Capítulo 25 - Formación de contratos de TI

25.7.2 Requisitos para las adquisiciones de agencias principales y delegadas

Las agencias que deseen CIO aprobación para emitir un contrato de IT (o licitación) deben incluir los elementos mínimos que se muestran en la hoja de cálculo titulada "VITA Requisitos Contractuales Mínimos para Proyectos de Tecnología "Importantes" y Adquisiciones Delegadas" que se encuentra en el Apéndice A, siguiendo el enlace a la página web de VITA SCM correspondiente.

Este manual es el resultado de la directiva proporcionada en § 2.2-2012 "A. El CIO desarrollará políticas, normas y directrices para la adquisición de tecnología de la información de todo tipo", por lo tanto, las disposiciones del Manual del Proveedor de la División de Compras y Suministros del Departamento de Servicios Generales de Virginia no DOE aplicar a los contratos de IT . Cuando VITA haya delegado autoridad a una agencia para la adquisición de tecnología, cualquier lenguaje que entre en conflicto con este manual debe eliminarse de los documentos contractuales de la agencia.

Las agencias que llevan a cabo una contratación de "alto riesgo", según se define en la sección 2.2-4303.01 del Código de Virginia, deben presentar tanto la solicitud como el contrato resultante a VITA y al representante de la Oficina del Procurador General (OAG) de la agencia para la revisión de los términos y condiciones. Las revisiones se llevarán a cabo dentro de 30 días hábiles e incluirán una evaluación de la medida en que el contrato cumple con la ley estatal aplicable, así como una evaluación de la idoneidad de los términos y condiciones del contrato. La revisión también garantizará la inclusión de métricas de rendimiento distintas y mensurables, así como penalizaciones e incentivos, que se utilizarán en caso de que no se cumplan las métricas de rendimiento del contrato.

Las agencias deben ponerse en contacto con la división de Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) de VITA al: scminfo@vita.virginia.gov durante la etapa de planificación del contrato antes de adjudicar un contrato de alto riesgo. SCM ayudará a la agencia a preparar y evaluar el contrato e identificar y preparar las métricas de rendimiento requeridas y las disposiciones de cumplimiento.

VITA recomienda que todas las solicitudes y contratos presentados a VITA o al CIO para su revisión y aprobación, o que se deleguen a la agencia sin necesidad de la aprobación de VITA o del CIO, incluyan las siguientes cualidades para mejorar el tiempo de respuesta de la agencia:

• Estar libre de errores tipográficos, ortográficos y de formato.

• Estar libre de duplicaciones y lenguaje/términos contradictorios.

• Incluya todas las disposiciones obligatorias requeridas por el Código de Virginia y cualquier requisito federal de flujo descendente.

• Incluya todos los documentos que componen todo el contrato.

• Estar ya revisado por el representante OAG de la agencia, si es necesario.

• Presentarse electrónicamente en formato Microsoft Word al representante de PMD designado por la agencia en ese momento.

• Todas las solicitudes y contratos que se presenten a VITA para su revisión deben incluir una versión completada por la agencia de la matriz en el Apéndice A, como un documento separado del contrato para facilitar la revisión de VITA.

Además, todos los contratos finales que requieran CIO aprobación deben haber sido revisados por el representante OAG de la agencia antes de su presentación a VITA. Las agencias pueden obtener asistencia para desarrollar un contrato de tecnología enviando una solicitud por correo electrónico a: scminfo@vita.virginia.gov.