Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

Paso # 

Proceso  

1.  Reunirse con el cliente para determinar sus necesidades. ¿Cómo es DOE éxito? ¿Quiénes estarán en ET? Discusión preliminar de la línea de tiempo. 

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2. Realizar un análisis de mercado para obtener conocimiento de productos/servicios/soluciones que podrían satisfacer el negocio o                necesidad tecnológica. Realice un análisis de marca frente a compra. Estimar los costos de inversión del proyecto, incluido el costo de inversión de RFP. 

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3.  Analice los contratos estatales de VITA para determinar si las necesidades comerciales o tecnológicas podrían satisfacerse a través de compras de contratos estatales. Los contratos a nivel estatal generalmente ofrecen precios más bajos que los contratos específicos de la agencia. Si no hay contratos estatales disponibles, continúe con el Paso 3. 

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4.  Se puede crear un comité directivo ejecutivo en apoyo de cualquier proyecto según lo determine el propietario de la empresa; Sin embargo, en el caso de los grandes proyectos de IT y de las adquisiciones de grandes empresas, se necesitará un Comité Directivo Ejecutivo. El comité directivo ejecutivo suele estar compuesto por propietarios de empresas y ejecutivos. El comité directivo ejecutivo desempeñará una función consultiva y puede ayudar a desarrollar las necesidades y requisitos del negocio. El comité directivo ejecutivo no participará en el proceso de evaluación. 

5.  Determine si el proyecto es adecuado para la RFP basada en soluciones. Si la determinación es "sí", la RFP debe incluir un lenguaje que especifique "Esta es una RFP basada en la solución de mejor valor".  

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6.  Cree un resumen del proyecto de adquisiciones/equipo de evaluación que documente: las funciones y responsabilidades de los miembros, tenga claro el papel del SPOC como anfitrión principal, contacto y coordinador, y obtenga declaraciones de conflicto de intereses firmadas.  

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7.  Determinar si las adquisiciones son apropiadas para ser reservadas para las pequeñas empresas certificadas por DSBSD y si se eliminan las barreras y limitaciones para fomentar su participación. 

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8.  Desarrollar una declaración clara y acordada del propósito de la RFP. Esto debe alinearse con cualquier carta/declaración de misión de planificación de proyectos desarrollada previamente por el propietario de la empresa al trabajar con la gestión de proyectos de VITA ITIB (es decir, ProSight). Elabore un esquema de alto nivel de la RFP y haga que el proyecto de adquisiciones/equipo de evaluación lo revise. 

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9.  Desarrollar el cronograma para la RFP. Véase el apéndice G. 

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10.  Desarrollar los requisitos de la solución o las especificaciones necesarias de acuerdo con las directrices del Capítulo 8, Describiendo la Necesidad: Especificaciones y Requisitos. 

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11.  Establecer criterios de evaluación que incluyan definiciones claras y concisas para cada criterio proporcionado para facilitar la comprensión del equipo, utilizando las pautas establecidas en este capítulo. Para todos los contratos que superen los100,000 de $ se requerirá un Plan de Adquisición y Subcontratación de Proveedores. Establecer criterios de ponderación. 

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12.  Desarrollar un plan de puntuación de evaluación que explique cómo se evaluarán las propuestas con el equipo de evaluación. 

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13.  Identifique los principales hitos y entregables del proyecto para establecer métricas de rendimiento y/o pagos de proveedores. 

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14.  Identifique cualquier riesgo técnico, funcional, de seguridad, de confidencialidad, de protección de datos, de costos o de cronograma que deba abordarse y resolverse como resultado del desarrollo de los requisitos, especificaciones e hitos de la RFP, o determine si se debe exigir a los proveedores que identifiquen los riesgos asociados con sus soluciones, incluidos los costos. Todas las partes interesadas en adquisiciones deben colaborar y comunicarse para mitigar las brechas de la RFP (es decir, adquisiciones, gerente de proyecto/propietario de la empresa, oficial de seguridad de la información, pymes funcionales/técnicas). 

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15.  Utilizando la(s) plantilla(s) de RFP de VITA, el personal de abastecimiento de VITA desarrollará el documento de RFP de acuerdo con las pautas establecidas en este capítulo. Otras agencias deben usar sus propias plantillas y la matriz de Requisitos Contractuales Mínimos de VITA para Proyectos Tecnológicos "Importantes" que se encuentra en el sitio web de SCM en esta ubicación en la sección de Formularios: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ hasta que hayan recibido capacitación de VITA sobre la RFP y los modelos de contrato de VITA. VITA SCM puede proporcionar términos y condiciones adicionales de SaaS o ASP. Se puede obtener asesoramiento y revisión de VITA SCM poniéndose en contacto con scminfo@vita.virginia.gov.  

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16.  Determine si se llevará a cabo una conferencia previa a la propuesta y si la asistencia de los proveedores será opcional u obligatoria. Incluya información sobre la conferencia previa a la propuesta en la RFP. La conferencia previa a la propuesta se puede realizar por teleconferencia. 

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17.  Finalizar la RFP con el proyecto de adquisición/equipo de evaluación. Revise el documento de RFP para asegurarse de que se incluyan todos los requisitos necesarios y específicos. Establecer la fecha límite de presentación de propuestas. 

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18.  Obtenga la aprobación del CIO si es necesario (consulte el manual Capítulo 1, Propósito y alcance de VITA). 

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19.  Emitir RFP. Publique la RFP durante un mínimo de 10 días en eVA. La publicación de un aviso de la RFP en un periódico de circulación general en el área donde se ejecutará el contrato es opcional. Considere un período de respuesta más largo para adquisiciones más complejas a fin de garantizar respuestas reflexivas y completas. 

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20.  Responder a las preguntas de los proveedores. Llevar a cabo una conferencia o teleconferencia opcional previa a la propuesta, preparada con la participación adecuada de los miembros del equipo del proyecto para responder a las preguntas de los proveedores. Publique las respuestas materiales en eVA.

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21.  Modifique la RFP si es necesario. Posterior modificación en eVA. 

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22.  Recibir propuestas. 

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23.  Evaluar las propuestas utilizando los criterios de evaluación y ponderación proporcionados en la RFP.  

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24.  Realizar la sesión inicial de puntuación y eliminación. 

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25.  Llevar a cabo demostraciones, presentaciones o sesiones de aclaración en el sitio del proveedor. 

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26.  Seleccione dos o más proveedores que se consideren los más calificados y adecuados en función de las evaluaciones. 

27.  Llevar a cabo negociaciones y finalizar contrato(s). 

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28.  Obtener las revisiones/aprobaciones necesarias (CIO, OAG, otros) 

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29.  Adjudicación(es) de contrato(s). 

30.  Preparar un expediente de contratación completo.  

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31.  Publicar aviso de adjudicación del contrato en eVA. 

32.  En el caso de una Notificación de Intención, el expediente de contratación permanece abierto para su inspección durante 10 días después de la adjudicación. 

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33.  Facilitate eVA catalogue. 

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