Capítulo 29 - Adjudicación y gestión posterior de contratos de TI

29.6.2 Reunión de lanzamiento del contrato

Una reunión de inicio de contrato o de orientación es una interacción entre la agencia y el proveedor que se lleva a cabo poco después de la adjudicación de un contrato. Se recomienda que dentro de los 30 días posteriores a la adjudicación del contrato, se lleve a cabo una reunión de lanzamiento del contrato. Entre los asistentes se encuentran el responsable de adquisiciones de la agencia de contratación, el gerente/administrador del contrato, el propietario de la empresa/gerente del proyecto, los líderes técnicos y el representante de SWaM de la agencia (y en el caso de VITA, el coordinador de IFA, según corresponda); gerente de proyecto o de cuenta del proveedor, gerente de contratos y personal técnico clave; y cualquier otra parte interesada significativa que tenga un papel en la ejecución exitosa del contrato. El propósito de esta reunión será revisar todas las obligaciones contractuales de ambas partes, todos los requisitos administrativos y de presentación de informes, y discutir cualquier otra relación, responsabilidad, comunicación y criterios de desempeño establecidos en el contrato. No todos los contratos requieren una reunión formal de lanzamiento a gran escala, pero después de la adjudicación, cada contrato debe ir acompañado de una discusión para garantizar que las partes acuerden las expectativas de desempeño, los requisitos y los procedimientos administrativos aplicables en virtud de los términos del contrato. El líder de adquisiciones de la agencia debe tomar una decisión sobre si es necesaria una reunión inicial o si una conferencia telefónica será suficiente. VITApersonal de abastecimiento y/o adquisiciones llevará a cabo estos contratos para VITA de acuerdo con los procedimientos internos vigentes en ese momento. En el caso de contratos menos complejos y de bajo valor en dólares, puede ser adecuada una llamada telefónica al proveedor para revisar los puntos principales del contrato. Los siguientes factores pueden utilizarse para determinar la necesidad de una reunión formal o una revisión telefónica:

• Tipo de contrato
• Valor y complejidad del contrato
• Duración del contrato, plazo de ejecución y/o entrega
• Requisitos
• Historial de contratación de los suministros o servicios requeridos
• Experiencia/trayectoria del proveedor
• Urgencia del calendario de entrega
• Experiencia previa de la agencia con el proveedor
• Cualquier requisito de pago especial o inusual
• Criticidad o complejidad del contrato

La reunión inicial no debe usarse para cambiar los términos del contrato, pero debe lograr lo siguiente:

• Revisión de los términos y condiciones contractuales
• Revisión y coordinación de los seguros y certificados de seguro requeridos
• Identificación de roles y responsabilidades para incluir a los gerentes/administradores de contratos de las partes, gerentes de proyectos, líderes técnicos clave, etc.
• Refuerzo de las expectativas de rendimiento del contrato, mediciones y cualquier remedio
• Revisión de cualquier acuerdo de incentivos
• Refuerzo de cualquier acuerdo de asociación.
• Discusión del cronograma e hitos del proyecto.
• Revisar y/o aclarar los requisitos funcionales y técnicos del contrato, incluyendo cualquier seguridad, confidencialidad, accesibilidad IT y/o cumplimiento de la Sección 508 .
• Requisitos de informes, según corresponda, incluidos SWaM, ventas, estado, nivel de servicio, etc.
• Procedimientos de administración de contratos aplicables, incluida la entrega, inspección y aceptación de entregables, modificaciones, seguimiento de contratos y medición del progreso
• Revisión de los procedimientos de pedido de eVA, si corresponde.
• Revisar los requisitos y procedimientos de facturación y pago
• Replantear los criterios de entrega, inspección y aceptación
• Explicación de los límites de autoridad para el personal de ambas partes
• Procedimientos para el escalamiento

Después de la reunión inicial, el responsable de adquisiciones debe preparar un memorándum para el expediente en el que se detallen los elementos tratados. Debe incluir las áreas que requieren resolución, una lista de participantes y, en particular, las personas asignadas a responsabilidades para acciones futuras y las fechas de vencimiento para esas acciones. Se distribuirán copias del memorándum a todos los participantes.