Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.5.5 Preparación de los criterios de evaluación y del proceso de evaluación

El PPT y/o ET crea los criterios de evaluación utilizados para revisar y evaluar las respuestas a las propuestas con el propósito de recopilar los datos necesarios para acordar una selección en un entorno justo y competitivo. Los criterios de evaluación utilizados para evaluar las propuestas consisten en los factores que reflejan las áreas de importancia para una agencia en su decisión de selección.

A través de los factores de evaluación, el ET es capaz de evaluar las similitudes, diferencias, fortalezas y debilidades de las propuestas que compiten entre sí y, en última instancia, utilizar esa evaluación para tomar una decisión acertada de selección de fuentes. Un esquema de evaluación bien integrado proporciona consistencia, disciplina y racionalidad al proceso de selección de fuentes. La evaluación se basará en los factores de evaluación establecidos en la RFP. Los factores no especificados en la RFP no se considerarán para determinar la selección de proveedores.

Se utilizarán criterios de evaluación escritos que sean medibles y objetivos como estándar para evaluar las propuestas. Convierta los objetivos de "sentirse bien" en criterios observables y medibles. La identificación de los criterios de evaluación antes de desarrollar la RFP y la adaptación de la RFP en torno a los criterios de evaluación garantizará una revisión acelerada de las propuestas. Todos los miembros de PPT y/o ET deben estar de acuerdo con la ponderación asignada en la matriz de evaluación.

Los criterios de evaluación deben completarse antes de que se publique la RFP. En el caso de que se utilice un sistema de puntuación numérica en la evaluación de las propuestas, los valores de puntos asignados a cada uno de los criterios de evaluación se incluirán en la RFP o se publicarán en el lugar designado para la publicación pública de avisos de contratación antes de la fecha y hora de vencimiento para recibir propuestas. Consulte la Sección 2.2- 4302.2 (A) (3) del Código de Virginia. El personal de compras debe tener en cuenta el número de criterios de evaluación y asegurarse de que los criterios clave, como la experiencia del proveedor, reciban una ponderación adecuada.

Los criterios de evaluación deben adaptarse a cada adquisición e incluir solo factores que tengan un impacto directo en la selección de la fuente. La naturaleza y los tipos de criterios de evaluación que han de utilizarse para una adquisición quedan a la amplia discreción del organismo adjudicador. Al respaldar el concepto de mejor valor, el precio o el costo deben ser un factor de evaluación en cada selección de fuentes.

Los contratos solo pueden adjudicarse a costos o precios que se hayan determinado justos y razonables. La evaluación del costo o precio puede incluir no sólo la consideración del costo o precio que se pagará al proveedor, sino también otros costos en los que pueda incurrir un proyecto como resultado de la adjudicación del contrato (es decir, el costo total del ciclo de vida del proyecto). Ejemplos de estos costos incluyen costos de reentrenamiento, costos de conversión de sistemas o software, consumo de energía, costos del ciclo de vida, incluido el mantenimiento y soporte fuera del año, y costos de transporte. En estos casos, la RFP debe identificar claramente estos otros costos que se considerarán en la evaluación.

Los factores no relacionados con el costo abordan las áreas de evaluación asociadas con los aspectos técnicos y de gestión empresarial de la propuesta. Ejemplos de factores no relacionados con el costo incluyen áreas relacionadas con la gestión técnica y empresarial, como el enfoque y la comprensión técnica, las capacidades y el personal clave, los planes de transición, el plan de gestión, el riesgo de gestión y los recursos. El nivel de calidad necesario o requerido en la ejecución del contrato es una consideración importante en la estructuración de factores no relacionados con el costo. El desempeño pasado, la madurez del negocio del proveedor y la calidad del servicio deben incluirse en los criterios de evaluación, pero pueden incluirse como factores no relacionados con el costo.

Otro ejemplo de criterios de evaluación no relacionados con los costos es si el proponente emplea a personas con discapacidades que cumplirán con las especificaciones del contrato. De conformidad con los § 2.2-4302.2 (A) (3) del Código de Virginia, un organismo público puede incluir el empleo de discapacidades por parte de un proponente para cumplir con las especificaciones del contrato como un factor en la evaluación de la propuesta. Consulte el Capítulo 7 para obtener más información sobre cómo VITA apoya las iniciativas socioeconómicas del Commonwealth.

El propietario de la empresa, trabajando con el PPT y/o ET, debe determinar los criterios de evaluación y abordar cómo se aplicará el modelo de precios (si corresponde). La evaluación se basará en la metodología de mejor valor, pero se permite una amplia discrecionalidad al seleccionar los criterios de evaluación, siempre que los criterios sean relevantes para el proyecto. Se recomienda encarecidamente que la mayoría de las adquisiciones de RFP se basen en soluciones (es decir, definan el problema y permitan que los proveedores presenten soluciones propuestas). Considere cuidadosamente la necesidad de incluir requisitos obligatorios (imprescindibles) que puedan limitar el número de proveedores calificados que pueden responder a la RFP. Cada criterio utilizado se definirá en la RFP con suficiente información para que el proveedor comprenda cómo se determinarán los proveedores seleccionados. Se recomienda que el ET establezca reglas sobre cómo lidiar con una situación en la que el equipo no puede llegar a un consenso en ningún momento del proceso de evaluación.

Los criterios de evaluación acordados son confidenciales para el organismo adjudicador, los miembros del comité directivo ejecutivo (si se utiliza uno) y el equipo del proyecto de adquisiciones y/o el equipo de evaluación en todo momento.

Nota: En el caso de las solicitudes en la nube, el cuestionario de evaluación ECOS enviado con las propuestas no debe compartirse con el equipo de evaluación ni evaluarse. La evaluación ECO solo debe compartirse con el SPOC, la agencia AITR, el oficial de seguridad de la información de la agencia y el usuario final de la agencia, si es necesario. Es altamente confidencial para el oferente y nunca puede ser divulgado públicamente, ni incluido en ningún contrato resultante.