Capítulo 10 - Políticas generales de adquisición de TI

10.26.3 Formato de presentación de propuestas

Formato de propuesta para propuestas conceptuales. Las propuestas proporcionarán una descripción directa y concisa de las capacidades, la experiencia y el enfoque. No se requieren ni son deseables folletos elaborados y/o materiales promocionales excesivos. Es posible que se exija a las empresas que presenten propuestas que hagan una presentación oral de su propuesta con la participación de personal clave. Toda la información solicitada en la Sección VI (A) "FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONCEPTUALES" debe incluirse en cualquier propuesta presentada a VITA. Además, todas las propuestas presentadas deben contener lo siguiente, además de los requisitos de los Procedimientos Modelo:

• Características del proyecto:
  • La propuesta debe incluir suficientes datos, análisis e información suficientes para convencer a VITA de que el proyecto serviría a un propósito público según lo requerido por el PPEA.
  • Proporcionar información sobre cómo el proyecto está alineado con los objetivos estratégicos de Virginia para la tecnología.
• Financiación:
  • La propuesta debe incluir información financiera suficiente que evidencie la estabilidad financiera del proponente y su capacidad para proporcionar financiamiento para respaldar el proyecto.
  • El plan financiero para el proyecto propuesto debe contener suficientes detalles, incluyendo estudios de análisis de costo-beneficio y fiscales, de modo que un análisis revele si el financiamiento propuesto es factible.
• Referencias:
  • Cada propuesta debe proporcionar información de referencia de tres a cinco proyectos relevantes exitosos completados por el proponente.
  • Las referencias deben incluir la siguiente información:
    • Propietario/patrocinador del proyecto (nombre y dirección de la empresa)
    • Gerente de proyecto del propietario (nombre, números de teléfono y fax)
    • Resumen del proyecto, presupuesto y coste final
    • Cronograma del proyecto (propuesto y real)
• Demandas o procedimientos arbitrales:
  • Cada propuesta debe incluir una lista y una explicación de todas las demandas y procedimientos de arbitraje durante los últimos tres años que involucren a cualquiera de las firmas proponentes o a cualquiera de sus principios.

Formato de propuesta para propuestas detalladas. Una propuesta detallada no debe apartarse significativamente del enfoque técnico o del plan de financiación descrito en la propuesta conceptual. Si un proponente se desvía significativamente en cualquiera de los dos aspectos, VITA puede rechazar la propuesta detallada por no conforme. En particular, la adopción de aspectos o características significativas de una propuesta conceptual competidora normalmente resultará en la descalificación y el rechazo de una propuesta detallada. En cualquier momento durante la etapa detallada, VITA puede solicitar a un proponente que proporcione información adicional, datos, análisis o cualquier otra información necesaria para revisar suficientemente el proyecto. Si es necesario para proteger la información confidencial adicional que pueda incluirse en la propuesta detallada, VITA y el proponente modificarán el acuerdo previamente firmado sobre la protección de la información confidencial según sea necesario.

Requisitos para las propuestas conceptuales y detalladas. Todas las propuestas de PPEA (fase conceptual y fase detallada) deben seguir el siguiente formato:

• Todas las propuestas presentadas deberán estar claramente marcadas como una "Propuesta PPEA".
• Para ser consideradas, se deben presentar un original y cinco (5) copias y una copia electrónica de cualquier propuesta solicitada o no solicitada.
• La tarifa aplicable debe pagarse a VITA para todas las propuestas no solicitadas.
• La portada debe incluir el título de la propuesta, el nombre y la dirección de la entidad proponente, la persona autorizada para actuar en nombre del proponente y sus números de teléfono y fax y dirección de correo electrónico.
• Un representante autorizado de la empresa o consorcio que hace la propuesta debe firmar la propuesta.
• Cada propuesta debe incluir un resumen ejecutivo, que incluya un resumen de la estructura organizacional, el tamaño de la(s) empresa(s), una breve historia y las áreas de experiencia que califican a la empresa para el trabajo y la gama completa de servicios requeridos para el proyecto propuesto.
• Todas las páginas de la propuesta deben estar numeradas consecutivamente.
• La propuesta debe contener una tabla de contenido que haga referencias cruzadas de los requisitos por categoría.
• Cada ejemplar de la propuesta deberá estar encuadernado o contenido de otro modo en un solo volumen, cuando sea posible.
• Toda la documentación de la propuesta para la que se haga una declaración de confidencialidad debe presentarse en un volumen encuadernado por separado y claramente marcado para facilitar la revisión por parte de VITA y reducir la posibilidad de divulgación inadvertida.
• Todas las propuestas de PPEA deben enviarse por correo o entrega en mano a:
  

  Director de Tecnologías de la Información
  C/O VITA, PPEA Propuestas
  7325 Beaufont Springs Drive
  Richmond, VA 23225