Capítulo 26 - Negociación de contratos de TI

26.3.2 Negociaciones de precios de tecnología

Por lo general, hay más costos involucrados en una adquisición de tecnología que el precio de venta inicial. Los costos de soporte y tecnología auxiliar superan con creces cualquier ahorro en pegatinas que pueda parecer atractivo en la compra del artículo original. Muchos proveedores están dispuestos a reducir sus precios de venta iniciales para generar más ingresos durante el transcurso del contrato.

• Hardware. Al negociar un contrato de IT , recuerde que los precios del hardware, el software y los servicios siguen modelos muy diferentes. El hardware a menudo tiene un precio como un producto básico, a menos que el producto sea nuevo o único. Por lo general, los márgenes de los proveedores en hardware son pequeños (del uno al 15 por ciento). 
   
• Software. El margen para el software suele ser grande. El precio del software se basa en el valor para el cliente y para recuperar la inversión inicial para desarrollar el software, no en el costo incremental para el proveedor de cada licencia, por lo que los precios de las licencias a menudo se pueden negociar sustancialmente a la baja. El mantenimiento y el soporte son un costo continuo de propiedad del software que puede exceder acumulativamente el costo de la licencia en sí en unos pocos años. Asegúrese de definir lo que se va a proporcionar para el costo de mantenimiento y soporte. Si se solicita al proveedor que brinde soporte con el tiempo de resolución proyectado y las ventanas de disponibilidad especificadas (podría ser 24/7 o simplemente durante el horario comercial), estas son solicitudes que pueden aumentar los costos de la agencia. Las tarifas anuales generalmente se establecen como un porcentaje de la tarifa de la licencia. Estos deben basarse en la tarifa de licencia final negociada, no en el precio de lista del proveedor. Establecer la tarifa de mantenimiento y soporte en 15 al 20 por ciento es un buen objetivo; Sin embargo, valide los precios actuales del mercado antes de establecer un objetivo. El proveedor de software también puede querer poder aumentar las tarifas durante el plazo del contrato. Cualquier aumento debe limitarse a un porcentaje absoluto (3-5 por ciento es típico) o basarse en un índice de inflación estándar. A menudo, las agencias pueden negociar un congelamiento de cualquier aumento durante los primeros años del contrato. A menudo, los proveedores que son o serán socios estratégicos negociarán más favorablemente para una relación a largo plazo.
   
• Servicios. Los servicios generalmente se basan en las tarifas de mano de obra y se marcan en función de la demanda de esas habilidades (15-50 por ciento). 
   
• Servicios con licencia. Los servicios de alojamiento de aplicaciones o los proveedores de software como servicio suelen ofrecer una tarifa de suscripción anual basada en el número de usuarios de la aplicación. Siempre trate de negociar una tarifa de pago por uso, de modo que solo se le cobre por número de usuarios reales, si su base de usuarios está sujeta a fluctuaciones. La obtención de licencias de usuario simultáneas también reducirá estas tarifas en función de las necesidades de acceso a la base de usuarios.
   
• Telecomunicaciones. Debido a las regulaciones de los operadores comunes, puede ser difícil obtener concesiones importantes al adquirir servicios de telecomunicaciones tradicionales. A menudo, las concesiones se obtienen acordando compromisos de ingresos anualmente o durante el plazo del contrato. Puede ser inevitable comprometerse con un compromiso de ingresos durante la vigencia del contrato para lograr ahorros en las tarifas, pero los compromisos de ingresos deben contraído con precaución. Tenga una comprensión firme de su gasto en telecomunicaciones. Necesitas saber cuánto se gasta realmente antes de poder comprometerte de manera responsable. Si el proveedor propone un compromiso basado en el gasto actual de una agencia, solicite documentación de la base de esa propuesta, incluida la cantidad de su gasto actual que representa el compromiso. Apunte a compromisos que no superen el 75 por ciento del gasto histórico de la agencia para garantizar la flexibilidad y el apalancamiento competitivo en el futuro. Si una agencia de compras está utilizando datos de proveedores para evaluar un compromiso, incluya un lenguaje contractual en el que el proveedor reconozca que la agencia confía en sus datos y acepte reducir el compromiso si más adelante se descubre que sus datos son inexactos. Prever las recesiones de los negocios. Si la demanda de servicios se reduce a través de recortes en las operaciones de la agencia, el contrato debería permitir ese ajuste.