Capítulo 26 - Negociación de contratos de TI

26.3.1 Negociaciones de licencias de software

La negociación de un contrato de licencias de software presenta algunas consideraciones únicas y críticas. La forma de concesión de licencias, las tarifas continuas y los requisitos de los proveedores para monitorear el uso del software son algunos ejemplos. Es muy importante leer el Capítulo 27 - Contratos de Licencia y Mantenimiento de Software de este manual, Contratos de Licencia y Mantenimiento de Software, para obtener información importante sobre la comprensión y negociación de la propiedad intelectual, los tipos y licencias de software, el soporte de garantía y mantenimiento, los riesgos, etc. En general, los puntos de negociación clave para las licencias de software incluyen:

• Derechos de uso/acceso y restricciones de uso/acceso
• Intención del Licenciatario de ceder a terceros
• Definición de las partes que celebran el acuerdo de concesión de licencias
• Definición precisa del software que se va a licenciar
• Sistemas operativos y versiones compatibles
• Disponibilidad del código fuente (custodia)
• Derecho de modificación
• Limitación de responsabilidad
• Período de garantía
• Derecho de copia y distribución (manuales, copias de seguridad, formación, sustitución, pruebas)
• Definiciones de criterios de aceptación

Ya sea que a la agencia de compras se le otorgue una licencia de software directamente del proveedor o de un revendedor de valor agregado (VAR) en nombre de un editor de software, VITA recomienda comenzar con este tipo de lenguaje de requisitos de concesión de licencia en la RFP: "una licencia de código objeto totalmente pagada, perpetua, mundial, no exclusiva, transferible e irrevocable para usar, copiar, modificar, transmitir y distribuir el Software y la Documentación, incluidas las revisiones posteriores, de conformidad con los términos y condiciones establecidos en el presente documento y sujeto únicamente a las limitaciones y/o restricciones explícitamente establecidas en el presente Contrato".

Los proveedores prefieren limitar y restringir los derechos de uso y acceso tanto como puedan; Sin embargo, se debe considerar cuidadosamente la negociación de derechos de licencia aceptables, tanto para el uso como para el acceso. Las limitaciones en el uso de licencias pueden afectar negativamente la capacidad de la agencia para cumplir con sus objetivos futuros y/o los requisitos estratégicos y/o arquitectónicos de la Commonwealth.

La agencia puede considerar el lenguaje del contrato proporcionado por el proveedor solo cuando el proveedor es un revendedor del software y el editor del software requiere un acuerdo de licencia de usuario final (EULA). En tal caso, se debe informar al proveedor que se requiere un Anexo al Acuerdo de Licencia (LAA) para abordar los términos y condiciones del EULA con los que la agencia o el Commonwealth, por ley o por política, no pueden estar de acuerdo. El Proveedor será el único responsable de garantizar que dicho Editor de Software ejecute la LAA. Las plantillas de Apéndices del Acuerdo de Licencia (una versión para uso de VITA, otra versión para uso de otras agencias) se encuentran en la sección Formularios de este sitio web de VITA SCM: Políticas y formularios de SCM.

Si la agencia de compras es una agencia del poder ejecutivo, una junta, una comisión u otra entidad cuasipolítica del Commonwealth of Virginia u otro organismo al que se hace referencia en el Título 2.2 del Código de Virginia, la licencia será propiedad del Commonwealth. Si su organización es una localidad, municipio, escuela, sistema escolar, colegio, universidad, junta local, comisión local o entidad cuasipolítica local, la licencia deberá ser propiedad de ese organismo público. Si la entidad compradora es una institución privada de educación superior a la que se le permite comprar con los contratos estatales de VITA, la licencia será propiedad de esa institución.

El tipo de licencia de software requerida para su proyecto debe haberse identificado en la solicitud, en función de las necesidades comerciales actuales y futuras del proyecto. La solicitud debería haber solicitado varios escenarios de precios para acomodar compras de licencias adicionales en caso de que sean necesarias en el futuro. Estos precios finales serán un ítem de negociación. La agencia negociará los precios para uno o más de los siguientes tipos de licencias: uso simultáneo de CPU designado, específico del proyecto, sitio y/o en toda la empresa. Consulte el Capítulo 27 - Contratos de Licencia y Mantenimiento de Software de este manual, Contratos de Licencia y Mantenimiento de Software, para obtener una definición de estos tipos de licencia.

Dado que los términos de licencia de software pueden cobrar por el número de usuarios/puestos/etc., un proveedor puede querer asegurarse a través de auditorías programadas de que se les están pagando las tarifas de licencia correctas. Si el proveedor lo requiere en el contrato, asegúrese de que el contrato especifique los detalles de cómo se llevará a cabo esa auditoría. La inclusión de un término y condición de auditoría debe considerarse una fuerte concesión al proveedor; Busca algo a cambio. Estos son algunos puntos clave que se deben incluir en el contrato con respecto a las auditorías:

• Defina la frecuencia con la que pueden tener lugar (una vez al año es común) y durante cuánto tiempo después de la expiración del contrato.
• Declarar que todos los costos de auditoría serán pagados por el proveedor.
• Declarar que todos los resultados de la auditoría se proporcionarán a ambas partes.
• Indique que las auditorías solo pueden realizarse durante el horario comercial (defínalas claramente, en lo que respecta a usted) y requieren una notificación previa por escrito con varios días de anticipación.
• Defina dónde se llevará a cabo la auditoría.
• Defina qué información estará disponible durante la auditoría y especifique claramente las áreas particulares no cubiertas (como los datos personales).
• Defina las limitaciones y restricciones de la agencia o de la Commonwealth, así como los estándares de seguridad o privacidad.