Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.3.1 Formar el equipo del proyecto de adquisiciones (PPT) y el equipo de evaluación (ET)

Es importante crear PPTs y ETs de diversas partes interesadas y perspectivas cuando se trabaja en una adquisición de IT compleja. Estas personas aportan información y orientación para desarrollar una RFP sólida; Participar en las evaluaciones de propuestas y/o en la planificación de la estrategia de negociación posterior. La siguiente tabla establece las recomendaciones de VITA para los miembros "clave" de PPT y ET y sus roles durante el proceso de RFP. Es posible que sea necesario que otros participantes (por ejemplo, expertos en la materia técnica, funcional, contractual, jurídica y financiera) participen en la evaluación y que tal vez no estén incluidos en el equipo del proyecto de adquisiciones y viceversa. Dependiendo del tipo y la complejidad del proyecto, el Punto Único de Contacto para la contratación (SPOC) y el propietario de la empresa puede optar por no incluir a algunos miembros del equipo del proyecto de adquisiciones en el proceso de evaluación y/o negociación. Sin embargo, se recomienda que estas cuatro áreas de experiencia estén representadas en el equipo de evaluación: área de negocios, área técnica, área legal y área financiera. 

Equipo Clave de Proyectos de Adquisiciones (PPT) y Equipo de Evaluación: 

Propietario del negocio (agencia/cliente): 

• Responsable de la justificación del "por qué" del proyecto. 

• Identifica las necesidades comerciales o funcionales de productos o servicios. 
• Garantiza el cumplimiento de los procesos y procedimientos de VITA (Revisión de la Gobernanza de Adquisiciones (PGR), gestión de proyectos y/o gobernanza de proyectos, según corresponda a la complejidad del proyecto y al valor en dólares. Consulte: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. Según corresponda, comuníquese con el personal de abastecimiento de la División de Gestión de la Cadena de Suministro de VITA para analizar la participación en el proyecto en: scminfo@vita.virginia.gov  
• Documenta los antecedentes, el alcance y la información relacionada con las necesidades del negocio. 
• Identifica los nombres de contacto y los posibles recursos disponibles para el proyecto. 
• Identifica y documenta los objetivos generales, los eventos significativos y los plazos establecidos. 
• Obtiene el compromiso del proyecto de abastecimiento, el patrocinio y la financiación. 
• Proporciona información y responsabilidad del proyecto. 
• Ayuda al equipo a desarrollar los requisitos funcionales y técnicos y el cuadro de mando de evaluación. 
• Coordina con VITA Arquitectura Empresarial, Estándares de Datos, Seguridad, Servicios de Supervisión de la Nube Empresarial (ECOS), según corresponda, y los grupos de Gestión de Proyectos y su propio oficial de seguridad de la información (ISO) para incluir los estándares y políticas de IT aplicables en los requisitos obligatorios del proyecto/adquisición o facilitar cualquier proceso de exención o excepción. 
• Participa como parte del equipo de evaluación. 
• Identifica los objetivos de la negociación y participa en las negociaciones. 
• Colabora con el líder de adquisiciones asignado para garantizar el cumplimiento de la Ley de Adquisiciones Públicas de Virginia, con las políticas y directrices de adquisiciones de VITA y cualquier proceso de revisión de VITA. 
• Experto(s) en la materia (PYME) 
• Responsable del aspecto "qué" de la decisión de abastecimiento. 
• Desarrolla y documenta los requisitos técnicos y las especificaciones de la RFP. 
• Ayuda al personal de abastecimiento a desarrollar los criterios de evaluación y determinar los requisitos imprescindibles u obligatorios. Puede participar en la evaluación de la propuesta y en la determinación de la lista corta de proveedores. 
• Las PYMES que son empleadas del Commonwealth pueden participar en la evaluación y selección de proveedores. Las pymes de empleados no pertenecientes a la Commonwealth pueden proporcionar información al ET, pero no pueden puntuar. 
• Puede ayudar al propietario de la empresa/cliente a realizar pruebas de fase de evaluación/programas piloto.   

Líder de compras de la agencia asignada o especialista en abastecimiento de un solo punto de contacto (SPOC): 

• Responsable del aspecto de "quién y cómo" de la decisión de abastecimiento 
• Lidera el proceso de abastecimiento. 
• Facilita la confidencialidad, el conflicto de intereses y/o el cumplimiento de la documentación y la confidencialidad requeridas. 
• Coordina el acceso igualitario a PPT y ET y mantiene los datos y la información que necesitan los proveedores antes de la presentación de la propuesta. Todos los proveedores comunican toda la información asociada con la RFP y todas las preguntas asociadas con la RFP a través de SPOC. El comité directivo ejecutivo comunica toda la información a través de SPOC. 
• Proporciona herramientas y procesos preestablecidos (es decir, RFI, RFP, contrato, etc.) a través de la provisión de plantillas, etc. 
• Desarrolla el Plan del Proyecto de Adquisiciones asistido por el propietario de la empresa y las PYMES. 
• Facilita el desarrollo de RFP, ayuda a documentar los requisitos y los criterios de evaluación, garantiza que se incluyan todos los términos del contrato estatutario y, para las agencias que no sean VITA, garantiza la finalización de la Matriz de Requisitos Mínimos de SCM para adquisiciones mayores y delegadas. 
• Completa el paquete de RFP y emite/publica RFP en eVA. 
• Actualiza al comité directivo ejecutivo y/o PPT y ET sobre el progreso 
• Facilita la conferencia previa a la propuesta, en caso de celebrarse. 
• Facilita el proceso de evaluación para determinar la lista corta de proveedores. 
• Lidera el proceso de negociación. 
• Garantiza el cumplimiento de las políticas de ECOS, si corresponde. 
• Proporciona análisis financiero y apoyo a la gestión del rendimiento. 
• Confirma y documenta el cumplimiento previo a la adjudicación del proveedor con los requisitos legales pertinentes, etc. 
• La responsabilidad del Proveedor de cumplir satisfactoriamente con los requisitos del Plan de Adquisiciones y Subcontratación del Proveedor, incluida la variación del Proveedor con respecto al gasto planificado en el Plan de Adquisiciones y Subcontratación del Proveedor, la incapacidad o negativa del Proveedor a certificar el cumplimiento del Plan, o en el caso de los contratos estatales de VITA, la falta de informar la información de gastos mensuales a VITA a través del Sistema de Informes de Proveedores (SRS), durante la ejecución del Contrato. 
• Mantiene los acuerdos de los formularios de contrato y, en el caso de VITA, coordina los asuntos contractuales con la política y la gobernanza de SCM de VITA, así como con los gerentes ejecutivos. 
• Prepara el contrato para su ejecución y actualiza la base de datos de contratos. 
• Lleva a cabo la reunión de lanzamiento/orientación del contrato. 
• Para los contratos estatales de VITA, VITA SPOC facilita la creación del catálogo de eVA. 

Gestión de riesgos de contratos SCM: 

• Proporciona revisión/aprobación de RFP y orientación sobre cuestiones contractuales. 
• Responsable del cumplimiento de la ley de Virginia y los requisitos de la política de VITA. 
• Responsable, según corresponda a las adquisiciones en la nube, del cumplimiento de la política y los procesos de ECOS. 
• Responsable del aspecto de "cumplimiento" del proceso de RFP y documentos relacionados.