Capítulo 20 - Contratos conjuntos, cooperativos y de GSA

20.1.4 Desafíos en el uso o establecimiento de un contrato conjunto y/o de cooperación

Todas las organizaciones de compras gubernamentales operan bajo algún tipo de código de contratación o estatutario destinado a lograr el mejor valor para sus ciudadanos, proteger contra el fraude y el abuso, y garantizar la equidad, la equidad y la transparencia y mantener la confianza pública. Sin embargo, puede haber diferencias que afecten la capacidad de su agencia para usar o participar en la creación de un contrato de IT conjunto y/o cooperativo. Esta lista ofrece algunos ejemplos:

• Cumplimiento legal: Aunque la mayoría de las leyes de contratación son similares, puede haber diferencias en los códigos de contratación pública. Algunos gobiernos exigen el estricto cumplimiento de sus propias leyes de contratación pública cuando utilizan contratos conjuntos y/o de cooperación adjudicados por otros gobiernos. La comunicación y participación en el proceso de contratación por parte de los miembros conjuntos y/o cooperativos ayudará a que el contrato conjunto y/o cooperativo logre el cumplimiento universal.

• Compre leyes locales: Muchas jurisdicciones tienen leyes que favorecen o dan preferencia a los proveedores locales. Estas leyes pueden interferir con la capacidad de un organismo público para desarrollar y adjudicar un contrato conjunto y/o de cooperación, o pueden impedir que las agencias utilicen un contrato conjunto y/o de cooperación.

• Competencia abierta: Muchos programas de contratación pública mantienen listas de proveedores que se registran para competir por oportunidades de contratación y están obligados a publicar anuncios para invitaciones a licitaciones o propuestas. Notificar a los proveedores locales de la solicitud de contrato de IT conjunta y/o cooperativa y anunciar la solicitud en publicaciones locales garantizará que los proveedores locales tengan la oportunidad de competir por el contrato de IT conjunto y/o cooperativo. Las agencias de la Commonwealth están obligadas a publicar todas las solicitudes y laudos en eVA y pueden publicar solicitudes en un periódico de circulación general, mientras que a nuestras localidades solo se les anima a publicar en eVA.

• Participación de pequeñas empresas: Algunas pequeñas empresas, incluidas las pequeñas empresas propiedad de mujeres, minorías y veteranos discapacitados en el servicio, así como las microempresas, pueden manejar negocios para un estado o jurisdicción local, pero es posible que no puedan manejar los requisitos o necesidades combinados de varios gobiernos. El fomento de las redes locales de entrega y servicio y la utilización de subcontratistas de pequeñas empresas brindará oportunidades para que estas pequeñas empresas continúen sirviendo a los miembros conjuntos y/o cooperativos.

• Formularios y términos: Con la excepción de las regulaciones legales federales, la mayoría de los gobiernos estatales y locales utilizan términos y condiciones de contratos de adquisición únicos, por lo tanto, un contrato de IT conjunto y/o de cooperación adjudicado por una jurisdicción puede no cumplir con los términos y condiciones requeridos de otra. Existen varios métodos para abordar las diferencias contractuales, entre ellos el desarrollo de términos y condiciones estándar para los miembros conjuntos y/o cooperativos, la inclusión de todas las variaciones de los contratos gubernamentales en la solicitud y la negociación de acuerdos de participación entre el gobierno y el proveedor. Las diferencias en los requisitos estatales o locales se pueden abordar en un apéndice del contrato; siempre y cuando la agencia patrocinadora acuerde por adelantado en la solicitud que los participantes pueden tener sus propios términos y condiciones abordados en ella. Un ejemplo de una regulación estatutaria que puede ser exclusiva del Estado Libre Asociado es el requisito de que los proveedores estén y permanezcan autorizados para realizar transacciones comerciales en nuestro estado a través de la Comisión de Corporaciones Estatales durante la vigencia de cualquier contrato.

• Atención a la fijación de precios: Aunque la mayoría de los contratos conjuntos y/o cooperativos generan ahorros considerables para los gobiernos, no todos los contratos conjuntos y/o cooperativos logran el mejor valor. Los proveedores pueden ofrecer precios más altos porque muchos de los miembros conjuntos y/o cooperativos son pequeños o están ubicados en áreas remotas. Si las estimaciones de uso del contrato son inexactas, el precio puede basarse en un uso mucho más bajo que el real. Es mucho más probable que los precios sean desfavorables en los contratos a cuestas porque el uso es difícil de estimar de antemano. Además, el proveedor puede fijar un precio alto en el contrato debido a los altos costos administrativos asociados con el acuerdo conjunto y/o de cooperación.

• Tiempo y recursos: Se necesita más tiempo y esfuerzo para adjudicar un contrato que sirve a varios gobiernos y agencias DOE que para un contrato que sirve a una sola agencia. . En teoría, las inversiones en tiempo y recursos de contratos conjuntos y/o cooperativos IT se recuperan con creces mediante el uso de contratos de IT conjuntos y/o cooperativos adjudicados por otros organismos públicos. Los requisitos de tiempo y recursos también pueden reducirse mediante el uso de voluntarios de otros gobiernos para ayudar con la adquisición, redactar especificaciones o participar en el proceso de evaluación.

• Dado que los contratos "a cuestas" no se basan en el volumen agregado, es posible que las agencias que se beneficien del contrato de otra entidad no se beneficien de verdaderas economías de escala. Aprovecharse del contrato de otra entidad pública no siempre DOE producir el mejor valor. En algunos casos, las entidades pueden aprovecharse de una sociedad conjunta y/o cooperativa existente, pero no notificar al estado principal ni completar una adenda participante al contrato. Esto puede dar lugar a una actividad y un volumen de contratos no documentados e impactar en los descuentos por volumen.

• Tarifas: Muchos programas de compras conjuntas y/o cooperativas evalúan las tarifas de uso y acceso a otras entidades gubernamentales para usar sus contratos conjuntos y/o cooperativos. Las tarifas van desde tarifas de inscripción únicas o anuales hasta tarifas de transacción que van desde menos del 1% hasta el 2% del valor de cada compra. Estos honorarios pueden ser cobrados directamente por la entidad administradora del contrato principal conjunta y/o cooperativa o por el proveedor.