Capítulo 20 - Contratos conjuntos, cooperativos y de GSA

Al solicitar IT servicios de GSA IT Contracts, comuníquese con VITAla División de SCM de en scminfo.vita.virginia.gov antes de completar lo siguiente:

1. Prepare una solicitud de cotización (RFQ) que incluya:
   • Exposición de motivos: Incluya detalles sobre el trabajo a realizar, la ubicación del trabajo, el período de ejecución, el cronograma de entrega, los estándares de desempeño aplicables y cualquier requisito especial (por ejemplo, autorizaciones de seguridad, informes, viajes y conocimientos especiales).
   • Criterios de evaluación: Como mínimo, incluya la evaluación de un plan de proyecto para realizar la tarea, el precio, la experiencia y el rendimiento anterior.
   • Precios: Se solicitará una orden de precio fijo en firme, a menos que la agencia ordenante determine que no es posible estimar con precisión o con un grado razonable de confianza el alcance o la duración del trabajo o los costos. Cuando se hace tal determinación, se puede solicitar una cotización de horas de trabajo o tiempo y materiales. El precio fijo en firme del pedido también debe incluir los gastos de viaje u otros cargos directos relacionados con la prestación de los servicios solicitados. Se debe establecer un precio máximo para los pedidos de horas de mano de obra y de tiempo y materiales.
   • Precios especiales: Un requisito de información sobre precios que vincule los precios ofrecidos a los precios del contrato de GSA IT y busque reducciones de precios adicionales cuando corresponda.

2. Transmitir la solicitud de presupuesto a los contratistas de GSA IT
   • Obtén tres cotizaciones: Proporcionar la solicitud de presupuesto (incluida la declaración de trabajo y los criterios de evaluación) a al menos tres proveedores de GSA IT que ofrezcan los servicios IT solicitados y a cualquier otro proveedor de GSA IT que solicite copias.

Nota: Cada contrato de GSA IT tiene un umbral máximo de pedido, que variará según el número de artículo especial. El umbral máximo de pedido representa el punto en el que, dado el valor en dólares del pedido potencial, la actividad de pedido buscará una reducción de precio.

3. Evalúe las respuestas y realice el pedido o establezca el acuerdo de compra general
   • Realizar evaluaciones: Evalúe todas las respuestas recibidas utilizando los criterios de evaluación de la solicitud de presupuesto. GSA ya ha determinado que las tarifas por hora de los servicios contenidos en la lista de precios de GSA IT del proveedor son justas y razonables. Sin embargo, el cliente es responsable de considerar el nivel de esfuerzo y la combinación de mano de obra propuesta para realizar una tarea específica que se ordena, y de determinar que el precio total fijado por la empresa o el precio máximo es justo y razonable.
   • Otorgar el premio: Coloque la orden de compra con el proveedor de IT GSA que represente el IT mejor valor.