Capítulo 32 - Procedimientos de protesta

32.12.2 Formas de minimizar la probabilidad de protestas

Las garantías de las agencias de compras para minimizar la probabilidad de protestas incluyen, pero no se limitan a:

• Desarrollar especificaciones y requisitos de solicitud de manera objetiva.
• Asegúrese de que las solicitudes no incluyan lenguaje, disposiciones, requisitos o especificaciones contradictorias y que no haya instrucciones confusas.
• Haga que varios expertos en la materia del equipo de adquisiciones y de la agencia revisen la solicitud en busca de brechas, lenguaje contradictorio, objetividad y realismo del proceso.
• Asegúrese de que todos los miembros del equipo de evaluación o proyecto de adquisiciones lean y firmen las declaraciones de conflicto de intereses y confidencialidad.
• Confirme que todos los miembros del equipo de evaluación o proyecto de adquisiciones sean conscientes de que no deben comunicarse con posibles proveedores, sino que dirijan todas las comunicaciones iniciadas por los proveedores al punto de contacto único de la adquisición.
• Seguir los procesos de adquisición y las obligaciones establecidas en la solicitud. 
• Asegúrese de que la solicitud defina completamente las responsabilidades de ambas partes. Si un proveedor es capaz de identificar completamente sus costos asociados con un proyecto determinado, generalmente estará más dispuesto a proporcionar a la agencia una mejor propuesta o oferta. Si los proveedores no están seguros de los costos futuros, agregarán un colchón a su precio para tener en cuenta esa incertidumbre.
• Comunícate activamente con los proveedores durante el proceso de solicitud sobre cuestiones de especificación. Utilice una conferencia previa a la licitación para desarrollar conciencia sobre las preocupaciones de los proveedores y las deficiencias en las especificaciones. Asegúrese de que todas las preguntas de los proveedores se presenten por escrito y/o en una conferencia previa a la licitación. Responder a todas las preguntas y comunicaciones de los proveedores por escrito. No se deben incluir respuestas telefónicas, ya que no hay un registro objetivo de la comunicación. 
• Tenga en cuenta que el objetivo principal de la mayoría de los proveedores es participar en un proceso justo y abierto. Asegúrese de que sus acciones y palabras lo comuniquen a los proveedores. 
• Esfuércese por resolver todas las inquietudes antes de la adjudicación del contrato. Informar a los proveedores que deben plantear todas las preocupaciones relevantes con respecto a las especificaciones o los requisitos de licitación/propuesta antes de la fecha y hora especificadas en el documento IFB, o en el caso de una RFP, antes de que se completen las negociaciones. Informar a los proveedores que, si no lo hacen, no se permitirán protestas posteriores basadas en esos problemas.
• Revise minuciosamente todos los problemas planteados por los proveedores con los clientes y los miembros del equipo de compras. Trate de acomodar esas preocupaciones cuando sea posible. Si es necesario realizar cambios en la solicitud como resultado de esa revisión, publique una enmienda para todos los posibles proveedores. 
• Si la agencia no puede satisfacer las preocupaciones de un proveedor, infórmele a ese proveedor lo antes posible en el proceso de solicitud y hágalo de manera positiva y proactiva.
• Ser oportuno en la respuesta a los posibles proveedores. Proporcionar a los proveedores tiempo suficiente para elaborar una oferta/propuesta que satisfaga las necesidades comerciales IT de la agencia. 
• Proporcionar a todos los proveedores la misma información. Trátelos con cortesía y respeto y anímelos a presentar su mejor oferta/propuesta posible.
• Documente todas las conversaciones o interacciones con los proveedores durante el proceso de solicitud. Esta documentación resultará invaluable si un proveedor protesta la adjudicación de un contrato basándose en un malentendido durante la solicitud. 
• Para obtener ayuda, póngase en contacto con: scminfo@vita.virginia.gov .