Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.14.8 Análisis del costo total de la solución (después de las negociaciones preliminares)

Una vez completadas las negociaciones, se puede utilizar un análisis del costo total de la solución. La relación costo/valor determina qué proveedor ofrece la solución de mejor valor. Recuerde que, aunque los criterios de relación valor/costo pueden ser un criterio de evaluación, no se aplican hasta después de que se completan las negociaciones.

Es esencial que el equipo de evaluación comprenda el costo total de una solución empresarial basada en tecnología. Un análisis del costo total de la solución se ajustará al plan de negocios del proyecto e identificará la mejor solución para que coincida con sus objetivos y presupuesto; Por ejemplo, agregar capacidades para mejorar el servicio al cliente o ampliar los servicios.

La intención es llegar a una cifra final que refleje el coste efectivo de compra. Por ejemplo, el costo de vida útil de una PC puede ser más de cinco veces su costo de adquisición. Los evaluadores deben considerar minuciosamente el costo total, no solo la obtención de la PC, sino también su funcionamiento, soporte y mantenimiento durante su vida útil, incluidos los costos de hardware, software, capacitación, mantenimiento u otros servicios. El análisis de la solución de costo total es el análisis de costos general de la propuesta de cada proveedor. Esto incluye, pero no se limita a, elementos de costo como la puesta en marcha, la transición desde la corriente, la implementación, la capacitación, el soporte de la línea de ayuda, la operación, el mantenimiento y la reparación, las actualizaciones de hardware relacionadas con la subcontratación o consultoría y el costo de "salida", o el costo de reemplazar este sistema o solución al final de su vida útil. El análisis también puede incluir el arrendamiento frente a la compra, los beneficios, los costos y los riesgos impuestos por los diversos términos y condiciones del contrato identificados durante las negociaciones preliminares.

El SPOC es responsable de complementar el equipo de evaluación con los recursos internos necesarios para recopilar los datos, incluido el costo total de la solución, necesarios para tomar una decisión basada en datos. Esto puede incluir una participación sustancial de la pyme o pymes, así como del personal financiero. El SPOC también es responsable de determinar la relación valor/costo de cada propuesta, y acceder a cualquier riesgo excesivo o costos intangibles auxiliares asociados con cada solución, como la viabilidad del proveedor durante la vida útil de la solución, la calidad de la documentación del sistema y su impacto en los costos operativos, etc. (es decir, el costo total para la agencia o el Commonwealth). Las pymes y el personal de la agencia deben proporcionar información para el análisis del costo total de la solución cuando sea necesario. El SPOC, en colaboración con los recursos de las agencias y las PYME, documentará un análisis de costo-beneficio que represente claramente la relación valor/costo total de cada solución de lista corta. Sin estos datos, el equipo no puede determinar la verdadera relación valor/costo de las soluciones propuestas.