Apéndice B: Lista de verificación de problemas a resolver antes y durante la preparación de la RFP
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Número de emisión |
Problemas/preguntas a resolver | Sí | No |
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| 1 | ¿Ha aceptado la agencia que debemos utilizar la metodología de "mejor valor" en esta adquisición? | ||
| 2 | ¿Ha incluido la agencia requisitos y enlaces en la RFP para los PSG de ITRM requeridos por VITA para la seguridad, los estándares de datos, la arquitectura empresarial y la accesibilidad IT y el cumplimiento de la Sección 508 ? ¿Cómo afectarán estos requisitos a las especificaciones/requisitos de la RFP? ¿Cuál es el plan de emergencia o de respaldo para productos o servicios de reserva? | ||
| 3 | ¿Ha determinado la agencia alguna restricción a la flexibilidad de las RFP como resultado de la financiación federal total o parcial? | ||
| 4 | ¿Ha considerado la agencia los objetivos estratégicos del Estado Libre Asociado y se ha asegurado de que no haya un conflicto potencial? | ||
| 5 | ¿Ha considerado la agencia todos los sistemas heredados y los requisitos de interfaz que se verán afectados por este proyecto y ha tenido en cuenta todos los riesgos asociados? ¿Están estas relaciones sistémicas claramente definidas en la RFP? | ||
| 6 | ¿Sería esta una adquisición apropiada para designar como una reserva para las pequeñas empresas certificadas por DSBSD, incluidas las pequeñas empresas propiedad de mujeres, minorías y veteranos discapacitados en el servicio, así como las microempresas? ¿Ha analizado la agencia el impacto del proceso de RFP en estas pequeñas empresas para eliminar barreras y limitaciones? ¿Se puede estructurar la RFP para promover la inclusión de las pequeñas empresas en la solución? ¿Podría un proveedor formar un consorcio de proveedores más pequeños para presentar una propuesta en respuesta a una solicitud de propuestas? ¿La RFP incluye el requisito de presentar un Plan de Adquisición y Subcontratación de Proveedores? | ||
| 7 | ¿Ha determinado la agencia si se pueden utilizar subcontratistas? ¿Cómo se identificarán? ¿Cuáles son los requisitos de información para la subcontratación? | ||
| 8 | Evite desalentar las especificaciones de la marca. En las RFP de PC, los nombres de las marcas no se pueden utilizar en las especificaciones. ¿Se requiere que el equipo del proyecto sea de una marca determinada o sería suficiente con un equivalente? ¿Permitirá la RFP que los proveedores propongan múltiples opciones para proporcionar la solución al mismo requisito funcional? Si es así, la RFP debe indicar que cada opción será considerada completamente por el equipo de evaluación antes de la evaluación de las propuestas completas. | ||
| 9 | ¿Ha analizado el cliente los posibles problemas de gestión de proveedores y de gestión de contratos si los contratos se ofrecerán a varios proveedores? | ||
| 10 | Riesgo de pérdida: ¿Cuáles son los requisitos de seguro (es decir, errores y omisiones, responsabilidad de seguridad cibernética) y de cumplimiento o fianza del proyecto? Por lo general, los bonos no se utilizan para IT adquisiciones. | ||
| 11 | ¿Ha establecido la agencia criterios objetivos de evaluación y ponderación y ha desarrollado la puntuación de la evaluación? Los criterios deben estar disponibles para los licitadores en la RFP o por enmienda antes de la fecha de vencimiento de la propuesta. | ||
| 12 | Si la RFP contendrá un proceso de SOW, ¿se ha definido el SOW? ¿Se ha preparado una plantilla de SOW? | ||
| 13 | ¿Qué tipo de contrato se utilizará y qué términos y condiciones son negociables o no negociables? ¿Existen términos y condiciones especiales IT o federales que deban incluirse y sean negociables? ¿Existen términos especiales de protección/acceso/seguridad/copia de seguridad de datos que deban incluirse para cumplir con los requisitos? Si se trata de una adquisición de software como servicio (SaaS), ¿ CIO ha otorgado las aprobaciones necesarias y DOE la RFP aborda suficientemente los requisitos de SaaS e incluye los términos y condiciones de SaaS? | ||
| 14 | ¿Ha planificado la agencia cómo se debe implementar el proyecto, qué entregables e hitos se espera que cumpla el proveedor? | ||
| 15 | ¿Cuáles son las especificaciones de facturación y pago? ¿Los pagos están vinculados a la entrega o a los hitos? ¿Deberían incluirse las retenciones de pagos como un incentivo para el proveedor y una protección para la agencia? ¿Hay descuentos/penalizaciones que se aplicarán si no se cumple la entrega o los hitos? | ||
| 16 | ¿Qué necesitará suministrar el proveedor para el mantenimiento de registros y la presentación de informes? ¿Qué hay que denunciar, con qué frecuencia y a quién? | ||
| 17 | ¿Ha establecido la agencia métricas y medidas de desempeño claras y suficientes para incluir en el contrato para medir el éxito del proyecto y el desempeño del proveedor? ¿El contrato contendrá una evaluación comparativa del precio y/o el rendimiento? | ||
| 18 | ¿Qué cambios en el desempeño y/o las especificaciones del contrato requerirían una enmienda formal del contrato? ¿Continuarán los plazos de cumplimiento y/o pago más allá del plazo del contrato y, de ser así, cómo se gestionarán? | ||
| 19 | ¿Cuáles son los requisitos de la agencia para el contrato y/o los directores de proyecto? | ||
| 20 |
¿Abordamos e incluimos estos:
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| 21 | El proveedor debe mostrar prueba de seguro de compensación para trabajadores y otros seguros. | ||
| 22 |
¿Hemos llevado a cabo una revisión de calidad para eliminar las redundancias, el lenguaje/términos contradictorios y las declaraciones/requisitos ambiguos?
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| 23 | ¿Hemos incluido todos los requisitos del Código de Virginia para determinar si la adquisición/proyecto está designada como una licitación/contrato de alto riesgo de acuerdo con el § 2.2-4303.01? |
Capítulo actual: Capítulo 24 - Solicitudes de Propuestas y Negociaciones Competitivas
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