Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.5.12 Completar el paquete RFP

Un paquete completo de RFP, incluyendo todos los apéndices, será ensamblado por el SPOC con la ayuda de los otros miembros del PPT. Las pymes proporcionarán las secciones de requisitos técnicos completadas de la RFP y participarán en la revisión final de la RFP completada. El propietario de la empresa deberá proporcionar las secciones de requisitos comerciales y funcionales completadas de la RFP y participar en la revisión final de la RFP completada. El SPOC es responsable de un paquete de RFP completo e integral. Al finalizar el paquete de RFP antes de su publicación, el SPOC deberá: 

• Revise las secciones de RFP presentadas por las pymes y el propietario de la empresa para verificar su precisión, integridad y claridad, asegurando la calidad general de la RFP. 
• Redactar el contenido restante de la RFP, incluidos los VITA ITtérminos y condiciones generales y específicos de. 
• Seleccione e incluya el modelo de contrato VITA IT adecuado y aprobado. 

Los SPOC que no sean de VITA deberán utilizar el formato de contrato de su agencia hasta que reciban capacitación sobre el uso de la plantilla de contrato de VITA o soliciten la asistencia de VITA en la capacitación de la plantilla. Se requiere que las agencias utilicen la matriz de "VITA Requisitos Contractuales Mínimos para Proyectos Tecnológicos "Importantes" para proyectos importantes que requieran aprobación CIO y se recomienda encarecidamente su uso en todas las adquisiciones de IT delegadas. La matriz se puede encontrar en la página web de SCM en esta ubicación:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(Nota: Asegúrese de incluir una declaración que indique que cualquier proveedor que cumpla con la RFP y los términos y condiciones deben excluir las excepciones o las revisiones de lenguaje recomendadas a cualquier disposición relacionada con la responsabilidad. Esto se solicitará al proveedor solo en el momento de las negociaciones). Este requisito se debe al siguiente texto en los § 2.24302.2: 

"En el caso de una propuesta de tecnología de la información, tal como se define en el § 2.2 a2006, un organismo público no exigirá a un oferente que indique en una propuesta ninguna excepción a las disposiciones de responsabilidad contenidas en la Solicitud de Propuesta. A continuación, se llevarán a cabo negociaciones con cada uno de los oferentes así seleccionados. El oferente deberá declarar cualquier excepción a cualquier disposición de responsabilidad contenida en la Solicitud de Propuesta por escrito al comienzo de las negociaciones, y dichas excepciones se considerarán durante la negociación. 

• Envíe el borrador final completo del paquete de RFP a los revisores/aprobadores internos, VITA u otros revisores/aprobadores adecuados. 
• Liderar el PPT en la revisión final de la RFP y todos los archivos adjuntos. 
• Finalizar y completar el paquete de RFP, incluidos todos los archivos adjuntos, que deben estar listos para ser emitidos a la espera de la aprobación del comité directivo ejecutivo, si es necesario. 
• Comience a documentar los problemas para la planificación de la estrategia de negociación.