Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.2.1 Solicitudes de propuestas basadas en soluciones

Las RFP basadas en soluciones piden a los proveedores que propongan una solución empresarial IT para resolver los problemas y objetivos identificados de una agencia. Las RFP basadas en soluciones indican brevemente la necesidad empresarial, describen el problema tecnológico y exigen especificaciones y requisitos mínimos. Los proveedores pueden utilizar su experiencia en el mercado tecnológico de amplio espectro, su creatividad y sus recursos para proponer soluciones innovadoras y rentables. Las RFP basadas en soluciones pueden solicitar a los proveedores que proporcionen una solución solo para una parte de un problema comercial o que propongan soluciones de tipo conceptual de alto nivel que se evalúan en función de un conjunto detallado de requisitos.

Las agencias deben esforzarse por minimizar los requisitos y especificaciones para permitir flexibilidad en los tipos de soluciones que se proponen. Las especificaciones y requisitos establecen límites y pueden eliminar o restringir los elementos o soluciones disponibles para que el proveedor los incluya en su propuesta. Las especificaciones tecnológicas deben redactarse para fomentar, no desalentar, la competencia, al tiempo que se intenta buscar la economía para el propósito y la solución tecnológica prevista. De este modo, una agencia es capaz de identificar la solución tecnológica, no un producto o servicio en particular, que mejor satisfaga su necesidad tecnológica o empresarial.

Parte del proceso de toma de decisiones sobre cuándo utilizar una RFP basada en soluciones implica la realización de un análisis de riesgos. Como parte del análisis de riesgos, el equipo del proyecto de adquisiciones resuelve las siguientes preguntas:

¿Presenta el problema del negocio de la tecnología una oportunidad para compartir el riesgo mutuamente beneficioso entre la agencia y un proveedor?

• ¿Qué factores podrían afectar significativamente la probabilidad de completar nuestro proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?

• ¿Es posible evaluar las soluciones propuestas de manera igualitaria?

• ¿Se pueden evaluar las soluciones sobre la base de un análisis del costo total de propiedad que incorpore el costo anticipado de respaldar la solución propuesta y otras opciones financieras?

Al preparar una RFP basada en soluciones, algunos componentes de la RFP serán diferentes a los de una RFP no basada en soluciones. Una RFP basada en soluciones debe incluir:

• los antecedentes organizativos de la agencia y el entorno empresarial actual,

• Una lista específica de procesos y procedimientos relacionados con el proyecto, mandatos legales o comerciales,

• Cualquier documentación de procedimiento o proceso del proyecto,

• Una definición clara del entorno técnico actual de la agencia, incluyendo todo el hardware y software que se está utilizando, que podría utilizarse o debería utilizarse para abordar los requisitos del proyecto.

• Una definición del problema de negocio o tecnología a resolver, pero no una definición de la solución deseada o el problema en términos de una solución deseada.

• Especificaciones que describen las características de un producto, servicio o solución tecnológica que se busca.

En una RFP basada en soluciones, las agencias deben utilizar preguntas tecnológicas para impulsar las especificaciones en lugar de incluir requisitos obligatorios en la RFP. El objetivo es invitar a la máxima competencia razonable, al tiempo que se procura la mejor solución tecnológica para la Commonwealth. VITA utiliza RFP basadas en soluciones para establecer contratos a nivel estatal y adquirir soluciones tecnológicas para proporcionar el mejor valor para el Commonwealth. Plantee preguntas a los proveedores en la RFP para impulsar los requisitos, como: "¿Cuál es el estándar de la industria para este producto y DOE sus productos cumplen o superan dicho estándar?"

El objetivo de una adquisición de RFP negociada de manera competitiva es invitar a la competencia máxima y razonable entre la comunidad de proveedores y, al mismo tiempo, adquirir la solución tecnológica de mejor valor para la Commonwealth.