Capítulo 20 - Contratos conjuntos, cooperativos y de GSA

Se requieren aprobaciones de adquisiciones conjuntas y/o cooperativas

• CIO deben aprobar todos los acuerdos de adquisición conjunta y/o cooperativa IT y todas las adquisiciones IT de contratos adquiridos conjunta y cooperativamente, independientemente del monto de la compra IT .

• Proceso de Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS). Independientemente del monto, si la Adquisición Conjunta y Cooperativa involucra una solución fuera de las instalaciones (alojada en la nube), las agencias deben seguir el Proceso ECOS. El proveedor deberá completar una evaluación de seguridad del servicio en la nube y ser aprobada por ECOS, a través de una solicitud de trabajo 1-003, y se deben incluir términos y condiciones especiales de los servicios en la nube en el contrato antes de la adjudicación.

• El organismo público puede patrocinar, llevar a cabo o administrar un acuerdo de adquisición conjunta y/o cooperativa IT en nombre de otros organismos públicos, agencias, instituciones o localidades de varios estados para combinar requisitos para aumentar la eficiencia y reducir los gastos administrativos si lo aprueba el CIO.

• Un organismo público puede comprar el contrato de otro organismo público incluso si no participó en la RFP o IFB, si la RFP o IFB especificó que la adquisición se estaba llevando a cabo en nombre de otros organismos públicos y la adquisición está aprobada por el CIO.

• Cualquier autoridad, departamento, agencia puede participar, patrocinar, llevar a cabo o administrar un acuerdo de adquisición conjunto y/o cooperativo con organismos públicos, instituciones privadas de salud o educativas o con agencias públicas de los diversos estados, territorios de los EE. UU. o D.C. con el fin de combinar requisitos para efectuar ahorros de costos o reducir gastos administrativos en cualquier adquisición de bienes y servicios IT previa aprobación CIO .

• Patrocinio de adquisiciones conjuntas y/o cooperativas

• Todos los organismos públicos, incluidas las agencias, deben solicitar la aprobación del CIO para patrocinar, llevar a cabo o administrar acuerdos de adquisición conjuntos y/o cooperativos, independientemente del monto del contrato resultante. Con el fin de obtener CIO aprobación, las agencias e instituciones deben enviar un Formulario de Solicitud de Aprobación de Adquisiciones Conjuntas y de CooperaciónIT completado a scminfo@vita.virginia.gov.

• Si se aprueba un acuerdo de contratación conjunta y/o cooperativa, el organismo debe especificar en la solicitud que la contratación se lleva a cabo en nombre de otros organismos públicos. La inclusión de este lenguaje permite que otras agencias e instituciones no nombradas en la solicitud compren del contrato resultante.

• Una agencia que patrocina una adquisición conjunta y/o cooperativa debe actuar como gerente del contrato y administrador del contrato.

• Mediante contratos adquiridos de forma conjunta y cooperativa.

• Las agencias que deseen comprar IT de contratos adquiridos conjunta y cooperativamente deben solicitar CIO aprobación antes de hacerlo, independientemente del monto de la compra. Con el fin de obtener CIO aprobación, las agencias deben enviar un Formulario de Solicitud de Aprobación de Adquisiciones Conjuntas y Cooperativas deIT completado a scminfo@vita.virginia.gov.

• Las agencias no están autorizadas a adquirir IT de contratos adquiridos conjunta y cooperativamente si los mismos artículos están disponibles en un contrato estatal existente o si una pequeña empresa certificada por la Oficina de Asistencia y Certificación de Pequeñas Empresas, incluidas las pequeñas empresas propiedad de mujeres, minorías y veteranos discapacitados en el servicio, así como las microempresas, está disponible para proporcionar los bienes o servicios a precios justos y razonables.

• Los contratos adquiridos de forma conjunta y cooperativa, incluidos los contratos GSA, normalmente no deben utilizarse para adquisiciones que impliquen derechos de propiedad intelectual (por ejemplo, compras de software o desarrollo de sistemas personalizados) o que incluyan acuerdos de nivel de servicio.