34.3 Modificación, tramitación y administración
34.3.2 Plazo o rescisión
El administrador del contrato tramitará todas las modificaciones debidas a la ampliación del plazo, ejercicio de la opción o renovación del contrato y/o de los acuerdos relacionados; es decir, licencia de software, acuerdo de custodia.
El administrador del contrato querrá asegurarse de que cualquier modificación para extender el plazo del contrato, o para ejercer un plazo o una opción de renovación, se complete a más tardar 30 días antes de la fecha de vencimiento actual. Esto también es fundamental para cualquier acuerdo de custodia, licencia de software o renovaciones de mantenimiento. Cualquier lapso puede crear riesgos para la agencia y el Commonwealth. Se debe tomar la misma medida oportuna si el contrato incluye una disposición de "Transición de servicios" en la que el proveedor acepta brindar asistencia a la agencia en caso de que el esfuerzo del contrato se transfiera a otro proveedor o a la agencia debido a la autosuficiencia.
El administrador del contrato procesará cualquier documentación de rescisión, por incumplimiento, incumplimiento, no apropiación de fondos o si la agencia rescinde por conveniencia. Cuando la rescisión se produce por cualquier motivo, excepto el final del plazo del contrato, se debe notificar al proveedor de acuerdo con los requisitos contractuales. Si la rescisión por incumplimiento se produce como resultado de las disposiciones de subsanación y reparación del contrato, asegúrese de que se haya producido el tiempo asignado para la notificación, el período de subsanación y el período de reaceptación por parte de la agencia y que toda la documentación de respaldo relevante esté en el archivo del contrato. Todas las acciones de rescisión se llevarán a cabo de acuerdo con los requisitos contractuales (incluido el Procedimiento de Apelaciones Administrativas y las disposiciones de resolución de disputas) y los procesos y procedimientos de la agencia. Véase la subsección 34.2.10, más arriba, para obtener más información sobre la rescisión por incumplimiento o incumplimiento.
En caso de rescisión, ni el Commonwealth, ni la agencia, ni ningún usuario autorizado tendrán ninguna responsabilidad futura, excepto por los entregables aceptados por la agencia o el usuario autorizado o los servicios prestados por el proveedor y aceptados por la agencia o el usuario autorizado antes de la fecha de terminación. A continuación, el administrador del contrato comenzará el proceso de cierre del contrato. Además, los contratos estatales de VITA deben eliminarse del sitio web de VITA y cualquier catálogo de proveedores, asociado con el contrato, debe eliminarse de eVA notificando a scminfo@vita.virginia.gov para obtener asistencia.
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