Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.1.0 Administración general de contratos

La administración del contrato abarca la supervisión de la relación y las obligaciones entre la agencia y el contratista en lo que se refiere a la ejecución del contrato. La actividad de administración de contratos comienza con la firma de un contrato u orden de compra. Su propósito es asegurar que el cumplimiento de las partes esté de acuerdo con los términos y condiciones del acuerdo contractual. Por lo general, se asigna e identifica un único administrador de contratos en cada contrato.

El administrador del contrato debe comprender todas las funciones que se esperan en este rol, en función del protocolo de la agencia y en relación con la complejidad y los requisitos del contrato de IT específico. El administrador del contrato debe familiarizarse a fondo con los requisitos del contrato y ser informado por el líder de adquisiciones (comprador/especialista en abastecimiento/gerente de contrato) a medida que el contrato se entrega para la administración posterior a la adjudicación. Además, el administrador del contrato debe asistir, y a menudo organizar, cualquier reunión de inicio o orientación del contrato con los proveedores del contrato y las partes interesadas del proyecto, y continuar en estrecho contacto con el propietario del negocio/gerente del proyecto durante la duración del contrato.

El administrador del contrato debe asegurarse de que el archivo del contrato o la ubicación de almacenamiento electrónico de los documentos administrativos del contrato sean precisos y estén completos. La documentación en el expediente del contrato debe incluir, pero no limitarse a:

• el contrato firmado y las pruebas,
• validaciones, representaciones y certificaciones actuales de proveedores (es decir, registro de eVA, certificación SWaM, autorización de SCC para realizar transacciones comerciales en la Commonwealth, auditorías/certificaciones o licencias de programas de seguridad requeridas contractualmente, si las hubiera, etc.,
• todas las modificaciones y acciones del contrato,
• informes finales de cumplimiento del plan SWaM, según lo requerido por la legislación vigente o la orden ejecutiva, si la hubiera.
• Documentos de seguro requeridos contractualmente
• comunicación con el proveedor y la agencia con respecto a cualquier problema o problema contractual
• Entregables Transmisiones y Documentos de Aceptación
• datos, información, transmisión de equipos suministrados por el gobierno y el proveedor,
• Informes, evaluaciones y resultados sobre el rendimiento de los proveedores o el nivel de servicio

En caso de que surjan reclamaciones y disputas para cualquiera de las partes durante la ejecución del contrato, la accesibilidad a estos documentos puede ser de suma importancia. Por lo tanto, es fundamental que toda la documentación relacionada con las acciones contractuales, el desempeño del proveedor y el desempeño de la agencia se mantenga y sea accesible.