
- Modificación, tramitación y administración
- Condiciones contractuales
- Plazo o rescisión
- Cesiones/novación
- Precios
- Alcance
- Cambios administrativos
- Llevar a cabo el cierre del contrato
- Informes finales de proveedores
- Entregables finales
- Aceptación final
- Informe final de la propiedad
- Informe final de patentes/regalías
- Informe final de custodia
- Pago final
- Llevar a cabo la jubilación del contrato
- Actualizar los sistemas financieros o de gestión de contratos, carteras o de agencias de la Commonwealth
- Archivo cerrado
- Archivo archivado para su retención
El seguimiento y el procesamiento de cada una de las funciones anteriores normalmente se completan por un administrador de contratos. Es posible que se requieran datos administrativos del contrato para ingresarlos tanto electrónicamente como en el archivo del contrato, dependiendo de los procesos y procedimientos comerciales de la agencia. Además, dependiendo de la complejidad y el tamaño del proyecto/contrato, el gerente de proyecto, el gerente de contrato y el administrador de contratos asignados trabajarán juntos para garantizar que se completen los requisitos contractuales. En el caso de contratos multimillonarios o de tamaño empresarial, se pueden asignar varios administradores de contratos a áreas individuales de responsabilidad.
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