Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.5.0 Preparación de una RFP

Al preparar una RFP, resuelva los problemas y preguntas del Apéndice B, Lista de verificación de problemas que se deben resolver antes y durante la preparación de la RFP, y siga estas recomendaciones de mejores prácticas: 

•  La planificación de la RFP y el documento de la RFP deben ser completos. La RFP debe estar redactada en un lenguaje sencillo y directo, evitando términos ambiguos, contradictorios e indefinidos. Se deben definir todos los acrónimos y otros términos críticos. 
• Solo VITA SCM: Utilice el modelo de proceso de abastecimiento de tecnología (TSP) para preparar y evaluar una RFP. 
• Utilice una plantilla de RFP estándar y/o autorizada. Esto ayuda a garantizar que todas las necesidades del proyecto se identifiquen y se comuniquen claramente a los proveedores. La plantilla de RFP incluye una "lista de lavandería" de problemas típicos que deben abordarse para desencadenar procesos de pensamiento productivos y garantizar que no se pase por alto ningún requisito. VITA ha desarrollado una plantilla de RFP para uso de los especialistas en abastecimiento de VITA. La formación para las agencias clientes sobre el uso de esta plantilla está disponible en VITA SCM y debe realizarse antes del primer uso. Contacto scminfo@vita.virginia.gov para la capacitación de RFP. 
• Proporcionar toda la información necesaria para que cualquier parte externa comprenda la situación actual o la necesidad comercial, la solución deseada y los términos y condiciones de la relación futura. 
• Extremar la diligencia en la preparación de las preguntas para los proveedores que dan forma a los requisitos técnicos y funcionales. Estos son la "carne" de la RFP. 
• Abordar el aseguramiento de la calidad, los estándares y medidas de rendimiento, las expectativas de nivel de servicio, etc. 
• Aborde las actualizaciones, mejoras, expansiones, modificaciones, recuperación ante desastres, aseguramiento empresarial, capacitación, así como los estándares ambientales, de confidencialidad y de seguridad y privacidad de datos federales, estatales y locales. 
• Incluya los requisitos apropiados, el modelo de contrato de IT propuesto (consulte el Capítulo 25 IT Formación del contrato). (Otras agencias: vea el texto del recuadro a continuación). Esto hace que la carga de la comprensión recaiga en los proveedores para que manejen los requisitos del proyecto y preparen propuestas totalmente receptivas. 
• Incluya métricas de rendimiento distintas y medibles y disposiciones de aplicación claras, incluidas sanciones o incentivos en el borrador del contrato que se prepara con la RFP.  

VITA ha desarrollado y aprobado IT términos y condiciones del contrato que se personalizan para el tipo específico de adquisición de IT : Servicios, Software, Solución, Hardware, Mantenimiento de hardware, Nube y anexo de licencia EULA. Se recomienda encarecidamente a las agencias que utilicen los modelos de contrato desarrollados por el personal de VITA, especialmente en el caso de las solicitudes de propuestas para contratos de alto riesgo. Si una agencia elige usar sus propias plantillas, la agencia debe asegurarse de que los Requisitos Mínimos para Adquisiciones de IT Mayores, Adquisiciones de IT de Alto Riesgo y Adquisiciones Delegadas estén incluidos en la RFP. Esto se puede encontrar en el sitio web de SCM en esta ubicación en la sección Formularios: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. Los profesionales de compras de las agencias deben recibir formación sobre cómo modificar correctamente nuestras plantillas antes de utilizarlas por primera vez. Para obtener más información sobre cómo recibir capacitación y acceder a nuestros modelos de solicitud de IT y contratos, comuníquese con VITA SCM en: scminfo@vita.virginia.gov.   Consulte el Capítulo 28 para obtener más información sobre la seguridad requerida y los términos y condiciones relacionados con la nube. 

Una vez que se completen los requisitos, además de los términos generales del contrato de la agencia, se deben incluir los términos IT apropiados, así como los términos especiales para cubrir cualquier riesgo extraordinario asociado con el proyecto. VITA especialistas en abastecimiento utilizarán la plantilla aprobada o las definiciones maestras y los términos que coincidan con el tipo de adquisición, mientras que las agencias deben incluir todas las disposiciones necesarias que se relacionen con la IT la adquisición, como los términos necesarios relacionados con los servicios, el hardware o el software que pueden incluir: Propiedad de la propiedad intelectual, Adquisición de software por parte de terceros, Actualizaciones de Software, Disposición de Software, Código Fuente, Término de Licencia de Software, garantías especiales, etc. Las agencias que han recibido autoridad delegada para llevar a cabo sus propias adquisiciones IT pueden solicitar asistencia para adquisiciones IT soluciones complejas, proveedores de servicios de aplicaciones y/o software como servicio poniéndose en contacto con SCM en la siguiente dirección: scminfo@vita.virginia.gov.  

Si una agencia planea publicar una RFP para una adquisición que se anticipa que resultará en un "contrato de alto riesgo", según se define en la sección 2.2-4303.01 del Código de Virginia, VITA y la OAG deben revisar la RFP antes de la publicación. Dichas revisiones se llevarán a cabo dentro de los 30 días hábiles e incluirán una evaluación de la medida en que la RFP cumple con la ley estatal aplicable, así como una evaluación de la idoneidad de los términos y condiciones de la RFP. 

Las agencias deben ponerse en contacto con la Administración de la Cadena de Suministro (SCM) de VITA al: scminfo@vita.virginia.gov durante la etapa de planificación de adquisiciones antes de la emisión de una solicitud de alto riesgo. SCM brindará asistencia a la agencia en la preparación y evaluación de la RFP y en la identificación y preparación de las medidas de desempeño requeridas y las disposiciones de cumplimiento.  

Un proyecto que es parte de una iniciativa federal más grande o uno financiado con dinero federal puede requerir la inclusión de términos específicos que deben ser transmitidos por el patrocinador de la financiación o por el estatuto federal. Algunos ejemplos son las leyes HITECH e HIPAA para proyectos relacionados con registros de salud. Obviamente, este tipo de proyectos o un proyecto relacionado con datos dentro de cualquier agencia del Estado Libre Asociado que procese información privada de salud, confidencial o sensible de los ciudadanos; es decir, el Departamento de Salud, el Departamento de Vehículos Motorizados o el Departamento de Servicios Sociales, también pueden tener necesidades especiales de seguridad o protección de datos. Los funcionarios de adquisiciones deben buscar, preguntar, investigar las fuentes internas disponibles, OAG y VITA para determinar los requisitos de dichos términos y condiciones especiales. 

Es importante realizar una revisión de calidad de la solicitud para eliminar los términos redundantes, ambiguos y contradictorios.