Capítulo 26 - Negociación de contratos de TI

§ 2.2-4302.2 (A) (3) del Código de Virginia establece en parte: 
3. En el caso de los bienes, los servicios no profesionales y los seguros, la selección se hará de dos o más oferentes que se consideren plenamente cualificados y más adecuados entre los que presenten propuestas, sobre la base de los factores implicados en la Solicitud de Propuesta, incluido el precio si así se indica en la Solicitud de Propuesta. En el caso de una propuesta de tecnología de la información, tal como se define en los § 2.2 a2006, un organismo público no exigirá a un oferente que indique en una propuesta ninguna excepción a las disposiciones de responsabilidad contenidas en la Solicitud de Propuesta. A continuación, se llevarán a cabo negociaciones con cada uno de los oferentes así seleccionados. El oferente deberá declarar cualquier excepción a cualquier disposición de responsabilidad contenida en la Solicitud de Propuesta por escrito al comienzo de las negociaciones, y dichas excepciones se considerarán durante la negociación. Se tendrá en cuenta el precio, pero no es necesario que sea el único o principal factor determinante. Una vez que se hayan llevado a cabo las negociaciones con cada oferente así seleccionado, el organismo público seleccionará al oferente que, en su opinión, haya hecho la mejor propuesta y ofrezca el mejor valor, y adjudicará el contrato a ese oferente. Cuando los términos y condiciones de múltiples adjudicaciones así se dispongan en la Solicitud de Propuesta, las adjudicaciones podrán otorgarse a más de un oferente. En caso de que el organismo público determine por escrito y a su entera discreción que sólo un oferente está plenamente cualificado, o que un oferente está claramente más cualificado que los demás que se están considerando, se podrá negociar y adjudicar un contrato a ese oferente;

La contratación por negociación es un proceso de llegar a un entendimiento común mediante la negociación de los elementos de un contrato, como la entrega, las especificaciones, el precio, la mitigación de riesgos y la asignación y los términos y condiciones. La interrelación de estos factores, junto con los derechos de propiedad intelectual, los sistemas heredados existentes, los objetivos estratégicos y/o empresariales del Commonwealth, los requisitos de arquitectura y seguridad del Commonwealth, la protección de datos y el acceso de los usuarios a los programas informáticos patentados, hacen que la negociación de un contrato tecnológico sea más compleja que la de contratos no tecnológicos.

Un negociador eficaz está completamente preparado y conoce los requisitos técnicos y comerciales, así como las fortalezas y debilidades de su posición frente a la otra parte negociadora. Sólo a través de la conciencia de la fuerza relativa de negociación un negociador sabrá dónde ser firme y/o dónde se pueden hacer concesiones permisivas en el precio o los términos.

Además de la visión de los expertos en tecnología y expertos en la materia (SME), los equipos de negociación se benefician de las aportaciones de las unidades legales, de compras y/o de negocio que utilizarán la tecnología. Los expertos en negociación dicen que la causa más común de una ruptura en las negociaciones o en un contrato es el fracaso de una o ambas partes para definir claramente su parte del trato. Un equipo de negociación completo ayuda a garantizar un contrato exitoso mediante el desarrollo de una estrategia de negociación clara y completa.

El éxito de la negociación comienza con la preparación al comienzo de la contratación, incluso antes de la elaboración de la convocatoria. Una solicitud bien preparada describirá las reglas o procedimientos de negociación que la agencia espera que sigan los proveedores. Esta estrategia fortalece la posición negociadora del Commonwealth.