Capítulo 25 - Formación de contratos de TI

25.8.16 La declaración de trabajo de TI

Una declaración de trabajo sólida (SOW) debe definir de manera precisa, clara y completa todas las obligaciones de las partes con respecto al esfuerzo IT a realizar. La SOW detalla lo que el proveedor se compromete a hacer, lo que la agencia se compromete a hacer, las instrucciones al proveedor y los requisitos y especificaciones técnicas, funcionales y de rendimiento y de informes del contrato. Todas las SOW deben constar por escrito y estar acordadas antes de que comience cualquier trabajo. La SOW debe ser un anexo del contrato. La SOW debe ser lo suficientemente detallada para que una persona que no esté familiarizada con el contrato pueda ver claramente todo lo que está incluido y lo que no. Consulte el capítulo 21del manual, Contratación basada en el rendimiento, SOW y SLA y el Capítulo 12, SOW para adquisiciones IT para obtener una discusión más profunda y detalles sobre la creación de SOW efectivos y completos. El capítulo 12 también incluye un enlace a una plantilla de SOW y una plantilla de orden de cambio. Un SOW sólido debe incluir los siguientes elementos, según corresponda a la contratación:

• Una declaración detallada del propósito, objetivo o metas que debe emprender el proveedor.

• Limitaciones de los servicios que se prestan.

• Una identificación de todo el material significativo que será desarrollado por el proveedor y entregado a la agencia.

• Requisitos de informes del proyecto (es decir, estado del proyecto, estado de las ventas, mensual/trimestral, nivel de servicio/rendimiento). No es necesario incluir los informes de ventas de SWaM e IFA en la SOW si se encuentran en otra parte del documento de contrato.

• Lista de todos los entregables con fechas de vencimiento y requisitos de presentación.

• Cronograma estimado y/o hitos para la provisión de productos/servicios por parte del proveedor.

• Si no es un contrato basado en el desempeño, incluya la metodología de cómo se proporcionarán los productos/servicios.

• Requisitos de viaje y asistencia a reuniones.

• Requisitos de prueba.

• Criterios de finalización/aceptación de la obra a realizar.

• Mantenimiento que se proporcionará.

• Apoyo que se proporcionará.

• Requisitos de nivel de servicio.

• Nombre/Identificación del personal del proveedor que se asignará, si el personal específico es clave para el encargo. (Algunos también pueden requerir que el proveedor ponga a disposición la clasificación del trabajo o el nivel de habilidad del personal).

• Horas de trabajo del proveedor necesarias para lograr el propósito y los objetivos.

• Trámites de facturación, si no están en el documento del contrato.

• Costo total del proveedor si no está incluido en la lista de precios del contrato (tal vez en una nueva situación de orden de compra). El alcance del trabajo debe tener un desglose de los costos, incluidas las tarifas de facturación. Divida los servicios del proveedor en tareas facturables o unidades facturables, como una lista de precios de equipos o suministros o una lista de tarifas por hora para los servicios.

• Requisitos de seguridad, privacidad de datos y devoluciones, confidencialidad, auditoría y responsabilidad, si no están en el contrato.

• Lista de especificaciones requeridas y cualquier certificación o licencia profesional del proveedor.

• Lugar de cumplimiento (agencia in situ, ubicación del proveedor, otros)

• Horas especiales de trabajo, si las hubiere.

• Las responsabilidades de la agencia, como las instalaciones, el equipo para el rendimiento del proveedor y la información, los datos, la documentación para facilitar el rendimiento del proveedor.

• Cualquier requisito especial de seguridad; es decir, transmisión de datos, acceso a instalaciones gubernamentales, etc.

Una plantilla de declaración de trabajo y una plantilla de orden de cambio de declaración de trabajo están disponibles en https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/.