Capítulo 13 - El equipo del proyecto de adquisiciones de TI

La clave para construir un PPT sólido es encontrar recursos con las habilidades adecuadas y el tiempo necesario para completar el proyecto de adquisición. Estas personas deben ser partes interesadas en el producto o servicio final y/o personas que tengan el conocimiento y las habilidades para ocupar un área particular de experiencia o disciplina de proyecto.

Hay cuatro conjuntos principales de habilidades o áreas de conocimiento del proyecto que el PPT debe poseer:

• Funcional: experiencia en las necesidades de negocio del proyecto
• Técnico: experiencia en los aspectos IT o técnicos del proyecto
• Financiero: experiencia en el análisis financiero de posibles proveedores
• Contractual: IT experiencia en el desarrollo y revisión de la solicitud y los documentos contractuales

Es importante seleccionar a los miembros del equipo que comprendan plenamente las necesidades del organismo público que adquiere los bienes y/o servicios IT y el resultado deseado de la contratación. El PPT debe poseer la mayor cantidad de conocimientos valiosos posible para garantizar que se seleccione al proveedor mejor calificado. Se recomienda que el PPT proporcione información sobre el documento de solicitud, especialmente los criterios de evaluación. Los miembros del equipo deben comprender completamente los requisitos de la solicitud y deben ser capaces de leer y evaluar críticamente las respuestas.

Más allá de cubrir los cuatro conjuntos de habilidades principales del proyecto, las siguientes son cualidades importantes que debe buscar al considerar miembros para su PPT:

• Capacidad de pensamiento estratégico para comprender y conceptualizar el potencial de mejora en un área IT de servicio.
• IT habilidades técnicas y de gestión de proyectos para convertir el pensamiento estratégico en planes prácticos para el ciclo de vida total IT del proyecto.
• Comprensión de los objetivos estratégicos de la IT del Commonwealth y del organismo público para fomentar esos objetivos y disuadir posibles conflictos a corto y largo plazo.
• Habilidades de evaluación y mitigación de riesgos para ayudar a reducir posibles IT obstáculos y problemas técnicos, de cronograma, de costos, de seguridad, de confidencialidad y/o contractuales.
• Habilidades de adquisición para la complejidad especializada asociada con las adquisiciones IT .
• Habilidades de negociación para IT productos/servicios/soluciones con la competencia necesaria para llegar a una conclusión satisfactoria.
• Entusiasmo y empuje para ver el éxito del proyecto.
• Objetividad para garantizar que todas las propuestas se consideren por igual en función de sus méritos.

El PPT debe formarse y funcionar poco después de que se identifique la necesidad comercial de la agencia. La opinión de todos los responsables de los aspectos importantes de la adquisición debe obtenerse lo antes posible en el proceso. Esto es particularmente importante para las adquisiciones con requisitos de tiempo críticos. La planificación temprana sirve para acortar el proceso de adquisición.