Capítulo 27 - Contratos de licencias y mantenimiento de software

La siguiente lista incluye las mejores prácticas para la adquisición de software que pueden lograr mayores beneficios:

• Defina lo que se va a lograr con el software, la plataforma/entorno actual y deseado y todas las expectativas de rendimiento funcional y técnico en la solicitud y el contrato. Debido a que estos deben ser exhaustivos y completos, los usuarios finales afectados deben formar parte de la planificación del proyecto y de las discusiones del comité previo a la compra.

• Un proveedor puede insistir en que la agencia acepte sus términos de licencia de software estándar, sin embargo, se deben llevar a cabo negociaciones diligentes. El Commonwealth y VITA pueden tener términos obligatorios y, si se aceptan los términos estándar del proveedor, puede poner en riesgo al Commonwealth. La asistencia para la negociación de contratos de software puede obtenerse poniéndose en contacto con: scminfo@vita.virginia.gov.

• Intenta distribuir los pagos en función de eventos o hitos. Al igual que trabajar con un contratista de viviendas, pagar todo de una vez puede reducir el apalancamiento de la agencia si hay un problema más adelante. Asignar cuidadosamente todos los pagos a hitos, niveles de servicio y/o criterios de aceptación claramente definidos y negociados previamente; Incluya las fechas exactas de entrega.

• Asegúrese de que las políticas y los requisitos de rescisión del contrato sean claros y estén por escrito.

• Deletrea todo. Aunque puede ser más trabajo, incluya en el contrato los requisitos de entrega (detalles de lo que hará un producto en qué momento). Incluya las consecuencias si el software no DOE funcionar como se esperaba. Un acuerdo de nivel de servicio podría decir que por cada hora que un servidor está caído más allá de las 24 horas, el proveedor acredita a la agencia $1,000.

• No acepte automáticamente el primer precio que ofrezca el proveedor. La agencia debe esforzarse por obtener mejores precios sin destruir la relación cliente-proveedor. Si esa relación no es positiva, una agencia puede asegurar un buen precio durante el primer período del contrato, comprometerse con un producto y luego ver un aumento significativo de precio en los años siguientes o en los servicios de soporte y mantenimiento. Sea persistente en los esfuerzos por bajar los precios. Si el proveedor no puede o no quiere bajar los precios, pregunte quién en su cadena de mando tiene la autoridad para negociar y trabajar con esa persona. Recuerde a los proveedores que si el Estado Libre Asociado o su agencia adopta una nueva tecnología, otros clientes del gobierno estatal o local pueden seguirla.

• Una agencia puede aprovechar su poder adquisitivo al ser parte de un grupo más grande de compradores y comprar un contrato estatal de VITA. Esto aumenta los clientes potenciales del proveedor y puede resultar en precios más bajos.

• Negocie contratos de varios años para obtener un porcentaje de descuento. Las agencias deben esperar recibir un descuento del 5% al 15% sobre el precio final con descuento. Tenga cuidado de no mezclar un descuento de varios años con un descuento por volumen. El descuento plurianual y el descuento por volumen deben negociarse por separado y restarse del precio original.

• Ten claros los derechos sobre tus datos. Los proveedores deben estar sujetos a un acuerdo de confidencialidad. Al finalizar el contrato, se requiere que un proveedor entregue todos los datos de la Commonwealth o de la agencia en un formato utilizable.

• Asegurarse de que la licencia de software que se está adquiriendo sea perpetua y nunca se agote, incluso al final del contrato de software, cuando expiran las tarifas de mantenimiento o si la empresa es adquirida o quiebra.