Capítulo 20 - Contratos conjuntos, cooperativos y de GSA

20.1.6 Antes de emitir solicitudes conjuntas y/o de cooperación

Es importante investigar los contratos estatales de VITA que se encuentran aquí: https://vita.cobblestonesystems.com/public/ para asegurarse de que no existan contratos vigentes para satisfacer las necesidades tecnológicas de su agencia. Puede ponerse en contacto con scminfo@vita.virginia.gov si tiene alguna pregunta o para solicitar una reunión con un especialista en abastecimiento de VITA para analizar sus necesidades y planes de IT o para obtener asesoramiento.

Estas acciones importantes deben completarse antes de emitir solicitudes de IT conjuntas y/o cooperativas:

• Solicitar y recibir CIO aprobación para llevar a cabo una adquisición IT conjunta y/o cooperativa

• Designar a una agencia líder para llevar a cabo la adquisición, con personal técnico y de adquisiciones calificado y compromiso de realizar la adquisición conjunta y/o cooperativa hasta su finalización.

• Exigir a los miembros conjuntos y/o cooperativos que firmen un acuerdo que incluya las políticas y procedimientos bajo los cuales trabajará la sociedad conjunta y/o cooperativa.

• Invitar a los miembros conjuntos y/o cooperantes, incluidos los especialistas técnicos, a participar en el desarrollo de las especificaciones, las necesidades de presentación de informes y los términos y condiciones del contrato. Asegúrese de que todos los requisitos estatutarios y de otro tipo pertinentes de la agencia para todos los miembros conjuntos y/o cooperativos estén incluidos en la solicitud.

• Proporcionar la entrega, el servicio, el mantenimiento y otros servicios de valor agregado que deben proporcionar proveedores locales designados y pequeñas empresas, incluidas las pequeñas empresas propiedad de mujeres, minorías y veteranos discapacitados en el servicio, así como proveedores de microempresas.

• Utilice un proceso de solicitud competitivo para obtener el contrato de mejor valor.

• Encuestar a los miembros conjuntos y/o cooperativos e investigar su historial sobre los patrones de compra y los requisitos estimados.

• Hacer circular los borradores de las licitaciones entre los miembros conjuntos y/o cooperativistas y los posibles proveedores de IT para recibir comentarios y sugerencias.