34.3 Modificación, tramitación y administración
34.3.5 Alcance
El administrador del contrato también procesará las modificaciones del alcance del contrato presentadas por el propietario de la empresa/gerente del proyecto. Se debe promover una consideración cuidadosa de los cambios en el alcance para eliminar los riesgos potenciales para la agencia y el Commonwealth, especialmente en las áreas de presupuesto, cronograma, interdependencias que pueden afectar los sistemas y/o infraestructuras heredados existentes o planificados, o en exceder o reducir la intención y el objetivo de la adquisición original.
Una modificación del alcance puede variar desde agregar otra sesión de capacitación hasta agregar otra interfaz o aumentar el número de licencias de software. Cada uno de estos ejemplos también aumentaría el precio del contrato, por lo que también sería necesaria una modificación de la lista de precios. Es probable que una sesión de capacitación adicional o la adición de más licencias de software no afecten a ningún hito crítico ni al cronograma del proyecto; Sin embargo, una nueva interfaz ciertamente podría, por lo que cualquier hito de entrega y fechas de pago necesitaría ajustes. Además, el acceso a la infraestructura de VITA, a ciertos datos o a las instalaciones de la Commonwealth podría verse afectado; Es posible que el cronograma de pruebas planificado y muchas otras áreas deban modificarse debido a un solo cambio de alcance. Las propuestas de precios de los proveedores que resulten del cambio de alcance deben incorporarse al documento de modificación.
Este es otro ejemplo de cómo un cambio de alcance podría afectar a otros términos del contrato: si se modificara un criterio de rendimiento o aceptación o un elemento del acuerdo de nivel de servicio, probablemente requeriría negociaciones entre las partes. Es posible que el proveedor o la agencia desee ajustar los incentivos o penalizaciones por rendimiento en función del cambio.
El administrador del contrato debe buscar la ayuda del propietario de la empresa/gerente del proyecto para ayudar a identificar todas las áreas del contrato que requerirían modificación debido a un cambio de alcance e incorporarlas todas en la misma modificación. De lo contrario, se podrían generar conflictos y/o áreas de disputa potencial. VITA también está disponible para ofrecer asistencia a las agencias en esta área enviando un correo electrónico a: scminfo@vita.virginia.gov.
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