Capítulo 27 - Contratos de licencias y mantenimiento de software

La concesión de licencias de programas informáticos ofrece una oportunidad única de negociación. En primer lugar, el precio de la licencia representa el principal costo inicial del comprador del software. En segundo lugar, la agencia debe determinar el tipo y el plazo apropiados de la licencia para ayudar a contener los costos continuos. Las agencias no deben comprar más licencias de las que necesitan o funcionalidades de software adicionales o complementos que puedan aumentar el precio.

Un gasto importante en la compra de licencias de software es el costo del soporte y mantenimiento continuos del software. Trate de concentrarse en negociar el alcance de lo que se incluye en el soporte de licencias en lugar de negociar primero el precio a la baja. Las tarifas de soporte y mantenimiento generalmente se cobran como un porcentaje del costo de la licencia, pagadero por adelantado durante el primer año y como un costo continuo durante toda la vida útil de la licencia de software. La agencia puede negociar el aumento porcentual de los costos de mantenimiento y escribir topes de aumento de costos en el contrato de software para evitar la inflación arbitraria de las tarifas anuales. Recuerde que el porcentaje de tarifa que se cobra por soporte y mantenimiento siempre es negociable.

La agencia debe tener cuidado de identificar todos los costos relacionados con las licencias de software y los productos, servicios y entregables asociados. Estos pueden incluir:

• Costos iniciales
• Hardware
• Software
• Comunicaciones
• Instalación
• Costos de mantenimiento/soporte continuo
• Interfaces
• Costos de soporte para la implementación de aplicaciones
• Costos de soporte técnico
• Adiestramiento
• Costes de documentación
• Costos de integración ahora y cuando implemente nuevas versiones del software. ¿Se vinculará el software a otros sistemas hacia o desde este sistema, como sistemas PDM, CAD, ERP, APS? Si es así, ¿cómo? A la hora de definir los parámetros de integración, es esencial que la interfaz esté especificada y sea estable.
• El derecho de la Commonwealth a nuevas versiones/correcciones de errores.
• El costo de la sastrería. Incluya una cláusula que excluya específicamente otros costos ahora y en el futuro. Adaptar el lenguaje para buscar y rechazar:
  • Supongamos que la agencia puede tener nuevas versiones, pero estas se suministrarán como correcciones a la versión anterior o que, por un costo, el proveedor de software integraría las correcciones para la agencia;
  • Imponga un límite de tiempo para las actualizaciones gratuitas incluso cuando la agencia se suscriba al mantenimiento. Asegúrese de que el derecho de la agencia a las actualizaciones gratuitas no esté limitado en el tiempo, sino que dure la duración del contrato de software.