Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.5.1 Actualización de los sistemas financieros y de gestión de contratos, carteras y contratos de la agencia/Commonwealth

El administrador del contrato seguirá el protocolo y el proceso de su agencia para actualizar cualquier sistema financiero o contractual para mover el contrato a un estado cerrado o inactivo. En algunos sistemas, es necesario eliminar el contrato por completo de una lista de contratos activa. El administrador del contrato debe asegurarse de que todos los puntos de contacto de datos electrónicos se actualicen para reflejar el estado de un contrato rescindido de acuerdo con los requisitos de su agencia, incluidos los requisitos de cierre o informes del Departamento de Cuentas y la Administración de Subvenciones Federales, según corresponda.

Además, los administradores de contratos de VITA eliminarán o coordinarán con los propietarios de procesos designados (es decir, el Coordinador de IFA), la necesidad de cambio de estado o eliminación de un contrato estatal terminado de la base de datos del sitio web de VITA, del catálogo de eVA publicado y de otras ubicaciones (es decir, la base de datos de proveedores de IFA) de acuerdo con los procesos y procedimientos de jubilación de contratos de VITA.

Para todas las agencias, el administrador del contrato debe trabajar con el Propietario del Negocio/Gerente de Proyecto o el Gerente del Contrato del contrato para asegurarse de que las actualizaciones del estado del contrato terminado se procesen en los sistemas de Administración de Cartera de la Commonwealth de la agencia y en cualquier sistema requerido de la Commonwealth.