Comprar el Manual de TI

Propósito: Este capítulo describe la autoridad legal de adquisición de VITA para bienes y servicios de IT y telecomunicaciones, así como la responsabilidad de VITA de establecer políticas, estándares y pautas de adquisición de IT y telecomunicaciones.

Puntos clave:

• VITA tiene autoridad de adquisición de TI para todas las agencias del poder ejecutivo e instituciones de educación superior que no están específicamente exentas de la autoridad de VITA.
• VITA tiene responsabilidades estatutarias de gobernanza/supervisión para ciertos proyectos y adquisiciones de TI de la Commonwealth.
• Solo VITA puede establecer contratos de TI en todo el estado.
• Los poderes judicial y legislativo, así como las agencias independientes, no están sujetos a la autoridad de adquisiciones de VITA.

Capítulo 1 - Propósito y alcance de las adquisiciones de Vita (PDF)

Propósito: Este capítulo proporciona orientación sobre cómo la adquisición de bienes y servicios de IT es diferente de la adquisición de productos no relacionados con IT y también proporciona orientación sobre el proceso de adquisición de IT.

Puntos clave:
• El abastecimiento de IT cambia constantemente y requiere la aplicación de mejores prácticas especializadas.
• Los riesgos tecnológicos deben analizar y mitigar durante el desarrollo de la solicitud y antes de la ejecución del contrato.
• La aplicación de estrategias y principios a la adquisición de tecnología posiciona al Commonwealth para maximizar los beneficios que recibe de la tecnología y reduce el riesgo de fallas de proveedores y tecnología.

Capítulo 2 ¿En qué se diferencia la adquisición de tecnología de la información? (PDF)

Propósito: Este capítulo describe la visión, la misión, los valores fundamentales y los principios rectores de la gestión de la cadena de suministro (SCM) de VITA. También analiza los servicios que SCM brinda al Commonwealth.

Puntos clave:
o SCM es la división de VITA encargada de desarrollar, implementar y liderar las políticas, estándares y pautas de adquisición de tecnología de la Commonwealth.
o SCM es la oficina central de compras de bienes y servicios de IT para la Commonwealth.
SCM busca lograr su misión de desarrollar y gestionar relaciones con los proveedores para maximizar el retorno de las inversiones en IT de la Commonwealth mediante la integración de las necesidades comerciales de sus clientes con sus proveedores estratégicos.

Capítulo 3 - Gestión de la cadena de suministro (SCM) de VITA (PDF)

Propósito: Este capítulo establece información de antecedentes y políticas que deben seguir las agencias e instituciones. La adhesión a esta política garantizará el cumplimiento de las regulaciones legales, protegerá la confianza establecido entre los funcionarios de adquisiciones y los ciudadanos del Commonwealth y establecerá un trato justo e igualitario de todos los proveedores que estén interesados en hacer negocios con el Commonwealth.

Puntos clave:
• VITA se compromete a desarrollar políticas de adquisiciones y mantener procesos de adquisiciones que sean justos, éticos, imparciales y en estricto cumplimiento de las leyes de la Commonwealth.
• Los profesionales de las adquisiciones tienen la responsabilidad de velar por que toda la información y documentación relativa a la elaboración de un pliego de condiciones o documento contractual para una contratación pública propuesta o adjudicación contractual prevista

Capítulo 5 Ética en la Contratación Pública (PDF)

Propósito: Este capítulo incluye políticas de adquisiciones que garantizan que las prácticas de adquisición y contratación de IT en el Commonwealth se ejecuten de manera consistente de una manera que promueva la competencia justa y abierta.

Puntos clave:
VITA está comprometida con la competencia justa y abierta a través de la implementación de políticas y procedimientos de adquisición que son transparentes para las agencias, los proveedores y el público.
o La competencia justa y abierta crea e impulsa valor, reduce costos y permite mayores opciones, ya que una mayor participación de los proveedores requiere la entrega de soluciones innovadoras y un mejor desempeño de los proveedores.

Capítulo 6 Competencia justa y abierta en la contratación de IT (PDF)

Propósito:  Este capítulo proporciona las políticas y pautas que las executive branch agencies del Commonwealth deben seguir para promover los objetivos socioeconómicos del Commonwealth al adquirir IT.

Puntos clave:

• La Orden Ejecutiva 35 establece el objetivo de que el Commonwealth supere su objetivo del 42% de sus compras a pequeñas compañías, incluidas las pequeñas compañías propiedad de mujeres, minorías, veteranos discapacitados en el servicio y microempresas.
• Los objetivos de cualquier agencia del poder ejecutivo bajo 2.2 -4310 del Código de Virginia para la participación de pequeñas compañías incluirán dentro de los objetivos un mínimo de 3% de participación de empresas de veteranos discapacitados en servicio como se define en § 2.22.2-2001 y 2.22.2- 4310 al contratar bienes y servicios.
• La Orden Ejecutiva 77 establece un objetivo estatal para reducir la contaminación plástica y eliminar la necesidad de nuevas instalaciones de eliminación de desechos estables en Virginia.
• VITA ha desarrollado políticas y directrices de adquisición diseñadas para alentar a los usuarios de contratos elegibles y a las agencias estatales a adquirir productos y servicios de TI que ayuden a minimizar el impacto ambiental del uso y la eliminación de esos productos.

Capítulo 7 Promoción de las iniciativas socioeconómicas del Commonwealth (PDF)

Propósito: Este capítulo establece las políticas y orientaciones de VITA sobre la preparación de especificaciones y requisitos efectivos para la adquisición de bienes y servicios de IT.

Puntos clave:
• Por su naturaleza, las especificaciones establecen límites y, por lo tanto, eliminan o restringen los elementos que están fuera de los límites trazados. Las especificaciones tecnológicas deben redactar para alentar, no desalentar, la competencia consistente con la búsqueda de la economía general para el propósito y la solución tecnológica prevista.
• Las especificaciones constituyen el núcleo de un documento contractual que regirá al proveedor de bienes o servicios requeridos en la ejecución del contrato, así como la base para juzgar el cumplimiento.
• Corregir un error de requisito luego de la entrega puede costar hasta 100 veces el costo de corregir el error de implementación.
• Los requisitos de adquisición son la base del alcance y la declaración de trabajo de la solicitud y el contrato.

Capítulo 8 Descripción de la necesidad: especificaciones y requisitos (PDF)

Propósito: Este capítulo cubre el proceso para determinar un precio justo y razonable relacionado con las adquisiciones de IT.

Puntos clave:
• Todos los profesionales de adquisiciones de IT tienen la responsabilidad fiduciaria de analizar el precio o el costo que el Commonwealth paga por sus bienes y servicios de IT.
• Un precio justo y razonable se caracteriza por factorizar la industria y los precios del mercado con el valor y la calidad esperados de los productos, soluciones y/o servicios a recibir. Justo y razonable no significa necesariamente la oferta más baja.
• Los precios justos y razonables se determinan mediante la realización de un análisis de precios o un análisis de costos.

Capítulo 9 Determinación de precios justos y razonables (PDF)

Propósito: Este capítulo contiene políticas generales aplicables a la adquisición de bienes y servicios de IT.

Puntos clave:
• Según la Ley de Libertad de Información de Virginia, la presunción es que todos los documentos en posesión de cualquier organismo público o funcionario público y todas las reuniones de organismos públicos estatales y locales están abiertos a los ciudadanos de la Commonwealth.
• En la medida permitida por la ley, este organismo público no discrimina a las organizaciones religiosas de acuerdo con el Código de Virginia, § 2.2-4343.1 o a un postor u oferente por motivos de raza, religión, color, sexo, origen nacional, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad o expresión de género, afiliación política o condición de veterano discapacitado en servicio o cualquier otra base prohibida por la ley estatal relacionada con la discriminación en el empleo.

Está prohibido realizar múltiples pedidos a uno o más proveedores de los mismos bienes o servicios similares o relacionados con el fin de evitar tener que utilizar el método apropiado de contratación o permanecer dentro de la autoridad delegada en la contratación o para evitar la competencia.

Capítulo 10 Políticas generales de adquisiciones de IT (PDF)

Propósito: Este capítulo analiza la planeación de adquisiciones de IT, que incluye los esfuerzos de todo el personal responsable de aspectos significativos de un proyecto de IT para garantizar que estén coordinados e integrados de manera integral.

Puntos clave:
• Como mejor práctica de adquisiciones de IT, se demostró que la planeación integral de adquisiciones de IT brinda múltiples beneficios a la contratación pública.
• La investigación de mercado es fundamental para una estable planeación de adquisiciones de IT y los resultados de la investigación de mercado deben ser entendidos por todo el equipo del proyecto de adquisiciones.
• La planeación estratégica de adquisiciones ayuda al Commonwealth a optimizar el rendimiento, minimizar el precio, aumentar el logro de los objetivos de adquisición socioeconómica, evaluar los costos totales de gestión del ciclo de vida, mejorar el acceso de los proveedores a las oportunidades comerciales y aumentar el valor de cada dólar de IT.
• VITA puede tener un contrato estatal de uso obligatorio u opcional existente que
satisfaga sus necesidades de adquisición de IT. Las agencias sujetas a la autoridad de adquisición de IT de VITA deben
determinar si hay uno disponible como primer paso en el proceso de planeación de compras.

Capítulo 11 Planeación de adquisiciones de IT y abastecimiento estratégico (PDF)

Propósito: Este capítulo cubre la preparación de documentos de declaración de alcance y declaración de trabajo (SOW) empleados en la adquisición de bienes y servicios de tecnología de la información.

Puntos clave:

• No se puede exagerar la importancia de la definición de requisitos, la declaración de alcance y los documentos de declaración de trabajo completos, claros y bien desarrollados para los documentos de licitación y contrato de TI.
• Es fundamental incluir y establecer todos los requisitos y expectativas técnicos, funcionales, de rendimiento y de gestión de proyectos de forma clara y sin ambigüedad en el SOW.
• El contenido y los detalles de la SOW dependerán de la naturaleza de la adquisición y pueden ir desde la compra extremadamente sencilla de un software empaquetado hasta la adquisición extremadamente compleja de una solución o diseño de sistema. 

Capítulo 12 Declaraciones de trabajo para adquisiciones de IT (PDF)

Propósito:  Este capítulo explica la importancia de desarrollar un equipo de proyecto de adquisiciones de IT estable (con los recursos adecuados, las habilidades adecuadas y el tiempo necesario para completar el trabajo.

Puntos clave:

• El PPT debe reunir la mayor cantidad de conocimiento posible para garantizar que se seleccione al proveedor mejor calificado.
• Los miembros/evaluadores de PPT deberán completar una Declaración de Confidencialidad y Conflicto de Intereses.

Capítulo 13 El equipo del proyecto de adquisiciones de IT (PDF)

Propósito: El propósito de este capítulo es proporcionar a los profesionales de compras de IT descripciones de varios métodos de adquisición de IT y cuándo emplear estos métodos.

Puntos clave:
• La competencia justa y abierta es el concepto central detrás de la Ley de Contratación Pública de Virginia. Los métodos de adquisición disponibles que emplean la competencia son cotizaciones rápidas, licitaciones selladas competitivas, negociación competitiva y subastas.
• Hay circunstancias en las que las adquisiciones competitivas no son prácticas. Hay ocasiones en las que solo hay un proveedor disponible en la práctica o en las que se debe abordar una emergencia de inmediato.

Capítulo 14 Selección del método de adquisición de TI (PDF)

Propósito:  Este capítulo define las pautas de pequeñas compras de IT y telecomunicaciones.

• Puntos clave:
  Se requieren reservaciones para las microempresas para todas las adquisiciones de menos de $10,000 cuando el precio cotizado es justo y razonable y no excede el cinco por ciento (del postor no certificado más sensible y responsable. Se requieren reservaciones para las pequeñas compañías certificadas por DSBSDDSBSD, para todas las adquisiciones de hasta $100,000 cuando el precio cotizado es justo y razonable y no excede el cinco por ciento (del postor no certificado más sensible y responsable.
• La revisión de los contratos estatales disponibles para bienes y servicios de TI o telecomunicaciones permite a las agencias e instituciones determinar si el producto o servicio tecnológico necesario se puede comprar a través de un contrato estatal.
• Se puede emplear una cotización rápida o RFP para pequeñas compras de hasta $200,000.
• Todas las adquisiciones de soluciones basadas en la nube (Software as a Service), independientemente del monto en dólares, están sujetas al cumplimiento por parte de la agencia de los requisitos de la Política de uso de terceros de VITA.

Capítulo 15 Procedimientos de compra de IT para pequeñas compañías (PDF)

Propósito: Este capítulo define las adquisiciones de IT de fuente única y describe las políticas de fuente única.

Puntos clave:

• Las adquisiciones de IT de fuente única se definen como adquisiciones en las que solo hay una solución para satisfacer las necesidades de IT de una agencia, y solo un proveedor puede proporcionar los bienes y/o servicios tecnológicos necesarios para la solución.
• Las soluciones de TI propietarias no justifican la adquisición de un único proveedor. Las adquisiciones propietarias se definen como aquellas en las que sólo hay una solución disponible para satisfacer las necesidades de TI de una agencia; Sin embargo, varios proveedores pueden proporcionar los bienes tecnológicos y/o servicios necesarios para la solución.

Capítulo 16 Adquisiciones de IT de fuente única (PDF)

Propósito:  Este capítulo define las adquisiciones de IT de emergencia y describe las políticas de adquisiciones de emergencia.

Puntos clave: 

• Cualquier agencia puede realizar adquisiciones de emergencia cuando surge una situación urgente y la necesidad particular de IT no se puede satisfacer a través de los métodos normales de adquisición. El jefe de la agencia debe aprobar la adquisición de emergencia por escrito.
• Una emergencia es una situación grave o urgente que requiere una acción inmediata para proteger a las personas o la propiedad. Una emergencia puede ser una amenaza para la salud, el bienestar o la seguridad pública causada por inundaciones, epidemias, disturbios, fallas de equipos, pérdidas por incendio o cualquier otra razón.
• La agencia está obligada a buscar primero los contratos estatales de VITA para determinar si las fuentes existentes están disponibles para cumplir con la adquisición de emergencia, ya que estos contratos han sido objeto de competencia y negociación.

Capítulo 17 Adquisiciones de TI de emergencia (PDF)

Propósito: Este capítulo proporciona orientación para realizar solicitudes de información, precalificación de proveedores y recepción de propuestas no aplicar.

Puntos clave:

• Una solicitud de información ( es un proceso comercial estándar para recopilar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores.
• La precalificación es un procedimiento para calificar productos o proveedores y limitar la consideración de ofertas o propuestas solo a aquellos productos o proveedores que han sido precalificados.
• Una propuesta no aplicar es una propuesta recibida que no es en respuesta a ninguna solicitud iniciada por una agencia o institución.

  Capítulo 18 RFI, Precalificación de proveedores, propuestas no aplicar (PDF)

Propósito:  Este capítulo contiene políticas y directrices relativas a la adquisición de bienes informáticos mediante el uso de subastas públicas, en línea e inversas.

Puntos clave: 

• La compra de bienes de IT y servicios no profesionales de una subasta pública será permitida por cualquier autoridad, departamento, agencia o institución de educación superior no exenta si el CIO lo aprueba previamente.
• Una subasta inversa es un método de contratación en el que se invita a los proveedores a presentar ofertas por determinados bienes o servicios no profesionales mediante licitaciones electrónicas en tiempo real, y la adjudicación se adjudica al proveedor menos responsable y con menor capacidad de respuesta.

  Capítulo 19 Subastas públicas, en línea e inversas (PDF)

Propósito: Este capítulo cubre las políticas relacionadas con el patrocinio y el uso de adquisiciones conjuntas y/o cooperativas, y el uso de contratos GSA por parte de organismos públicos, para la adquisición de bienes y servicios de IT.

Puntos clave:

• La adquisición conjunta y/o cooperativa se forma cuando varias partes identifican requisitos comunes adecuados para un acuerdo de adquisición conjunta y/o cooperativa y firman un acuerdo escrito para realizar adquisiciones conjuntas y cooperativas.
• El CIO debe aprobar todos los acuerdos de adquisición conjunta y/o cooperativa para la adquisición de bienes y servicios de IT y todas las compras de contratos adquiridos conjunta y cooperativamente, incluidos los contratos GSA, independientemente del monto de la compra de IT.
• Los contratos conjuntos y/o cooperativos, incluidos los contratos GSA, generalmente no deben usar para adquisiciones que involucren propiedad intelectual o que incluyan acuerdos de nivel de servicio.
• Si la adquisición conjunta y/o cooperativa implica una solución fuera de las instalaciones (alojada en la nube), las agencias deben seguir el proceso de Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS).
  
  

  Capítulo 20 Contratos conjuntos y cooperativos y GSA (PDF)

Propósito:  Este capítulo cubre la contratación basada en el desempeño y los acuerdos de nivel de servicio empleados en la adquisición de bienes y servicios de tecnología de la información.

Puntos clave:

• La contratación basada en el desempeño ( es un método de adquisición que estructura todos los aspectos de la adquisición en torno a los propósitos del trabajo que se realizará en lugar de describir la forma en que se realizará el trabajo.
• El elemento más importante de un PBC, y lo que lo distingue de otros métodos de contratación, son los resultados que se desean.
• La agencia debe determinar al menos un indicador de desempeño y un estándar para cada tarea y producto y vincularlos a una descripción de calidad aceptable.
• Los incentivos por desempeño pueden ser positivos o negativos y pueden ser monetarios o no monetarios, según el control de costos, la calidad, la capacidad de respuesta o la satisfacción del cliente.
  
    Capítulo 21 Contratos basados en el desempeño y acuerdos de nivel de servicio (PDF)

Propósito: Este capítulo cubre tanto las políticas como las orientaciones para la licitación competitiva sellada y el método de adquisición de invitación a licitación (IFB) empleado en la adquisición de bienes y servicios de IT, excluyendo los servicios profesionales.

Puntos clave: En las licitaciones competitivas selladas, es importante que los bienes o servicios de IT que se adquieren puedan describirse específicamente para que las ofertas puedan evaluarse con respecto a la descripción en los requisitos de IFB. Los términos y condiciones en un IFB no son negociables. Es imperativo que el IFB incluya todos los términos y condiciones obligatorios, estatutarios, especiales de IT y otros requisitos requeridos por el Commonwealth y por la agencia contratante.
• Se debe hacer apertura pública y anuncio de todas las ofertas recibidas.
• La adjudicación se realiza al postor responsable y con menor capacidad de respuesta.
• Si una agencia recibe dos o más respuestas a un IFB que cumplen con los criterios establecido en la Sección 2.2-4328.1, la agencia solo puede seleccionar entre esas ofertas.

  Capítulo 22 Licitación Sellada Competitiva de IT/Invitación a Licitación (IFB) (PDF)

Propósito:  Este capítulo analiza la licitación sellada competitiva de dos pasos para la adquisición de bienes y servicios de IT.

Puntos clave:

• La licitación competitiva sellada en dos etapas es una combinación de procedimientos competitivos diseñados para obtener los beneficios de la licitación sellada cuando no se dispone de las especificaciones adecuadas.
• No hay negociación en el proceso de licitación competitiva de dos pasos.
• Si una agencia recibe dos o más ofertas selladas para productos que cumplen con los requisitos de eficiencia energética y de agua descritos en §, esa agencia solo puede seleccionar entre esas ofertas.
  
    Capítulo 23 Licitación competitiva sellada en dos pasos (PDF)

Propósito: Este capítulo presenta orientación para planear, emitir, evaluar y negociar solicitudes de propuestas (RFP) de IT basadas en negociaciones competitivas. También proporciona información general sobre proyectos de IT basados en soluciones y en el rendimiento.

Puntos clave:
• La negociación competitiva es el método de adquisición recomendado por VITA cuando una agencia tiene una necesidad de IT definida y solicita a los proveedores que propongan la mejor solución para satisfacer esa necesidad.
• Comprometer el tiempo y los recursos adecuados para recopilar datos para desarrollar las RFP
requisitos comerciales, funcionales y técnicos.
• Es esencial que los profesionales de adquisiciones de IT comprendan el costo total de una solución empresarial basada en tecnología.

  Capítulo 24 RFP y negociación competitiva (PDF)

Propósito:  Este capítulo proporciona una discusión sobre cómo crear un documento de contrato de IT efectivo y bien preparado. 

Puntos clave:
• La formación de un contrato efectivo comienza al redactar la solicitud
• Todos los contratos de IT deben promover la excelencia en el desempeño de los proveedores.
• Debido a la naturaleza de la adquisición de tecnología y los muchos riesgos asociados con estas inversiones públicas, existen muchas disposiciones contractuales específicas que deben incluir en un contrato de tecnología que las agencias normalmente no emplean para compras que no son de tecnología.
• El profesional principal de adquisiciones asignado a un contrato de tecnología es responsable de garantizar la inclusión de las disposiciones contractuales federales y del Código de Virginia relevantes y cualquier término contractual específico de IT requerido por VITA.

Capítulo 25 Formación de contratos de IT (PDF)

Propósito: Este capítulo presenta métodos y estrategias para negociar un contrato de IT, riesgos a evitar y métodos probados para llegar a un acuerdo que respalde una relación exitosa y el éxito mutuo del proyecto.

Puntos clave:
• Un negociador eficaz está completamente preparado y conoce los requisitos técnicos y comerciales, así como las fortalezas y debilidades de su posición frente a la otra parte negociadora.
• La negociación exitosa comienza con la preparación al comienzo de la adquisición, incluso antes del desarrollo de la solicitud.
• Las áreas clave de preparación incluyen comprender las necesidades comerciales, comprender el mercado y contactar con las referencias de los clientes.
• La negociación de un contrato para licencias de software presenta algunas consideraciones de negociación únicas.
• Por lo general, hay más costos involucrados en una adquisición de tecnología que el precio de venta inicial. Los costos de soporte y tecnología auxiliar superan con creces cualquier ahorro de etiqueta que pueda parecer atractivo en la compra del artículo original.

Capítulo 26 Negociación de contratos de IT (PDF)

Propósito: Este capítulo proporciona políticas y pautas para la compra de software con licencia y el mantenimiento, incluidos COTS, y los servicios de soporte relacionados. También presenta una discusión integral sobre la propiedad intelectual.
Puntos clave:
• La solicitud bien preparada preparará el escenario para negociar un contrato exitoso de software y/o mantenimiento. Abordar los problemas de propiedad intelectual durante la fase de solicitud ayuda a garantizar la igualdad de condiciones para el Commonwealth y los posibles proveedores.
• Cualquiera que sea el objetivo comercial de la agencia al comprar el software, es ventajoso para la agencia incorporar flexibilidad en el contrato de licencia y / o mantenimiento de software para garantizar que las licencias puedan adaptar a los cambios en un entorno técnico en rápido movimiento.
• A excepción de las compras de software pequeñas, únicas o no críticas, VITA recomienda que no se emplee el acuerdo de licencia de un proveedor, pero que los términos finales de la licencia negociada se incluyan en el contrato de la agencia.
• Para los productos de software de revendedor de valor agregado (VAR), VITA requiere el uso de un anexo de contrato de licencia de usuario final con ciertos términos no negociables.

Capítulo 27 Contratos de licencia de software (PDF)

Propósito: Este capítulo proporciona información sobre los requisitos de seguridad y cumplimiento de la nube de la mancomunidad para todas las agencias al adquirir IT. VITA tiene autoridad legal para la seguridad de la información electrónica del gobierno estatal contra usos no autorizados, intrusiones u otras amenazas de seguridad mediante el desarrollo e implementación de políticas, estándares y pautas, y la provisión de procesos de gobernanza y auditorías para garantizar el cumplimiento de la agencia.

Puntos clave:
• Se requiere el cumplimiento de todas las políticas, estándares y pautas de seguridad de la información de todas las agencias estatales y proveedores que proporcionan productos o servicios de IT a su agencia.
• Además, cualquier adquisición de tecnología de la información realizada por los poderes ejecutivo, legislativo y judicial del Commonwealth y las agencias independientes se realizará de acuerdo con las leyes y regulaciones federales relacionadas con la seguridad y privacidad de la información.
• Además de la norma de seguridad VITA SEC525 para cualquier adquisición de servicios en la nube de terceros (alojados por el proveedor) (es decir, software como servicio), dado que las agencias tienen0 de dólares de autoridad delegada para adquirir este tipo de soluciones, existe un proceso distinto para obtener la aprobación de VITA para adquirir.
• Existen términos y condiciones de servicios en la nube especialmente requeridos que deben incluir en cualquier solicitud o contrato de servicios en la nube y un cuestionario que debe incluir en la solicitud para que los licitantes completen y envíen sus propuestas.

Capítulo 28 Requisitos de seguridad y poder de adquisiciones de TI de la agencia (PDF)

Propósito: Este capítulo establece las políticas y pautas de adquisición de IT requeridas y valiosas, antes y después de la adjudicación.

Puntos clave:
o Una vez finalizadas las negociaciones, si corresponde, y antes de adjudicar cualquier contrato de IT, el líder de adquisiciones asignado debe validar que el proveedor cumple con ciertos requisitos contractuales o legales críticos.
o Antes de adjudicar cualquier contrato de TI valorado en $250,000 o más, o un contrato para un proyecto importante, las agencias deben obtener las revisiones y aprobaciones VITA requeridas. Adicionalmente, se debe seguir el proceso de Revisión de Gobernanza de Adquisiciones (PGR) para cualquier inversión en tecnología valorada en $250,000 o más.
o Se recomienda que dentro de los 30 días posteriores a la adjudicación del contrato, se lleve a cabo una reunión de inicio del contrato.

Capítulo 29 Adjudicación y post-adjudicación de contratos de IT (PDF)

Propósito: Este capítulo define las solicitudes y contratos de "alto riesgo", los requisitos para una solicitud o contrato de "alto riesgo" y el proceso de revisión necesario para todas las solicitudes y contratos de IT de "alto riesgo".

Puntos clave:
o Todas las solicitudes y contratos de TI de "alto riesgo", como se define en § 2.2-4303.01(A), deben ser revisados tanto por VITA como por la Oficina del Fiscal General (OAG) antes de la publicación de una solicitud de alto riesgo y antes de la adjudicación de un contrato de alto riesgo.
o VITA Contract Risk Management llevará a cabo solicitudes de IT de alto riesgo y revisiones de contratos de acuerdo con § 2.2-4303.01(B).
o Todas las solicitudes y contratos de alto riesgo deben incluir medidas de desempeño claras y distintas y disposiciones de cumplimiento, incluidos los recursos en caso de incumplimiento del Proveedor
o eVA servirá como sistema de registro para informar datos relacionados con el desempeño de contratos de alto riesgo.

Capítulo 30 Solicitudes y contratos de TI de alto riesgo (PDF)

Propósito: Este capítulo establece las políticas de VITA sobre los procedimientos de protesta relacionados con la adquisición de bienes y servicios de IT.

Puntos clave:
• VITA recomienda que todas las solicitudes de propuestas y contratos de IT se sometan a varias capas y perspectivas de revisión para producir una revisión holística y mitigar el riesgo de protesta.
• La política de VITA es ser abierta y transparente con sus proveedores para promover un proceso de adquisición justo y competitivo.

Capítulo 32 Procedimientos de protesta (PDF)

Propósito: Este capítulo proporciona una discusión sobre la administración posterior a la adjudicación de contratos de adquisiciones de IT.

Puntos clave:

• El proceso de administración del contrato comienza con la documentación de la solicitud y continúa desde el momento de la adjudicación del contrato hasta que el trabajo se ha completado y aceptado, se han resuelto todas las disputas o ajustes, se ha realizado el pago final y el contrato se cierra formalmente.
• El administrador del contrato debe comprender todas las actividades que se esperan de él/ella, en función del protocolo de la agencia y en relación con la complejidad y los requisitos del contrato IT específico.
• El administrador del contrato debe leer y familiarizarse con los documentos contractuales con el fin de establecer un cronograma de actividades para garantizar el cumplimiento por ambas partes del contrato: el proveedor y la agencia.
• El éxito de un contrato depende tanto de la administración posterior a la adjudicación como de una declaración de trabajo bien redactada o de normas de rendimiento rígidas.
• En caso de que surjan reclamaciones y disputas para cualquiera de las partes durante la ejecución del contrato, la accesibilidad a los documentos del archivo de administración del contrato puede ser de suma importancia. Por lo tanto, es fundamental que toda la documentación relacionada con las acciones contractuales, el desempeño del proveedor y el desempeño de la agencia se mantenga y sea accesible.

Capítulo 34 Administración de contratos de IT (PDF)