Preguntas frecuentes sobre el Sistema de Reporte de Proveedores (SRS)
Consulta las opciones de autoservicio en el enlace de abajo:
Sistema de Reportes de Proveedores - Acceso
Si tienes problemas de acceso a Okta:
Contacta con el VITA Customer Care Center - (866) 637-8482 o envía un email VCCC@VITA.VIRGINIA.GOV
Si tienes un problema con el portal SRS:
Contacta con SCM - (804) 968-0133 o SCMInfo@VITA.VIRGINIA.GOV
Por favor, consulte el enlace a continuación respecto a los requisitos de reporte de proveedores acordados cuando se adjudicó su contrato.
https://www.vita.virginia.gov/procurement/supplier-reporting/#supplier-vendor-reporting-requirements
Tu reporte sirve como tu factura. VITA no emite una factura separada por las tasas adeudadas. Puedes reimprimir una factura en cualquier momento empleando la función de búsqueda en tu cuenta SRS.
Pagos por correo a:
Virginia Information Technologies Agency
Atención: VITA Controller
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225
Requisitos de pago:
Haz cheques a nombre del Tesorero de Virginia.
Incluye el/los número(s) de factura que se está pagando.
También se aceptan transferencias ACH. Si necesita datos bancarios, por favor contacte con AR@VITA.VIRGINIA.GOV. Cerciórate de indicar cada número de factura en las notas de pago ACH.
Sí.
Empieza a introducir un reporte como sueles hacer.
Pasos: Envía un reporte → selecciona el contrato → elige el mes/año → haz clic en Siguiente → selecciona Enviar reporte.
Siguiendo estos pasos, se envía un reporte de cero ventas.
No se deben introducir partidas de línea. Las partidas de0.00 $ no son entradas válidas.
Estás obligado a informar de las ventas bajo el contrato bajo el que se valoraron originalmente, incluso si el contrato expiró.
Proceso: Ve a Enviar Reporte en el desplegable de Reportes de Proveedores. En la siguiente pantalla, cerciórate de que el botón de Reporte Suplementario esté seleccionado. Tras seleccionarlo, los contratos caducados aparecerán en el desplegable de contratos.
Todas las entradas de localidad deben registrar usando el código de localidad que se encuentra en la Lista de Entidades Solicitantes o en el desplegable de localidad. Todas las escuelas de K-12 deben estar listadas bajo la localidad donde se encuentra el distrito escolar. Por favor, cerciórate de revisar cada sección de la lista de valores válidos: Agencia, Local y Otros.
Si no puedes localizar la Entidad solicitante correspondiente, envía un email SCMInfo@VITA.VIRGINIA.GOV e incluye el nombre legal y la dirección de la entidad. Revisaremos la lista de valores válidos y crearemos la entrada adecuada si es necesario.
Usuarios de entrada manual: Una vez que SCM crea el valor, aparecerá en tu lista desplegable.
Subir usuarios: SCM proporcionará el valor asociado y lo agregará al SRS de inicio de sesión. Tendrás que volver a descargar la lista para cerciorarte de que tienes los valores más actualizados.
Cuando inicies sesión en SRS, el reporte aparecerá en la sección de Reportes Vencidos o en tu lista de Reportes Pendientes Pendientes. Puedes editarlo haciendo clic en el icono del lápiz junto al mes correspondiente.
Sí.
Para la entrada manual:
Envía tu reporte y SCMInfo@VITA.VIRGINIA.GOV email. El administrador de SRS revisará tu envío y responderá con confirmación y cualquier corrección necesaria. Si se necesitan actualizaciones, el reporte se devolverá a tu cuenta en estado de borrador.
Para el método de la plantilla de subida:
Envía tu plantilla completada por correo electrónico a SCMInfo@VITA.VIRGINIA.GOV. El administrador del SRS lo revisará en busca de errores y te avisará cuando esté listo para enviar, o proporcionará las correcciones necesarias antes de que lo envíes.
Dependiendo de cómo introduzcas la información en tu hoja de cálculo, tienes dos opciones:
Luego de agregar los datos, formatea las celdas relevantes como Texto e incluye el cero inicial.
Tras agregar los datos, inserta un apóstrofe (') antes del FEIN junto con el cero inicial.
Por ejemplo: '012345678.
La información del subcontratista se introduce como parte de la entrada del pago.
Si solo una parte de un pago debe ser acreditada a un subcontratista, tendrás que dividir el pago en dos líneas:
Línea 1: La cantidad que debe atribuir al subcontratista, incluyendo los detalles del subcontratista.
Línea 2: El importe restante, introducido sin ninguna información del subcontratista.
En la entrada manual, una vez que agregas un subcontratista a una entrada, su información se almacena y aparecerá en el desplegable de tu subcontratista para uso futuro.
Un subcontratista certificado SWaM/DBE es una compañía certificada por el Departamento de Pequeñas Compañías y Diversidad de Proveedores de Virginia (DSBSD) para operar como SWaM/DBE en Virginia.
Si trabajas con una compañía SWaM certificada en otro estado, también debe estar certificada en Virginia y estar listada en el Directorio de Certificación DSBSD. Si la compañía no aparece en el directorio, deberías introducir su información de contacto en la sección de subcontratistas de tu reporte.
SRS recibe un flujo de datos diario de DSBSD, que verifica automáticamente el estado de SWaM cuando introduces el FEIN del subcontratista.
Al introducir créditos en tu formulario de subida, debes formatear cantidades negativas usando el símbolo "-", no los paréntesis "( )".
Instrucciones:
1. Resalta la columna.
2. Haz clic derecho y selecciona Formatear celdas.
3. Elige Número en la pestaña Número.
4. Selecciona el formato del número negativo superior (el que usa el signo menos).