Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.3.0 Modificación, tramitación y administración

El cumplimiento del proveedor con las certificaciones, licencias e informes requeridos contractualmente debe verificarse antes de la ejecución de cualquier modificación del contrato que aumente el valor o el alcance del contrato o cualquier beneficio o incentivo para el proveedor. La siguiente información puede ayudar al proceso de validación de proveedores del administrador del contrato:

• Valide el estado de inhabilitación del proveedor en el sitio web de eVA en: Lista de proveedores inactivos de eVA

• Valide el estado de inhabilitación federal del proveedor en el sitio web federal si los fondos federales respaldan el contrato en: https://sam.gov/

• Valide el estado de cumplimiento fiscal del proveedor (por ejemplo, no se está realizando ninguna intercepción actualmente) llamando al 804-367-8380 o por correo electrónico a: Irms.Support@tax.virginia.gov

• Validar que el proveedor esté cumpliendo con su Plan de Adquisiciones y Subcontratación de Proveedores obligado contractualmente y con los requisitos de presentación de informes, ya que el incumplimiento puede prohibir o retrasar cualquier renovación o modificación del contrato.

• Valide el cumplimiento de los informes de ventas de proveedores/IFA (solo VITA) por correo electrónico a: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• Validar que el proveedor tenga una autorización vigente para realizar transacciones comerciales en la Commonwealth mediante la obtención de una copia del formulario de registro actual del proveedor y el número de identificación de SCC

Además, los administradores de contratos deben cumplir con los requisitos legales con respecto a las modificaciones de contratos que se encuentran en el Código de Virginia, en § 2.2-4309.

Se requiere que el administrador del contrato esté familiarizado con el lenguaje de modificación o enmienda del contrato y que se asegure de que la modificación propuesta se pueda realizar y sea aprobada por todas las partes interesadas requeridas, principalmente el proveedor y el propietario del negocio/gerente del proyecto de la agencia. El administrador del contrato será responsable de garantizar que todas las modificaciones se procesen de acuerdo con el contrato y cualquier requisito/limitación estatutario o federal (si el contrato está financiado por el gobierno federal). Los siguientes requisitos se aplican a IT modificaciones del contrato:

• Todas las aprobaciones necesarias para cualquier modificación se validan en el expediente del contrato.

• Si se requieren fondos para una modificación, se reciben todos los fondos y el cambio de financiamiento no DOE entrar en conflicto con la sección 2.2-4309 del Código de Virginia.

• La modificación no DOE crear un conflicto con ninguna otra disposición del contrato.

• La validación del estado de inhabilitación del proveedor, el cumplimiento de los impuestos estatales y el cumplimiento de los informes SWaM o de ventas/IFA (si corresponde) se registran en el archivo.

• La modificación no DOE entrar en conflicto con las disposiciones legales relacionadas en el Código de Virginia y la Ley de Contratación Pública de Virginia.

• El proveedor está obligado a firmar el documento de modificación ante la agencia DOE.

• El formato del documento de modificación del contrato está de acuerdo con el protocolo de la agencia.

• La notificación a las partes interesadas pertinentes y las actualizaciones de los registros electrónicos y las bases de datos contractuales o financieras se realizan de acuerdo con los procesos y procedimientos de la agencia.

• Las copias de todas las versiones completamente ejecutadas se encuentran en el archivo del contrato

• En el caso de VITA SCM, proporcione todas las modificaciones del contrato según sea necesario según los procesos de SCM. Las copias impresas deben colocarse en el archivo del contrato. Para los contratos estatales que requieren actualizaciones web, siga los procesos establecidos.