Licitaciones y contratos de alto riesgo

Según la Sección 2.2-4303.01 del Código de Virginia, un contrato de alto riesgo es cualquier contrato que cumpla con una de las siguientes condiciones:

1. Cuenta con un plazo inicial superior a $10 millones

2. Tiene un plazo inicial superior a cinco millones y cumple con uno de los siguientes criterios:

   1. El organismo público no ha adquirido los bienes o servicios en los últimos cinco años

   2. El organismo público tiene la intención de adquirir los bienes o servicios conjuntamente con otro organismo público

   3. El plazo previsto del contrato es superior a cinco años, sin incluir las renovaciones

Bajo la Sección § 2.2-4303.01 del Código de Virginia, la Oficina del Procurador General (OAG) y la Virginia Information Technologies Agency (VITA) deben revisar todas las solicitudes y contratos que cumplan con la definición de “alto riesgo” e involucren bienes y servicios de tecnología de la información para todos los organismos públicos estatales.  

El proceso de revisión de alto riesgo ofrece los siguientes beneficios a las agencias:

• Las licitaciones y contratos de IT son revisados por la OAG y VITA para confirmar el cumplimiento de todas las leyes, políticas, estándares y directrices aplicables de Virginia antes de su publicación y adjudicación.

• VITA garantiza que los contratos incluyan métricas de rendimiento claras y medibles, así como disposiciones de cumplimiento, tales como penalizaciones o incentivos, que respalden una gestión eficaz del rendimiento de los proveedores.

• Las agencias reciben orientación personalizada sobre plantillas, cláusulas contractuales y mejores prácticas de la industria. Esto ayuda a fortalecer los documentos de adquisición y apoya a las agencias a obtener el máximo valor para la Commonwealth mientras se minimiza el riesgo. Las revisiones verifican que las licitaciones y los contratos incluyan medidas sólidas de gestión y mitigación de riesgos para respaldar una implementación más fluida y relaciones efectivas entre proveedores y agencias.

• La revisión de VITA identifica riesgos operativos, de rendimiento, de seguridad, legales, de cumplimiento y financieros. Las agencias reciben un memorando que describe cualquier problema identificado para que puedan abordarlos antes de publicar la licitación o adjudicar el contrato, o decidir si los riesgos son aceptables.

Para enviar una licitación o contrato de alto riesgo para su revisión, complete lo siguiente:

• Asegúrese de que la licitación o el contrato de IT de alto riesgo esté incluido en el plan estratégico de su agencia y envíe una solicitud de requisitos comerciales de tecnología (BRT) en Planview para comenzar el proceso de gobernanza:
  • La solicitud debe ser enviada por el recurso de IT de su agencia (AITR) o la persona designada en Planview.
  • Si esta adquisición implica nueva tecnología, envíe un requisito comercial para nueva tecnología (BRnT, por sus siglas en inglés).
• Confirme la aprobación del caso de negocio de inversión (IBC).
• Enviar una solicitud de gobernanza de adquisiciones (PGR):
  • Los PGR deben ser presentados por el recurso de IT de su agencia (AITR) o la persona designada en Planview.
  • El PGR será aprobado por las direcciones de VITA y el CIO en Planview.
• Envíe la licitación o el contrato de IT de alto riesgo a VITA:
  • El AITR o la persona designada en Planview cargará el paquete completo de documentos en Planview.
  • La división de gestión de proyectos (PMD) de VITA iniciará el proceso de revisión de gobernanza de alto riesgo en Planview.
  • Las divisiones de VITA, incluida la de gestión de riesgos de la cadena de suministro (SCRM, por sus siglas en inglés), descargarán y revisarán el paquete de documentos.
• Una vez recibida la revisión del ciclo de vida de alto riesgo de Planview, la gestión de riesgos de la cadena de suministro (SCRM) de VITA revisará el paquete de documentos y proporcionará comentarios a través de observaciones y correcciones:
  • Envíe su solicitud de revisión de licitación o contrato de IT de alto riesgo a la Office of the Attorney General (OAG) al mismo tiempo.
  • Complete el formulario de solicitud de revisión de alto riesgo de la Oficina del Procurador General.
• Su agencia debe abordar cualquier comentario que indique un riesgo crítico o incumplimiento de la Sección 2.2-4303.01 y volver a presentar la licitación o el contrato de alto riesgo con las revisiones requeridas para que VITA los revise:
  • Los problemas o riesgos que no se aborden en los documentos reenviados se documentarán en un memorando de riesgos y se entregarán a la dirección de la agencia para su revisión y firma.
• Antes de que SCRM recomiende la aprobación del CIO para la publicación de la licitación o la adjudicación del contrato, SCRM debe recibir el formulario de revisión de alto riesgo de la OAG firmado.
• El AITR recibirá una notificación una vez que el CIO haya aprobado la solicitud en Planview:
  • Haga que su AITR tome una captura de pantalla de la aprobación del CIO en Planview.
  • Descargue la captura de pantalla de la aprobación del CIO y guárdela para el archivo de adquisiciones.
• Puede proceder con la publicación de la solicitud de propuestas (RFP) o la adjudicación del contrato solo después de recibir la aprobación formal del CIO.

Sí. Comuníquese con el recurso de IT de su agencia (AITR) para asegurarse de que la solicitud de gobernanza de adquisiciones (PGR) haya sido enviada y aprobada por el Director de Información (CIO) del Commonwealth of Virginia antes de enviar su solicitud o contrato de alto riesgo a VITA para su revisión.

• Visite la página de COV Ramp para obtener orientación sobre los pasos de supervisión requeridos y la documentación que debe incluir su licitación.

• Si algún componente de la licitación de IT de alto riesgo involucra servicios en la nube, obtenga un formulario de evaluación de COV Ramp en el portal de servicios de VITA.

• Busque la evaluación de servicios en la nube, luego desplácese hasta el archivo adjunto 1-1003 - Apéndice A y descargue el formulario. La evaluación de COV Ramp debe adjuntarse a su licitación y ser completada por los oferentes según las instrucciones de la solicitud de propuesta (RFP).

• Póngase en contacto con SCMinfo@vita.virginia.gov para obtener los términos y condiciones de la nube requeridos.

La asistencia está disponible para las agencias en solicitudes y contratos de alto riesgo. VITA procurement (gestión de la cadena de suministro) ofrece formación sobre el desarrollo de solicitudes y contratos de IT, condiciones contractuales de IT, riesgos asociados, declaraciones de trabajo, medidas de rendimiento y acuerdos de nivel de servicio, hitos del proyecto y tablas de entregables, negociaciones y gestión de contratos. Si está interesado en estos temas, envíe un correo electrónico a VITA procurement a scminfo@vita.virginia.gov.

El departamento de adquisiciones de VITA recomienda asegurarse de que se incluyan medidas de rendimiento sólidas en su solicitud y contrato de IT. Las medidas de rendimiento son métricas cuantificables de los niveles de servicio esperados y constituyen la columna vertebral de un contrato exitoso. Las medidas de rendimiento deben adaptarse para proporcionar datos precisos y fiables sobre el desempeño del proveedor en relación con las disposiciones de servicio acordadas. Las métricas elegidas deben ser capaces de identificar correctamente qué tan bien, y hasta qué punto, el proveedor cumple regularmente con los niveles de servicio esperados descritos en su contrato. Visite el Capítulo 30.3.1 Medidas de rendimiento de nuestro Manual de adquisiciones de IT para obtener orientación y ejemplos adicionales.

Cada medida de rendimiento debe estar vinculada a una disposición de cumplimiento correspondiente. Unas disposiciones de cumplimiento sólidas incentivarán al proveedor a cumplir sistemáticamente con las medidas de rendimiento establecidas en el contrato. Visite el Capítulo 30.3.2 Disposiciones de cumplimiento y soluciones del Manual de adquisiciones de IT de VITA y la herramienta Performance Metrics Tool para obtener orientación y ejemplos adicionales. Asimismo, consulte el video de capacitación sobre medidas de rendimiento.

Las soluciones contractuales son un medio para responsabilizar al proveedor de manera tangible por no cumplir con las medidas de rendimiento requeridas. Incentivan al proveedor a cumplir o superar de manera consistente las medidas de rendimiento requeridas contractualmente. Las soluciones pueden ser en forma de sanciones monetarias, o mediante el ejercicio de opciones contractuales como la rescisión o la búsqueda de servicios desatendidos a través de otro proveedor. Visite el Capítulo 30.3.2 Disposiciones de cumplimiento y soluciones de nuestro Manual de adquisiciones de IT y la Herramienta de métricas de rendimiento para obtener orientación y ejemplos adicionales.

VITA recomienda que las agencias incluyan una tabla de hitos y entregables del proyecto en sus solicitudes y contratos. Descargue la plantilla de hitos y entregables del proyecto y siga las instrucciones que se encuentran en el documento de Word.