Capítulo 27 - Contratos de licencias y mantenimiento de software

Apéndice B: Lista de verificación de contratos de PI/TI

Número de elemento de la lista de verificación	El acuerdo debe contener	¿Qué significa?
1	Funcionalidad del software Representaciones escritas Documentación	Todos los requisitos de solicitud y las representaciones, certificaciones y verificaciones de los proveedores deben incluirse en el acuerdo.
2	Acuerdos de nivel de servicio tiempo de respuesta capacidad Compatibilidad de interfaz	Incluya acuerdos de nivel de servicio en los que el proveedor acuerde niveles específicos de servicio.
3	Configuración del sistema Compatibilidad Capacidad	Si el proveedor no cumple con el rendimiento (estado actual, no futuro) debe incluirse específicamente en el acuerdo.
4	Nuevo software Ruta de actualización ¿Funcionará?	Si el sistema es o requiere un nuevo desarrollo de software, detalle la responsabilidad del proveedor para garantizar que funcione según lo prometido con la plataforma actual.
5	Protección antivirus En el momento de la entrega En uso	El acuerdo debe incluir cómo funcionará el componente antivirus y cuándo estará completamente operativo.
6	Protección anti-vaporware ¿Existe el producto? Si no es así, ¿cuándo?	Igual que el anterior.
7	Titularidad de la propiedad intelectual En el momento de la entrega En uso En bancarrota	La titularidad de la propiedad intelectual y los derechos de uso/acceso deben estar claramente definidos en el contrato. El proveedor puede poseer todos los derechos cuando se entrega el sistema, pero ¿quién es el propietario de las personalizaciones y quién el propietario en caso de quiebra del proveedor?
8	Cumplimiento normativo Federal Estado	Si se requiere que el sistema siga ciertas regulaciones o requisitos federales o estatales, inclúyalos en el acuerdo. Si el proveedor garantiza el cumplimiento total, debe incluirse como nivel de servicio con los descuentos o sanciones necesarios que resulten del incumplimiento del cumplimiento.
9	Garantía por cambio de fecha Año nuevo Otras fechas significativas	Si los datos o el sistema dependen de la fecha, se deben incluir estos requisitos y el acuerdo del proveedor de que el sistema los cumplirá.
10	Limitación de responsabilidad Penas Caps	Asegúrese de que el proveedor acepte la responsabilidad si: 1) falla el sistema; 2) el sistema tiene que ser reemplazado; 3) la falla del sistema afecta a otros sistemas o transacciones, etc. Para todos los proyectos de IT importantes, la responsabilidad del proveedor no debe exceder el doble del valor del contrato.
11	Indemnizaciones a proveedores Negligencia Actos dolosos	Todos los proveedores que prestan servicios al Estado Libre Asociado deben estar obligados a indemnizar al Estado Libre Asociado por la negligencia o los actos intencionales de sus empleados, agentes, etc.
12	Ámbito de aplicación Número de sitios Número de usuarios Clientela Terceros	El alcance del uso de la licencia debe ser muy específico e incluirse en el acuerdo. El Estado Libre Asociado, si es posible, debe tener una licencia perpetua, no revocable, transferible e ilimitada.
13	Conversión Fase inicial Requisitos de planificación y documentación Estrategia de salida	Incluya el plan del proveedor para la conversión del sistema, si lo hubiera. Si el contrato se rescinde o se produce una falla en el sistema, describa el plan de salida del proveedor.
14	Modificaciones A petición de la agencia A petición del regulador A petición del proveedor	Defina quién puede solicitar modificaciones. Describir el proceso de modificación y el proceso de gestión de control de cambios para proyectos complejos. Todas las modificaciones deben ser por escrito y firmadas por ambas partes.
15	Pruebas de aceptación Normas Pago	Detallar los criterios de aceptación (funcionales y técnicos) y cómo debe comportarse el sistema para cumplir con la aceptación. Enumerar los eventos importantes; es decir, entrega, instalación, pruebas de aceptación, etc., que desencadenan pagos por hitos. Defina lo que constituye la aceptación final y el pago final.
16	Acceso a los datos El cliente es el propietario de los datos Copia de seguridad de datos	Especificar los derechos de Commonwealth a los datos si están alojados, la propiedad continua de los datos, las copias de seguridad y los requisitos de almacenamiento.
17	Seguridad Servicio de atención al cliente Redes relacionadas	Detallar la responsabilidad del proveedor en cuanto al cumplimiento de la seguridad, el acceso y la notificación de problemas de seguridad. Los proveedores son responsables del cumplimiento de las políticas, normas y directrices de seguridad de la Commonwealth. El cumplimiento de la seguridad puede ser un nivel de servicio en el acuerdo.
18	Costos y tarifas Nación más favorecida Límites a los aumentos	Todos los precios deben acordarse por adelantado e incluirse en el acuerdo. Incluir topes a los aumentos de precios. Exigir al proveedor que proporcione los mismos precios a Commonwealth que a cualquier otro cliente.
19	Confidencialidad Después de la terminación Acuerdos de confidencialidad	Especificar la responsabilidad del proveedor de mantener la confidencialidad de los sistemas, datos, información, etc. de la Commonwealth. ¿Todos los empleados del proveedor firman acuerdos de confidencialidad? ¿Qué pasa si el proveedor viola la confidencialidad?
20	Empleados Procedimientos de contratación y cese Gestores de cuentas	¿Puede Commonwealth contratar empleados del proveedor? ¿Cuál es el procedimiento para la remoción o incumplimiento del empleado del proveedor?
21	Prioridad SLAs Cronología	El acuerdo debe establecer qué niveles de servicio tienen prioridad. La prioridad del proveedor debe ser mantener los niveles de servicio con interrupciones mínimas para la continuidad del negocio y el cumplimiento de los procedimientos de seguridad. Incluir criterios de desempeño, informes e incentivos/remedios/sanciones.
22	Derechos sobre el software Plica Modificaciones	¿Quién es el propietario del software? ¿Quién es el propietario de las licencias? ¿Qué derechos confieren las licencias? ¿Quién es el propietario de las personalizaciones y modificaciones? Estos deben ser acordados e incluidos en el acuerdo.
23	Asignación A los afiliados A las entidades fusionadas	La cesión debe requerir el consentimiento mutuo por escrito y la notificación. Incluya a quién se pueden asignar las licencias o el software.
24	Recuperación ante desastres Procedimientos Alcance Pruebas periódicas Estado de preparación Reemplazos y actualizaciones	El acuerdo debe detallar las responsabilidades del proveedor para la recuperación ante desastres. Los procedimientos deben constar por escrito y se debe exigir al proveedor que pruebe los procedimientos de recuperación ante desastres en un calendario específico.
25	Contratos de mantenimiento Actualizaciones, modificaciones y nuevas versiones Contratos separados	¿El proveedor mantendrá el software después del período de garantía? ¿Por cuánto tiempo? ¿Qué incluye DOE mantenimiento? ¿El contrato de mantenimiento será un contrato independiente?
26	Quiebra Crear derechos presentes Acuerdos de custodia	Detallar los derechos de propiedad y licencia de cada parte en caso de quiebra del proveedor.
27	Terminación A elección del cliente En caso de quiebra Incumplimiento/incumplimiento No consignación de fondos Transición de servicios	El acuerdo debe estipular la capacidad de la agencia para rescindir el contrato. El Commonwealth no DOE permitir que los proveedores rescindan los acuerdos, ya que esto interferirá con nuestra capacidad para proporcionar servicios públicos. Debe incluirse un plan de transición y el apoyo a la transición del proveedor.

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