Capítulo 34 - Administración de contratos de TI

34.2.4 Supervisar los entregables y la aceptación

Dependiendo de la complejidad y el valor del proyecto, el propietario del negocio/gerente del proyecto de la agencia puede manejar esta actividad, puede solicitar asistencia solo del administrador del contrato o puede solicitar que el administrador del contrato se encargue totalmente de esta actividad. Si el contrato, la declaración de trabajo o el plan de hitos del proyecto no DOE incluir una lista clara de todos los entregables, sus fechas de vencimiento y requisitos de presentación, el administrador del contrato debe desarrollar una lista maestra con fechas y crear un calendario para monitorear el rendimiento del proveedor de los entregables oportunos.

El contrato puede estipular que la agencia tiene un cierto número de días para aceptar los entregables o se considerarán aceptados, lo que podría ir en detrimento del proyecto o de la agencia. Por lo tanto, es vital que el administrador del contrato supervise el rendimiento de la agencia, así como el del proveedor.

Si el contrato exige que cada producto vaya acompañado de una carta de transmisión o exige que la agencia acepte por escrito al proveedor cada producto entregable, estos documentos deben copiarse en el archivo del contrato, ya sea para su almacenamiento electrónico o en papel. El (los) destinatario(s) de la agencia y el (los) lugar(es) de entrega para cada entregable, ya sea producto (hardware o software), electrónico, en papel o servicio, deben especificarse en el contrato, pero si no es así, el administrador del contrato sin duda querrá asegurarse de que los entregables se presenten a tiempo y se reciban/acepten de acuerdo con los requisitos del contrato, ya que este es un criterio de cumplimiento exitoso del contrato por ambas partes.

Si el contrato requiere algún manejo específico o especial de envío y transporte, responsabilidad o responsabilidad, esto también deberá ser monitoreado para su cumplimiento. La función de coordinación de esto también puede asignarse al administrador del contrato. De lo contrario, el administrador del contrato aún tendrá que supervisar.

Si el contrato requiere que el proveedor brinde sesiones de capacitación o presente una demostración de "solución" como parte de su compromiso de desempeño, el administrador del contrato puede ser responsable de coordinar la ubicación, los recursos, el acceso de seguridad, la fecha y la agenda para esto. Es posible que el proveedor requiera recursos de medios especiales.

El administrador del contrato deberá supervisar las nuevas versiones de software si el contrato incluye un requisito similar al siguiente: "Proporcionar a todos (Agencia o Usuarios Autorizados) a más tardar el primer día de la versión general, copias del Software y la Documentación revisadas para reflejar cualquier mejora, incluidas todas las nuevas versiones, actualizaciones y modos de acceso, al Software realizado por el Proveedor, incluidas, entre otras, las modificaciones al Software que puedan aumentar la velocidad, la eficiencia o la base de operación del Software o agregar capacidades adicionales o mejorar la funcionalidad del Software". Es posible que este producto en particular no se especifique directamente en la declaración de trabajo del contrato o en la lista de productos, pero puede estar en el cuerpo del contrato real. Este requisito, titulado "Nuevos lanzamientos", se encuentra en el cuerpo de los modelos de contrato relevantes de VITA; es decir, Software y solución.

Si un producto se retrasa, es inaceptable o hay alguna otra disputa, el administrador del contrato puede ser responsable de coordinar la comunicación y resolución requeridas. De lo contrario, el administrador del contrato aún deberá estar al tanto de todas las actividades, comunicaciones y estado de la agencia y el proveedor en torno a dicho entregable en caso de que esta situación afecte cualquier otra área de la relación y el estado contractual. El administrador del contrato debe obtener copias de la documentación pertinente, ya que el expediente del contrato debe incluir datos justificativos completos en relación con dicha situación.