Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.14.6 Prueba/visita al sitio/presentaciones

A petición del equipo de evaluación, el SPOC podrá solicitar a los proveedores de la lista corta que realicen pruebas, suministren un proyecto piloto, permitan visitas al sitio y hagan presentaciones o demostraciones al ET según se justifique con el fin de determinar las mejores soluciones de entre las propuestas de la lista corta. Determinar si se justifican las presentaciones, demostraciones, pruebas y/o visitas al sitio se basa en la necesidad del equipo de obtener información adicional para llegar a una decisión basada en datos.

La(s) PYME(s) asistirá(n) al ET en la preparación de la presentación/demostración/visita al sitio y/o los requisitos/escenarios de prueba. Todos los proveedores de la lista corta deben tener las mismas oportunidades para las presentaciones, demostraciones, visitas a las instalaciones, pruebas/pilotos, etc. requeridos por el ET en esta etapa de evaluación. Antes de que comiencen las pruebas, las PYME pueden trabajar con proveedores de listas cortas para identificar un protocolo de prueba que brinde los resultados deseados.

Si es necesario, el SPOC actualizará la documentación de evaluación si el proceso ha identificado elementos adicionales críticos para el éxito de la solución. El SPOC también llegará a un acuerdo con los miembros del equipo de evaluación sobre las visitas y presentaciones del proyecto/sitio y evaluará los resultados de la evaluación. Si las PYME y los representantes o recursos de agencias que no pertenecen al equipo participan en las pruebas o en el piloto, el SPOC coordinará el plan de pruebas y el calendario de presentación con estos recursos.

El SPOC puede proporcionar un acuerdo de evaluación/formulario piloto o un guión de lo que se espera en el piloto/presentación y lo que el equipo validará a los proveedores de la lista corta y liderar las negociaciones necesarias para ejecutar el protocolo de prueba definido. El SPOC asistirá al ET a documentar los criterios de evaluación para las pruebas piloto o las visitas al sitio y les aconsejará sobre la necesidad de mantener la confidencialidad de los resultados de las pruebas o visitas al sitio para proteger la posición de la agencia o del Commonwealth en las negociaciones continuas.

La selección de proveedores para un piloto no DOE implicar que se haya hecho una selección final. Si los proveedores del piloto no demuestran la capacidad de cumplir con los requisitos durante las pruebas o las visitas al sitio, el equipo de evaluación debe estar bien posicionado para llevar a cabo otro piloto. Las unidades de prueba, el piloto y la mano de obra del proveedor deben ser proporcionados por el proveedor sin costo alguno para la agencia de abastecimiento siempre que sea posible.

Después de las pruebas, las visitas al sitio y/o las presentaciones, el SPOC documentará la revisión de las pruebas, las visitas al sitio o las presentaciones y la puntuación de cada proveedor y preparará un informe escrito, basado en los resultados de la puntuación de las soluciones de proveedores preseleccionados propuestos que se demostró que cumplen con los requisitos y pueden ofrecer una solución probada y calificada. Puede ser necesario determinar si las pruebas, las visitas a los lugares y/o las presentaciones plantearon nuevas cuestiones que deben abordarse en la estrategia de negociación.

Si sólo un proveedor está plenamente cualificado, el SPOC preparará una determinación por escrito de los hechos que respalden la decisión de negociar con ese único proveedor y la mantendrá en el expediente de contratación.