Capítulo 26 - Negociación de contratos de TI

Una vez finalizada la preparación, el análisis de riesgos, la estrategia de negociación y la asignación de roles, es el momento de entablar negociaciones con el proveedor o proveedores. Se recomienda que la agencia negocie con más de un proveedor que se considere plenamente cualificado y más adecuado entre los que presenten propuestas. Puede ser útil informar al proveedor o proveedores de que se están llevando a cabo negociaciones con otros, pero nunca nombrar a la competencia. Si bien cada negociación es única, hay algunas prácticas comunes que deben seguirse.

• Prepara una agenda para la reunión. Los elementos pueden incluir una introducción, una presentación del proveedor, la identificación de problemas, un terreno común, temas de negociación, resolución de problemas y un resumen. Enviar el orden del día a todos los participantes antes de la reunión.
   
• Negocia con las personas adecuadas. Verifique que los representantes de los proveedores con los que se está reuniendo tengan la autoridad para tomar decisiones y comprometer a su empresa con acuerdos.
   
• Evite las negociaciones rápidas y apresuradas. Informar al proveedor sobre los plazos o restricciones internas puede no ser lo mejor para la agencia, a menos que se hayan evaluado e incluido en la estrategia de negociación los posibles impactos y concesiones.
   
• Confirme todos los requisitos, expectativas y promesas del proveedor por escrito. Estos se basan en la solicitud y la propuesta del proveedor. Inclúyelos como parte de tu contrato final.
   
• Utilice el formulario de contrato aprobado por la agencia. Personalice la plantilla de contrato de la agencia según sea necesario con las negociaciones finales. No permita que el proveedor proporcione el formulario de contrato o cualquier asistencia en la redacción. 
   
• Utiliza una terminología coherente. Asegúrese de que todas las partes utilicen la misma terminología para evitar conflictos y malentendidos.
   
• Bloquee el alcance del trabajo que se va a realizar. Asegúrese de incluir los servicios, los costos relacionados y todos los niveles de rendimiento que debe cumplir el proveedor. La mayoría de los proveedores IT están dispuestos a negociar estándares basados en el rendimiento. Todos los requisitos del cliente, así como la forma en que el proveedor planea cumplir con esos requisitos, deben negociarse e incluirse completamente en el contrato.
   
• Esfuércese por lograr un resultado de negociación en el que todos salgan ganando. Ser flexible en las negociaciones y estar dispuesto a ceder en puntos que no sean críticos. La estrategia de negociación de la agencia de compras debe identificar los puntos de negociación críticos y no críticos y el valor que se debe atribuir a cada uno. Obtén concesiones en los lugares correctos. Hable con las referencias del proveedor y aprenda cuáles fueron los puntos conflictivos del proveedor durante sus negociaciones. Si se sabe que un proveedor es inflexible en cuanto a los precios de sus servicios, por ejemplo, obtenga concesiones en otras áreas, como las tarifas de licencia. Planifique estratégicamente sus compensaciones.
   
• Proteja los intereses de su agencia y de la Commonwealth. Llevar a cabo una revisión exhaustiva del contrato, incluida la revisión legal. Si es posible, pídale a un compañero y a un abogado que le den su opinión antes y durante las negociaciones para reducir la posibilidad de que se repita el trabajo después de que se hayan completado las negociaciones. 
   
• No te dejes vendar por poco. Para establecer un objetivo de precios realista para la negociación, realice un estudio de mercado o póngase en contacto con otros clientes del proveedor que hayan tenido o tengan proyectos similares para obtener su acuerdo de precios. 
   
• Utiliza los pagos como palanca. Negociar los pagos a los proveedores en función de ciertos hitos de rendimiento y la aceptación formal por escrito de la agencia. Los pagos vinculados a hitos proporcionan un incentivo al proveedor para garantizar que el proyecto cumpla con el cronograma, el precio y los requisitos de aceptación de la solución, el servicio o el producto. El pago de la aceptación final no debe liberarse hasta después de que la agencia complete las pruebas, confirmando que el sistema cumple con todos los requisitos de rendimiento y puede usarlo en modo de producción. 
   
• Identificar al personal clave en el contrato. Si la solución que se proporciona incluye personal clave del proveedor (gerente de proyecto, técnico, etc.) que es crítico para el éxito del proyecto, asegúrese de que estén claramente identificados en el contrato. Asegúrese de que el contrato incluya un lenguaje que requiera que la agencia apruebe cualquier cambio en el personal del proveedor. 
   
• Considere las necesidades futuras del proyecto. Las necesidades de la agencia pueden cambiar con el tiempo. Las tarifas de licencia para futuros puestos adicionales deben incluirse en cualquier descuento por volumen que se negocie como parte del contrato inicial. El momento de negociar estas cuestiones y cualquier otro punto previsible es antes de la firma del contrato.
   
• Proteger la inversión del Estado Libre Asociado. La protección de la inversión en IT debe cubrir la vida útil del proyecto (es decir, el costo total de propiedad) y debe ser objeto de la debida consideración en las negociaciones. La agencia debe negociar el apoyo del proveedor, desde el mantenimiento y el soporte posteriores a la garantía hasta la disponibilidad y el acceso al código fuente en caso de ciertos eventos imprevistos, así como los servicios de transición posteriores al contrato. Dependiendo de los componentes de hardware y/o software que componen un proyecto de IT , la vida útil de esos componentes individuales puede oscilar entre dos y 20 años. Es recomendable:
   
• Negociar los términos y precios del mantenimiento y soporte posterior a la garantía.
   
• Negociar los términos para colocar el código fuente del software en una cuenta de depósito en garantía aprobada; 
   
• Negociar el derecho a contratar al personal técnico del proveedor para respaldar el producto o proporcionar servicios de transición en caso de que el proveedor deje de hacer negocios, quiebre, sea adquirido por otra empresa o el contrato se rescinda anticipadamente por cualquier motivo. 
   
• Tenga cuidado con las cláusulas "perennes". Las cláusulas perennes son cláusulas de renovación automática que amplían el contrato. Algunos proveedores querrán incluir cláusulas que amplíen automáticamente el plazo de un acuerdo de servicio si el proveedor no DOE recibir una notificación de rescisión del contrato en una fecha determinada. Si bien algunos proveedores defienden esta política como una conveniencia para el cliente para evitar brechas en el servicio, también podría significar que una agencia podría estar obligada a pagar por un servicio que ya no es necesario. Consulte el § 2.2-4309 del Código de Virginia para obtener orientación legal sobre modificaciones de contratos.